Budgetbewaking

Budgetbewaking is een geïntegreerd informatiesysteem dat budgettaire mutaties traceert en bewaakt. De financiële gezondheid wordt continu in de gaten gehouden aan de hand van de bronnen en toepassingen van budgetten zoals deze worden toegekend en gerealiseerd. Real-time controles op budgetten om niet-geautoriseerde tekorten te voorkomen. De module Budgetbewaking dient ervoor om de boekhoudkundige en budgettaire functionaliteit in de onderliggende bedrijfsprocessen te integreren. De verdeling over grootboekrekeningen wordt opgevraagd uit de betreffende beleidsniveaus zoals aanvraagentiteiten, leveranciers of ingekochte goederen. De relatie tussen financiële en gebudgetteerde fondsen wordt bepaald door middel van oprolstructuren.

• Budgetbewakingsbeleid

  Budgetcontroles moeten worden uitgevoerd op documenten, zoals inkoopaanvragen, inkooporders en facturen. Het bewakingsbeleid voor budgetten geeft aan of er een controle op een budget moet worden uitgevoerd voor een specifieke documentsoort of een specifiek businessobject. Afhankelijk van de parameter Bewakingsbeleid budgetten wordt er voor een regel een budgetcontrole uitgevoerd als een ingevoerde documentregel wordt opgeslagen of als elke regel in het document is gefiatteerd.

• Budgetrekeningen

  Een budget is een structuur bestaande uit budgetoverzichtsniveaus (knooppunten en niveaus). Elk niveau bestaat uit budgetrekeningen en de bijbehorende bedragen. Een combinatie van een budgetrekening en een budgetbedrag wordt ook een bucket genoemd. Een budgetrekening wordt op het laagste niveau van de budgethiërarchie gekoppeld aan meerdere combinaties van grootboekrekeningen en dimensies. Het laagste niveau wordt bepaald door de vereiste mate van budgetbewaking. De relatie tussen budgetrekeningen en de Grootboekadministratiewordt bijgehouden met behulp van verdelingstabellen.

• Budgetstructuur

  De budgetstructuur is de hiërarchie die alle niveaus van budgetrekeningen bevat. Een budgetstructuur heeft minstens vijf oprolstructuren of overzichtsniveaus. Op elk overzichtsniveau kan een budget aan een budgetrekening worden gekoppeld. Een budgettaire oprolstructuur bepaalt de budgetrekeningen en dimensies waarnaar detailrekeningen worden opgerold. Dit zijn detailrekeningen die worden gebruikt in documenten die betrekking hebben op inkoop, te ontvangen bedragen en het grootboek. Budgetbedragen kunnen worden vastgelegd op elk niveau van de budgettaire oprolstructuur en voor meerdere takken binnen dezelfde structuur. De groepen worden bepaald per periode of per jaar. De budgetvaluta kan een van de eigen valuta's zijn. Een budgetrekening hoeft niet aan het volgende niveau worden gekoppeld; het kan ook rechtstreeks aan de budgetstructuur.

• Notificaties van uitzonderingen ontvangen

  Als er sprake is van een uitzondering, wordt deze verzonden aan alle geregistreerde gebruikers van de budgetrekening. Gebruikers kunnen een rekening pas wijzigen als zij de juiste autorisatie hebben.

• Dashboard budgetbeheerder - overzicht

  Het dashboard van de budgetbeheerder bevat een overzicht van alle bedragen in een budget. Beheerders kunnen alle budgetactiviteiten van alle budgetstructuren controleren en bewaken.

• Budgetsaldi

  U kunt de soorten budgetsaldi voor de geselecteerde budgetrekening en budgetperiode in het dashboard van de budgetbeheerder bekijken. De budgetsaldi moeten worden bijgewerkt voor een mutatie zoals een budgetcontrole, vrijgave, wijziging en budgetoverboeking.

  De soorten budgetsaldi zijn:

  • Budget
  • Toekenning
  • Reservering
  • Verplichting
  • Uitgaven vanwege ontv.
  • Uitgaven

• Budgetoverboekingen

  Bij budgetoverboekingen worden gelijke budgetbedragen van de ene budgettaire rekening naar de andere overgeboekt. Door overboekingen en wijzigingen wordt er in het budgettaire mutatiebestand een auditmutatie gegenereerd. Overboekingen en wijzigingen zijn alleen mogelijk als er voldoende budget beschikbaar is. Bij elke overboeking van het budget, zoals van een budgetpool naar een andere budgetpool, is een audittrail vereist. Voor de budgetoverboeking moet u een redencode opgeven.

• Aanpassingen budgetbewaking

  Een aanpassing op de budgetbewaking dient om met terugwerkende kracht budgetmutaties te corrigeren. Dit kan een correctie zijn op een budgetsaldo, zoals het saldo van een Reservering of Verplichting. Een aanpassing op de budgetbewaking wordt ook gebruikt voor het aanmaken van beginsaldi en het reserveren van budgetten voor toekomstige mutaties.

• Budgetwijzigingen

  Een gefiatteerd budget kan niet rechtstreeks worden bijgewerkt. Hiervoor maakt u gebruik van wijzigingen, waardoor u beter controle houdt. Alle budgetwijzigingen moeten worden opgeslagen per budgetmutatie. Budgetwijzigingen zijn eenzijdige mutaties waarmee budgetbedragen worden verhoogd of verlaagd. Als een budget is geblokkeerd, moet de gebruiker een wijzigingscode or redencode opgeven om het budget te kunnen verantwoorden. Voor elke wijziging van het budget is een audittrail vereist.

• Afstemming van budgetsaldo met grootboeksaldo

  Dit rapport toont de afstemming tussen grootboekmutaties en budgetmutaties. De selectie die wordt ingevoerd betreft de budgetrekening (bereik), de periode, de categorie bedragen en het overzichtsniveau. De documentreferentie dient om de bijbehorende grootboekmutaties op te halen. De budgetmutaties met de status Uitzondering worden in de selectie meegenomen.

• Jaarafsluiting

  U gebruikt de procedure voor de jaarafsluiting om budgetbedragen en de bijbehorende budgetmutaties naar een nieuw budget in het nieuwe boekjaar over te zetten, een nieuw budget te definiëren of een oud budgetbedrag met de bijbehorende mutatie naar een nieuw budget te kopiëren.

• Budgetsaldo vergelijken

  U kunt de budgetsaldi voor een geselecteerd budget en budgetjaar weergeven.