Projectvoortgang

Met de module ProductiestandenProjectvoortgang kunt u de productiestanden van een project meten, vastleggen en bewaken.

• Voortgang

  In de module Productiestandenkunt u gedurende het verloop van het project gegevens vastleggen en beheren. In de module Bewaking worden gegevens uit de module Productiestanden gecombineerd om projectbewakingsoverzichten en rapporten samen te stellen. Deze overzichten zijn gebaseerd op hoeveelheden en bedragen en kunnen voor elk gewenst projectniveau worden weergegeven. Er zijn diverse selectiecriteria beschikbaar waarmee u ervoor kunt zorgen dat de juiste gegevens bij de juiste mensen terecht komen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de verwachte kosten weg te laten of mee te nemen (verplichtingenadministratie), te kiezen voor de huidige of de cumulatieve periode, en al dan niet een prognose van het eindresultaat toe te voegen. Begrotingen en geprojecteerde kosten worden vergeleken met de werkelijke gegevens. U kunt de resultaten van deze vergelijking bekijken. Ook kunt u tijdens de uitvoering van een project de voorgecalculeerde kosten aan het einde van het project bekijken.

• Productiestanden (fysieke voortgang)

  U kunt de voortgang van de structuurdelen en activiteiten voor alle kostensoorten per kostendrager bewaken door de productiestand van het project te volgen.

  U kunt de volgende taken uitvoeren:

  • Basisgegevens werkelijke productiestanden: U kunt basisgegevens voor de productiestand van structuurdelen en activiteiten aanmaken op kostendragerniveau. U kunt alleen basisgegevens genereren als zowel het project als de structuurdelen en/of de activiteiten voor dat project aan de vereiste condities voldoen.
  • Fysieke prod.standen per struct.deel/kostendrager genereren U kunt de productiestand voor een bereik van structuurdelen collectief wijzigen. U kunt het resultaat hierna bewaken in de module Productiestanden. U kunt de productiestand van structuurdelen alleen muteren als zowel het project als de bijbehorende structuurdelen aan de vereiste condities voldoen.
  • Werkelijke productiestanden vanuit planning genereren: U kunt de productiestand van de activiteit (planning) naar de productiestand van de activiteit en het structuurdeel (productie) kopiëren. Bovendien worden de kostendragers vanuit de bewakingsopbouw gekopieerd.
  • Werkelijke productiestanden: U kunt een overzicht afdrukken van de voortgang van de structuurdelen en activiteiten. Daarna kunt u met behulp van dit formulier gegevens op locatie vastleggen. U kunt de huidige productiestand op de afdeling dagelijks of wekelijks handmatig invoeren.

• Kosten

  Tijdens de uitvoering van een project kunt u de werkelijke kosten vastleggen. Het vastleggen van kosten kan worden uitgevoerd in Project of Financiële administratie of het resultaat zijn van logistieke processen, zoals de inkoop van goederen of services. In het laatste geval worden de kosten naar Project overgezet. U kunt aangeven op welk niveau de projectkosten worden vastgelegd.

  Voor het bijhouden van de voortgang van de kosten kunt u gebruikmaken van de volgende functies:

  • Kosten: U kunt de kosten die met een project zijn gemoeid voor alle kostensoorten opvragen, met elkaar vergelijken en bijhouden. U kunt de kostenmutaties opvragen die nog niet in Financiële administratie zijn verwerkt. Als kosten het resultaat zijn van acties in Financiële administratie, Productie of Orderbeheer, worden deze mutaties automatisch aangemaakt. Bovendien kunnen handmatig ingevoerde kostenmutaties ook worde bijgehouden.
  • Verplichtingen: Voor het up-to-date houden van de gegevens van projectbeheer is het van belang dat de juiste en toekomstige kosten worden ingevoerd, zoals maandelijkse verslagen. Verplichtingen zijn financiële verbintenissen die toekomstige kosten vertegenwoordigen. Als kosten worden gemaakt, wordt de verplichting vervangen door de nagecalculeerde kosten. Verplichtingen kunnen op twee manieren worden geboekt: handmatig en automatisch. Dit is afhankelijk van de opgegeven parameters. De verplichtingen worden direct geboekt nadat de inkooporder is aangemaakt en/of de ontvangst van goederen is vastgelegd in Inkoop. U kunt zachte verplichtingen en harde verplichtingen traceren. U kunt ook de werkelijke kosten en verplichtingen afdrukken en die met elkaar vergelijken.
  • Kostenhistorie: U kunt de historiegegevens van project- en contractkosten voor de verschillende kostensoorten opvragen en muteren.
  • Kostenprognose: Om de kostenprognose voor uw project te genereren of op te vragen, kunt u gebruikmaken van kostendragers of kostensoorten. Als u kostendragers gebruikt, kunt u de kostenprognose muteren voor alle kostendragers die zijn gerelateerd aan structuurdelen en activiteiten. Als u kostensoorten gebruikt, kunt u de kostenprognose alleen muteren voor activiteiten. Met een prognosemethode kunt u prognoses maken van wijzigingen in de begroting, extra kosten of de totale projectkosten. Deze prognoses worden weergegeven in prestatiemetingen en bewakingen.

• Opbrengsten en opbrengsthistorie

  De opbrengst van project kan handmatig worden vastgelegd of door middel van een projectfactuur. Als een projectfactuur is doorgeboekt naar Facturering, zijn de projectopbrengsten beschikbaar in Project. Bovendien kunt u de prognoseafwijkingen van de opbrengsten per structuurdeel en activiteit afzetten tegen het contract. Hierdoor kunt u het resultaat in de module Bewaking bewaken. U kunt opbrengsten in verschillende valuta's invoeren. Als u opbrengsten wilt registreren, moet u eerst de kostenbewakingsperioden voor het project vastleggen. Deze bewakingsperioden worden gebruikt voor de registratie van de opbrengsten. U kunt de projectopbrengsten wijzigen die afkomstig zijn uit de module Facturering. Daarnaast is het mogelijk om extra opbrengsten in te voeren. U dient de opbrengsten te fiatteren en vervolgens de geregistreerde opbrengsten in de projecthistorie en in de Financiële administratie verwerken. U kunt ook de historiegegevens van de opbrengsten opvragen en muteren. Voorbeelden zijn factuurgegevens en boekingsgegevens.

• Financieel resultaat

  U kunt de financiële resultaten van de projectkosten, opbrengsten en winsten opvragen. U kunt de meer-/minderfacturering, meer-/minderkosten en opbrengsten bekijken. Tevens kunt u tussentijdse financiële resultaten en de OHW-saldi van IFRS traceren.

• Mutaties verrekenposten

  U kunt de productiestand van de verrekenposten van het project traceren. De volgende soort verrekeningspost-mutaties wordt ondersteund:

  • Risicoverrekening: Gebruik deze soort verrekenpost om aan te geven wat de invloed is van de prijsfluctuaties op factureringen. Deze soort verrekenpost kunt u niet vastleggen voor regieprojecten en voor projecten waarvoor de Factureermethode op Eenheidstarief staat. Er zijn twee soorten risicoverrekeningen: Index risicoverrekeningen en prijsrisicoverrekening.
  • Stelpost: Gebruik deze soort verrekenpost als er tijdens het verloop van het project nog geen duidelijkheid is over een deel van de projectkosten. In een later stadium kunt u de verschillen verrekenen tussen de stelpostenbegroting en de werkelijke kosten.
  • Te verrekenen hoeveelheden: Een soort verrekenpost, waarmee u het verschil kunt factureren tussen de begrote hoeveelheid en de werkelijke hoeveelheid voor een bereik van kostendragers. Gebruik deze soort als u niet zeker weet welke hoeveelheden worden verbruikt in het project.

• Voortgang verwerken

  U kunt alle mutaties goedkeuren die betrekking hebben op de kosten, verplichtingen en opbrengsten van het project. U kunt gefiatteerde mutaties naar de projecthistorie en naar de Financiële administratie boeken (op basis van de rekeningen die in de integratiemodule van de Financiële administratie zijn geselecteerd). U kunt ook kosten, opbrengstmutaties en tussenresultaten collectief fiatteren. Kosten worden overgezet naar de module Facturering en naar de projecthistorie. U kunt ook het goedkeuren van mutaties ongedaan maken.

• Projecturen

  Met de optie Urenmutaties projecten boeken kunt u gedetailleerde of geaggregeerde kostenmutaties voor projecturen van medewerkers loggen die worden verwerkt vanuit Medewerkersbeheer. U kunt kiezen of u één kostenmutatie in Project voor één regel in Medewerkersbeheer wilt aanmaken, of een kostenmutatie voor elke kalenderdag.
• U gebruikt het veld Bedrijf medewerker in de sessies Kostenmutaties (tpppc2100m000) en Financiële mutaties (tpppc2100m100) voor het muteren van de uren en de onkostengegevens. Dit veld is verplicht als een medewerker aan de kostenmutatie is gekoppeld.

• Overheadkosten

  U kunt onderscheid maken tussen de interne en externe overheadkosten door gebruik te maken van het berekende tarief en het factureringstarief.

• Voor de op kosten gebaseerde contracten moet het de gebruiker worden toegestaan om deze kosten aan de klant door te berekenen. U kunt het Berekende tarief (intern) en het Factureringstarief (extern) gebruiken voor het berekenen van de overheadkosten.

• Het doorbelastingstarief wordt gebruikt voor het berekenen van de interne overheadkosten voor het contract/project. Deze overheadkosten worden opgenomen in de kosten van het contract/project.
• Het factureringstarief wordt gebruikt voor het berekenen van de externe factureerbare overheadkosten. Deze overheadkosten kunnen worden gefactureerd aan de relatie.

• Prognose overheadkosten

  In de sessie Prognose overhead (tpppc6106m000) kan de prognose van de overheadkosten worden vastgelegd om de voorgecalculeerde kosten bij voltooiing, het voltooiingspercentage en het winstpercentage te berekenen. Dit komt van pas bij een effectieve analyse van de tussentijdse resultaten. Wanneer in de sessie Termijnbetalingsaanvragen (tppin0170m000) de prognose restkosten (Estimate To Complete) wordt berekend, worden de prognoses van de overheadkosten meegenomen. Overheadkosten worden ook opgenomen in deze sessies:
  • Collectief goedkeuren (tpppc4200m000)
  • Kostenprognose per kostendrager afdrukken (tpppc2416m000)
  • Tussenresultaten genereren (tpppc3250m000)
  • Kostenprognose per kostendrager genereren (tpppc2216m000)
  • Financiële analyse opvragen (tppss0701m000)
• De sessie Invoer kostenprognose (tpppc2615m000) kan worden gebruikt om de prognoses te muteren voor de verschillende kostensoorten die voor het project zijn opgegeven zoals materiaal, taak, materieel, onderaanneming, overige kosten en overhead.

• Basis voor prestatieverplichting

  Bij het berekenen van de tussenresultaten geldt het volgende:

  • Als Basis voor prestatieverplichting op Mutatiebedrag is gezet in de sessie Contractregels (tpctm1110m000), wordt het mutatiebedrag gebruikt als de basis voor het berekenen van het tussenresultaat. Indien van toepassing, wordt aan de hand van het mutatiebedrag bepaald of er sprake is van winst of verlies, en wat de verwachte maximale opbrengst zal zijn.
  • Wanneer een project aan meerdere contractregels is gekoppeld, wordt het mutatiebedrag gebruikt als de basis voor het berekenen van het tussenresultaat. De basis voor prestatieverplichting van ten minste een van de contractregels moet zijn ingesteld op Mutatiebedrag.

• SAB 74 - Methode toerekening opbrengst

  U kunt de methode voor het toerekenen van de opbrengsten voor een project of contract aanpassen. Voor rapportagedoeleinden kunt u tussenresultaten genereren voor alternatieve instellingen. Hierdoor kan het resultaat van het alternatieve scenario worden vergeleken met het primaire resultaat voor financiële rapportage volgens SAB 74 (administratiestandaard). De alternatieve setup is optioneel en kan worden gebruikt als basis voor extra rapportage.

• Uitsplitsing projectkosten

  In Project worden de financiële mutaties die afkomstig zijn uit een financieel document (bijvoorbeeld een journaalpost) opgesplitst als kostenmutaties of opbrengstmutaties. Nu wordt, op basis van de optie die u hebt opgegeven in de sessie Mutatiesoorten (tfgld0511m000) in de Financiële administratie, ofwel de sessie Overzicht kosteninvoer (tpppc2811m000) ofwel de sessie Kostenboeking (tpppc2605m000) gebruikt om de projectkosten op te splitsen.

• Toerekening opbrengsten: Wijzigingsmethode

  Het is nu mogelijk om de toerekening van opbrengsten te wijzigen voor een contract of project met de status Open. Nieuwe wettelijke voorschriften kunnen bijvoorbeeld resulteren in een wijziging van de methode voor de toerekening van opbrengsten.

  De te gebruiken methode kan worden gewijzigd zonder dat de opbrengstberekening wordt beïnvloed, totdat een tussenresultaat is goedgekeurd en verwerkt. Na de vrijgave is een wijziging zelfs toegestaan na goedkeuring, maar alleen via een bewaakt proces. Als u de methoden voor tussenresultaten wilt wijzigen, moet u de optie Methode tussenresultaten wijzigen selecteren in het menu Acties in Tussenresultaten contract (tpctm0180m000) en Tussenresultaten project (tppdm6103m000). Er wordt een waarschuwing weergegeven als er al tussenresultaten zijn. Wanneer u tussenresultaten genereert met een nieuwe methode voor tussenresultaten, geldt het volgende:

  • De al geboekte tussenresultaten worden verrekend en opnieuw geboekt.
  • Niet-verwerkte tussenresultaten worden verwijderd.

• Toerekening opbrengsten: Simulaties

  Om te voldoen aan de rapportage, bijvoorbeeld voor de SAB-74-vereiste, kunt u scenario's aanmaken met behulp van een primaire en alternatieve toerekening van opbrengsten. De primaire instelling wordt gebruikt voor het verwerken van de opbrengsten in Financiële administratie en dus voor alle financiële rapportage. De alternatieve setup is optioneel en kan worden gebruikt als basis voor extra rapportage. Dit kan nuttig zijn voor de overgangsperiode tot de nieuwe boekhoudvoorschriften (SAB-74/IFRS-15). Het is mogelijk dat tijdens het proces om de toelichtingen te verwerken, een analyse op basis van de klant resulteert in extra financiële boekingen (handmatige journaalposten). Er is ook een optie beschikbaar om te schakelen tussen de primaire en alternatieve instellingen.

• Toerekening opbrengsten: Berekening van de Earned Revenue-factor (ERF) op basis van prognose einde werk (Estimate At Completion).

  De berekening van de Earned Revenue-factor is altijd gebaseerd op het budget en nooit op de prognose einde werk. Voor Percentage gereed was een keuze beschikbaar. De berekening op basis van prognose einde werk is nu ook beschikbaar voor de berekening van de Earned Revenue-factor.

• Opbrengstdocumentregels

  Er is een nieuwe optie aan de kosten-, financiële en opbrengstmutaties toegevoegd om de opbrengstdocumentregels weer te geven die aan de mutaties zijn gekoppeld. Deze optie is alleen van toepassing als de soort boeking van de mutatie Toerekening kostprijs verkopen of Kosten van verkoop gefactureerd (project) is.

• Instelling prod.stand voor alle proj. gebr.

  Met Infor LN kan nu de berekening van de Earned Value (uitgevoerde budget/toegestane kosten) voor het project Tijd en materiaal en Kostenvergoeding worden uitgevoerd volgens dezelfde methode als bij het project Vaste prijs.

• Prognosticering per kostensoort

  Prognosticering per kostensoort en indicatoren voor de beschikbaarheid van prognoses worden nu ook aan de boeking van de kostenprognose toegevoegd.

• Prognose bijwerken op basis van percentage

  Prognoses kunnen nu worden bijgewerkt met een waarde voor het percentage om het prognoseproces te versnellen. De Resterende kosten (ETC) tot einde werk kan worden bijgewerkt met het percentage dat is gespecificeerd in de sessies Kostenprognose per kostendrager genereren (tpppc2216m000) of Kostenprognose per activiteit/kostensoort genereren (tpppc2226m000).

• Aan XM-onkostenoverzicht in kostenmutaties koppelen

  Vanuit de kostenmutaties die aan het project zijn gekoppeld, is het mogelijk om een onkostenoverzicht te openen.