Interne en externe transportfacturering

In de module Transportfacturering kunnen vrachtfacturen worden aangemaakt voor zowel interne als externe relaties.

Externe relaties zijn de klanten of leveranciers waarvoor de transportkosten worden gemaakt. Relaties worden gemuteerd in Algemeen. Leveranciers en klanten worden gemuteerd als kopen-van relaties en verkopen-aan relaties. Facturen worden verzonden naar de factureren-aan relaties van de verkopen-aan en kopen-van relaties.

Interne relaties zijn bedrijfsonderdelen die deel uitmaken van grotere organisaties, en die intern gefactureerd kunnen worden. In grote organisaties regelt de transportafdeling het transport voor interne relaties zoals:

  • verkoopbureaus
  • inkoopbureaus
  • serviceafdelingen
  • magazijnen

De transportafdeling ontvangt de factuur van de vervoerder. Vervolgens factureert de transportafdeling intern aan het verkoopbureau, het magazijn, de serviceafdeling of het inkoopbureau om de kosten van de vervoerder te verhalen.

In Algemeen worden transportafdelingen, serviceafdelingen, verkoopbureaus en inkoopbureaus gemuteerd als bedrijfsonderdelen. Om facturen te kunnen aanmaken voor de aan de bedrijfsonderdelen gekoppelde relaties moeten er relaties tussen de bedrijfsonderdelen worden gedefinieerd. Relaties worden vastgelegd in de module Intercompany-handel van Algemeen.

Om een interne factureringsrelatie tussen twee bedrijfsonderdelen aan te maken, moeten er twee relaties worden gedefinieerd.

De eerste relatie geeft aan of de van-entiteit dan wel de aan-entiteit verantwoordelijk is voor de betaling van de transportkosten. Deze relatie is gedefinieerd in de sessie Verantwoordelijkheden intern transport (tcitr2130m000).

De tweede relatie is tussen de transportafdeling en de verantwoordelijke entiteit uit de eerste relatie. De transportafdeling in deze relatie is de transportafdeling die is gekoppeld aan de verantwoordelijke entiteit van de eerste relatie. Deze relatie is gedefinieerd in de sessie Intercompany-handelsrelatie (tcitr2600m000).

In Transport zijn transportafdelingen gekoppeld aan magazijnen en (via de herkomstordersoorten) aan andere entiteiten.

Indien de verantwoordelijke entiteit uit de eerste relatie tevens de verantwoordelijke partij is in de tweede relatie, moet er een interne factuur worden aangemaakt.

Voorbeeld

Relatie 1 Verantwoordelijkheden intern transport (tcitr2130m000)
Van-entiteit Aan-entiteit Verantwoordelijke entiteit
Magazijn Verkoopbureau Verkoopbureau

Relatie 2 Intercompany-handelsrelatie (tcitr2600m000)
Van-entiteit Aan-entiteit Verantwoordelijke entiteit
Transportafdeling Verkoopbureau Verkoopbureau

De verantwoordelijke entiteit in relaties 1 en 2 is de entiteit die betaalt voor de transportkosten. Dit is de entiteit aan welke de interne factuur wordt verzonden.