Debiteurenadministratie

Debiteurenadministratiedebiteurenadministratie houdt zich bezig met de verwerking en bewaking van verkoopfacturen, creditnota's, creditcontroles, creditbeheer en saldibeheer van klanten, en genereert rentefacturen.

  • Financiële relatiegroepen

    Financiële relatiegroepen worden gebruikt om een koppeling te leggen tussen de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze groepen worden gebruikt om een koppeling te leggen met de module Grootboekadministratie. Voor elke relatiegroep moet u een verzameling van grootboekrekeningen en dimensies definiëren waarop de mutaties worden geboekt.

  • Verzamelrekeningen

    In onder meer Japan, Spanje en Italië zijn bedrijven verplicht verschillende typen te ontvangen en te betalen posten op verschillende verzamelrekeningen te boeken. U kunt meerdere verzamelrekeningen voor financiële relatiegroepen gebruiken om verkoopmutaties voor kernactiviteiten en andere inkoop-/verkoopgerelateerde mutaties op verschillende verzamelrekeningen te boeken.

  • Ontvangsten voor zendingen

    U kunt de functionaliteit van ontvangsten voor zendingen gebruiken om betalingsmutaties en ontvangstmutaties in te voeren in Liquiditeitenbeheer op basis van zendings- of ordergegevens en om de saldi per zending of order te muteren.

  • Creditnota's

    Als een debiteur een deel van de goederen retourneert of als u factuurcorrecties aanmaakt, kunt u (of kan uw relatie) een creditnota aanmaken om het te betalen bedrag van een factuur te corrigeren. Als u de facturen automatisch verwerkt, genereert de toepassing automatisch creditnota's en worden creditnota's automatisch toegekend aan facturen.

  • Wissels

    Wissels zijn geldige betaalmiddelen, zoals bankcheques, cheques, promessen en wissels. Wissels kunnen in plaats van kasbetalingen worden gebruikt. Aangezien wissels verhandelbaar zijn, kunnen ze ook worden gebruikt als kredietmiddel, bijvoorbeeld voor verdisconteren en endosseren. Wissels kunnen op papier voorkomen en op magnetische dragers, al naar gelang de plaatselijke zakenpraktijken en bankstandaarden.

  • Factoring-gegevens

    LN ondersteunt de factoring van vorderingen en de betaling van inkoopfacturen aan factors die door uw crediteuren worden gebruikt.

  • Kwestiefacturen

    U kunt een kwestiecode gebruiken om aan te geven dat er een probleem is met een verkoopfactuur. Als de factureren-aan relatie meldt dat hij of zij de factuur niet betaalt, kunt u een kwestiecode aan de factuur koppelen.

    In de incassoprocedure worden kwestiefacturen automatisch verwijderd. Voor elke kwestiecode kunt u een optie instellen om te voorkomen dat gekoppelde facturen worden geselecteerd in aanmaningen.

  • Rentefacturen

    U kunt rentefacturen genereren voor achterstallige facturen. Daarnaast is het mogelijk om, nadat u een rentefactuur hebt gegenereerd en verzonden, een nieuwe rentefactuur te maken voor de volgende periode.

  • Aanmaningen

    Voor elke taal en op elk niveau kunt u meerdere aanmaningen definiëren. Facturen worden geselecteerd op vervaldatum. Bij het afdrukken van aanmaningen worden het letternummer en de datum met de betreffende facturen opgeslagen.

  • Overzicht aanmaningen

    U gebruikt het overzicht aanmaningen voor het bijhouden van o.a. e-mails en telefoongesprekken over de openstaande posten van uw klanten.

  • Debiteurenadministratie 360

    Een toegangspunt voor het uitvoeren van bijna alle taken die gerelateerd zijn aan de crediteurenadministratie:

    • Openstaande posten

      Een lijst opvragen van de openstaande facturen voor de geselecteerde relatie.

    • Rekeningoverzichten

      Het rekeningoverzicht voor de geselecteerde relatie afdrukken.

    • Kredietprofiel

      Opvragen van de saldi en ouderdomsanalyses van een relatie, alsmede de volledige gegevens over de huidige kredietsituatie en het betalingsgedrag van die relatie.

    • Factor-relaties

      Ken een factor toe aan een betalen-door relatie als u facturen factoreert en er geen default factor is voor de betreffende relatie.

    • Ouderdomsanalyse

      Het opvragen of afdrukken van de ouderdomsanalyse van de factureren-aan relatie voor het totale openstaande saldo.

    • Aanmaningen

      De meest recente selectie van facturen bekijken waarvoor herinneringen zijn verstuurd. U kunt ook facturen opvragen waarvoor herinneringen moeten worden verstuurd.

    • Schema's

      Als een ontvangstschema aan een factuur is gekoppeld, kunt u de gegenereerde ontvangstschemaregels bekijken. U kunt een ontvangstschema ook handmatig aan een factuur koppelen.

    • Rentefacturen

      Rentefactuuradvies genereren voor achterstallige ontvangsten van de geselecteerde relatie.

    • Achterstallige facturen

      De vervallen verkoopfactuurgegevens voor de geselecteerde relatie weergeven.

    • Ontvangstgerelateerde documenten

      De ontvangstgerelateerde documenten voor de geselecteerde relatie weergeven.

  • Creditnota wordt rechtstreeks gekoppeld aan factuur met schema's

    De mutatiesoort (voor toekenning van creditnota) wordt gebruikt door de toepassing voor de toekenning van de creditnota's met schema's aan originele documenten. In FactureringFacturering worden creditfacturen en nieuwe facturen gegenereerd om creditnota's met betalingsschema's naar Financiële administratieFinanciële administratie te boeken. Wanneer de mutatiesoort is opgegeven, wordt de creditnota default toegekend aan de originele factuur. Als de mutatiesoort voor Creditnota's toekennen niet is opgegeven, wordt de creditnota handmatig toegekend om de creditnota te verrekenen met de factuur in Financiële administratieFinanciële administratie.

  • Workbench Aanmaanprocedure

    Alle relevante functies zoals openstaande bedragen, aanmaningsgegevens en alle bijbehorende activiteiten, actiedatums en notities zijn nu beschikbaar in een sessie, waardoor de inning van openstaande bedragen efficiënter verloopt.

  • Koersverschillen afboeken

    De functionaliteit voor het afboeken van koersverschillen is verbeterd doordat de sessie voor het afdrukken van valuta-analyses is uitgebreid met het afdrukken van het verslag op relatiegroep. Er worden nu twee verslagen aangemaakt, één Uitgebreid koersverschil voor relatiegroepen en één zonder groepering van relaties. Dit resulteert in een betere analyse van koersverschillen waarmee saldi van facturen kunnen worden geherwaardeerd aan het eind van de periode.

  • Rentenota's (Polen)

    De boeterente voor een te late betaling wordt doorgaans berekend op basis van de boeterentetabellen die periodiek worden gepubliceerd en aangekondigd in de verordeningen van de regering ‘met betrekking tot het bepalen van wettelijke renteniveaus’. Als u in de rol van een factureren-aan relatie een rentepercentagecode definieert, wordt de code die is toegekend aan de financiële relatiegroep overschreven. Rentepercentages die voor deze code zijn gedefinieerd, worden gebruikt om het rentebedrag te berekenen op aanmaningen en rentefacturen.

  • Ouderdomsanalyse – Vreemde valuta's

    U kunt de totaalbedragen van de ouderdomsanalyse weergeven voor elke mutatie of factuurvaluta.

  • Oninbare vorderingen afschrijven

    In het geval van zakelijke doeleinden wordt een vordering beschouwd als 'slecht' wanneer er wordt besloten dat de vorderingen niet kunnen worden ontvangen. Deze beslissing wordt genomen wanneer alle redelijke inspanningen worden gedaan om de schuld te innen, maar zonder enig succes; en de leverancier is in staat om het bedrag van de schuld te verminderen door hetzelfde aan te geven in de aanvraag. Een oninbare vordering moet worden afgeschreven wanneer de gerelateerde debiteurenfactuur als oninbaar wordt beschouwd.

    Er zijn twee methoden voor afhandeling van oninbare vorderingen:
    • Methode voor direct afboeken: De verkoper kan het factuurbedrag in rekening brengen op de rekening voor oninbare vorderingen wanneer het zeker is dat de factuur niet kan worden betaald. De journaalpost is een debet op de rekening voor onkosten van oninbare vorderingen en een creditbedrag op de rekening voor te ontvangen bedragen.
    • Vergoedingsmethode: De verkoper kan het factuurbedrag in rekening brengen bij de vergoeding voor dubieuze rekeningen. De journaalpost is een debet van de vergoeding voor dubieuze rekeningen en een creditering van de debiteurenrekening.

  • Verslag alsnog geïnde vorderingen en oninbare vorderingen

    De functionaliteit van alsnog geïnde vorderingen is uitgebreid om mutaties van compensatie van oninbare vorderingen te verwerken. Indien een onderneming, nadat zij bij de belastingdienst een vordering tot kwijtschelding van schulden heeft ingediend, voor een deel van die vordering een betaling ontvangt, moet een correctie op de reeds gevorderde kwijtschelding van schulden worden toegepast. Indien een onderneming, na betaling van de compensatie oninbare vorderingen aan de belastingdienst van crediteuren, een deel van de levering van goederen of diensten betaalt, moet de reeds betaalde van de compensatie oninbare vorderingen worden gecorrigeerd.

    Deze functionaliteit is verder uitgebreid om alsnog geïnde vorderingen te verwerken en vervolgens de vereiste BTW-correcties te doen.

    Het verslag van oninbare vorderingen is toegevoegd voor controledoeleinden. Het verslag bevat de mutaties van compensatie van oninbare vorderingen met betrekking tot bedragen en vorderingen die deel uitmaken van de belastingaangifte die is ingediend bij de belastingdienst.

  • Overzicht ouderdomsanalyse zonder BTW

    De mogelijkheid om de sessie Verkorte ouderdomsanalyse per factureren-aan afdrukken (tfacr2411m000) en de sessie Verkorte ouderdomsanalyse per factureren-door afdrukken(tfacp3425m000) uit te voeren zonder aan BTW te voldoen, onder andere de 'Franse wet betreffende transparantie', wordt ondersteund. De verslagen bevatten ouderdomsanalyse-buckets met een bijbehorend aantal facturen, totale bedragen zonder BTW en een percentage van totale facturen zonder BTW.

  • Ondersteuning van een belastingfactuur in combinatie met Vertex

    Wanneer in het systeem belastingfacturen met de status debiteurenadministratie zijn gejournaliseerd, is het Vertex-belastingregister niet bijgewerkt. Daarom is de functionaliteit voor belastingintegratie uitgebreid. Het ingevoerde belastingbedrag wordt nu het Vertex-belastingregister bijgewerkt via de webservice 'Correctie toevoegen'.

  • Boekingen en mutaties in debiteurenadministratie per klant

    In het geval van een periodieke basis controleert de beheerder de saldi van elke klant om te zien of er actie moet worden ondernomen om de openstaande posten te beheren. De beheerder heeft ook inzicht in de afgifte, de mutaties (ontvangsten, kortingen, correcties) van verkoopfacturen, niet-toegekende ontvangsten en vooruitontvangsten. Met de nieuwe functionaliteit kan de debiteurenbeheerder snel gegevens rapporteren over boekingen en mutaties op facturen, niet-toegekende ontvangsten en vooruitontvangsten. Deze informatie wordt ook wel de 'debiteurenadministratie' genoemd.

    U kunt voor elke klant een verkort verslag afdrukken als een klant informatie vraagt over de (openstaande) facturen, inclusief de mutaties.