Crediteurenadministratie

Financiële relatiegroepen

Financiële relatiegroepen worden gebruikt om een koppeling te leggen tussen de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze groepen worden gebruikt om een koppeling te leggen met de module Grootboekadministratie. Voor elke relatiegroep moet u een verzameling van grootboekrekeningen en dimensies definiëren waarop de mutaties worden geboekt.

Verzamelrekeningen

In onder meer Japan, Spanje en Italië zijn bedrijven verplicht verschillende typen te ontvangen en te betalen posten op verschillende verzamelrekeningen te boeken. U kunt meerdere verzamelrekeningen voor financiële relatiegroepen gebruiken om verkoopmutaties voor kernactiviteiten en andere inkoop-/verkoopgerelateerde mutaties op verschillende verzamelrekeningen te boeken.

Ontvangsten voor zendingen

U kunt de functionaliteit van ontvangsten voor zendingen gebruiken om betalingsmutaties en ontvangstmutaties in te voeren in Liquiditeitenbeheer op basis van zendings- of ordergegevens en om de saldi per zending of order te muteren.

Wissels

Wissels zijn geldige betaalmiddelen, zoals bankcheques, cheques, promessen en wissels. Wissels kunnen in plaats van kasbetalingen worden gebruikt. Aangezien wissels verhandelbaar zijn, kunnen ze ook worden gebruikt als kredietmiddel, bijvoorbeeld voor verdisconteren en endosseren. Wissels kunnen op papier voorkomen en op magnetische dragers, al naar gelang de plaatselijke zakenpraktijken en bankstandaarden.

Factoring-gegevens

LN ondersteunt de factoring van openstande vorderingen en de betaling van inkoopfacturen aan factors die door uw crediteuren worden gebruikt.

Inkoopfacturen toekennen

Automatische toekenningsfunctionaliteit stelt gebruikers in staat om inkoopfacturen toe te kennen aan inkooporders of transportorders. Bovendien kunnen gebruikers handmatig toekennen aan inkooporders, ontvangsten, logistieke kosten, transportorders of verbruik. Ook het toekennen van facturen aan meerdere bedrijven is mogelijk, waarbij één bedrijf inkoopfacturen verwerkt voor het groepsbedrijf.

Selfbilling

U kunt voor elke inkooporderkop aangeven of gebruik wordt gemaakt van selfbilling.

Betalingsschema's

Met een betalingsschema worden overeenkomsten gedefinieerd over de bedragen die per betalingstermijn worden betaald. U kunt een betalingsschema aan de betalingscondities koppelen. Op elke regel van het betalingsschema wordt dat deel van het factuurbedrag gedefinieerd dat moet worden betaald binnen een bepaalde periode, alsmede de betaalwijze die wordt gebruikt voor de betaling en de kortingscondities die van toepassing zijn op de betaling.

Betalingsbevoegdheid

In Crediteurenadministratie kunt u facturen goedkeuren voor verwerking, maar ook inkoopfacturen en kostenfacturen fiatteren voor betaling. Controle-informatie over goedkeuring van facturen wordt opgeslagen.

Prijsverschillen en extra kosten goedkeuren

Prijsverschillen kunnen optreden als het factuurbedrag afwijkt van het orderbedrag of het ontvangstbedrag. LN signaleert de prijsverschillen als de factuur wordt toegekend aan de inkooporders of de ontvangsten.

Crediteuren 360

Een toegangspunt voor het uitvoeren van bijna alle taken die gerelateerd zijn aan de crediteurenadministratie:

Ouderdomsanalyse
Het opvragen of afdrukken van de ouderdomsanalyse van de factureren-door relatie voor het totale openstaande saldo.
Inkoopfacturen verwerken
Toekennen van factuurregels aan inkooporders of ontvangsten voor inkoop en goedkeuren van de facturen.
Openstaande posten
Een lijst opvragen van de openstaande facturen voor de geselecteerde relatie.
Factor-relaties
Ken een factor toe aan een betalen-aan relatie als u facturen factoreert en er geen default factor is voor de betreffende relatie.
Inkoopfacturen fiatteren

U kunt de volgende taken uitvoeren:
- Prijsverschillen goedkeuren die de gedefinieerde marges overschrijden.
- Mutaties voor extra kosten aanmaken.
- Facturen fiatteren voor betaling.
Saldi relaties
Weergeven van de saldi en ouderdomsanalyses van de verschillende relaties, alsmede uw huidige kredietsituatie bij de relatie.
Procurement-cardoverzichten
Als een inkoop is betaald via een procurement-card, kunt u de gegevens daarvan opvragen en muteren.
Betalingsschema's
Als een betalingsschema is gekoppeld aan de factuur, kunt u de gegenereerde betalingsschemaregels opvragen. U kunt een betalingsschema ook handmatig aan een factuur koppelen.
Factuurgegevens inkooporderregels
Weergeven van de inkooporders voor de geselecteerde relatie met de daaraan gekoppelde facturen.
Betalingsgerelateerde documenten
De betalingsgerelateerde informatie van de geselecteerde relatie weergeven.
Betalingen aan relaties - ordergegevens
Weergeven van informatie over betalingen met betrekking tot de inkooporder voor de geselecteerde relatie.

Koersverschillen afboeken

De functionaliteit voor het afboeken van koersverschillen is verbeterd doordat de sessie voor het afdrukken van valuta-analyses is uitgebreid met het afdrukken van het verslag op relatiegroep. Er worden nu twee verslagen aangemaakt, één Uitgebreid koersverschil voor relatiegroepen en één zonder groepering van relaties. Dit resulteert in een betere analyse van koersverschillen waarmee saldi van facturen kunnen worden geherwaardeerd aan het eind van de periode.

Intercompany-handel

U kunt nu facturen voor intercompany-handel genereren voor de geselecteerde reeks inkoopfacturen.

Betaaladviezen en EBS-toekenning

In de Tsjechische Republiek en Slowakije moeten bedrijven betalingsbestanden aanmaken die kunnen worden verwerkt door banken. Deze bankbestanden moeten algemene informatie bevatten, zoals de relatie, het banknummer, de valuta en het bedrag. Ook moet de volgende informatie worden gerapporteerd:

Symbool variabele: De 10-cijferige numerieke code die de betaalreferentie aangeeft en die wordt gebruikt om de betaling toe te kennen aan de betaling voor credit, contract of betaler.
Specifiek symbool: De 10-cijferige numerieke code die de classificatie van inkomende betalingen aangeeft.
Symbool constante: De 4-cijferige numerieke code die het betalingsdoel aangeeft.

Boekinghouding op basis van het type inkoop (Tsjechië en Slowakije)

Volgens de boekhoudprincipes in de Tsjechische Republiek en Slowakije moeten bedrijven boekhoudregisters bijhouden op basis van een vooraf gedefinieerd rekeningschema. In dit vooraf gedefinieerde rekeningschema wordt onderscheid gemaakt tussen bepaalde reeksen grootboekrekeningen op basis van het type inkoop, zoals grondstoffen, goederen en diensten. Om deze reden moeten debiteuren in de Tsjechische Republiek en Slowakije de rekening voor factuurontvangsten kunnen toewijzen aan de juiste grootboekrekeningen op basis van het type inkoop.

Bewerkbaar toegekend bedrag en hoeveelheid

Om de gevolgen van het proces te verbeteren voor het toekennen van gegevens in Crediteurenadministratie, zijn de velden Toegekend bedrag en Hoeveelheid toegevoegd aan de sessies Ontvangstregels toekennen.

Extra BTW-informatie

In verschillende bedrijven moet een belastingdatum worden gerapporteerd. Dit is de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd of waarop de betaling is ontvangen, als deze datum kan worden bepaald; en als de datum afwijkt van de afgiftedatum van de factuur. Dit veld is toegevoegd aan de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000).

Overzicht ouderdomsanalyse zonder BTW

De mogelijkheid om de sessie Verkorte ouderdomsanalyse per factureren-aan afdrukken (tfacr2411m000) en de sessie Verkorte ouderdomsanalyse per factureren-door afdrukken(tfacp3425m000) uit te voeren zonder aan BTW te voldoen, onder andere de 'Franse wet betreffende transparantie', wordt ondersteund. De verslagen bevatten ouderdomsanalyse-buckets met een bijbehorend aantal facturen, totale bedragen zonder BTW en een percentage van totale facturen zonder BTW.

Beheer koersverschillen

De mogelijkheid om koersverschillen te boeken als er niet-gejournaliseerde mutaties aanwezig zijn via een bedrijfsparameter.

Er worden aanvullende controles toegevoegd om te voorkomen dat gebruikers te veel fouten maken:

Het systeem staat niet toe om koersverschillen voor een toekomstige periode te berekenen.
De default koersdatum is gebaseerd op de periodeselectie
De documentdatum en de boekingsperiode worden bepaald op basis van de koersdatum
NB
Deze wijzigingen zijn van toepassing op de sessies Koersverschillen berekenen voor Crediteurenadministratie, Debiteurenadministratie en Grootboekadministratie.

Nieuwe verslagen worden toegevoegd aan de sessies voor ACP en ACR om koersverschillen te berekenen:

Koersverschillen per relatie en valuta
Koersverschillen per grootboekrekening en valuta

Leveranciersfactuurnummer hergebruiiken

Helaas is het mogelijk dat gebruikers fouten maken tijdens het registreren van inkoopfacturen. Als dit gebeurt, worden er correcties aangebracht waardoor het leveranciersnummer van de inkoopfactuur opnieuw moet worden gebruikt. Normaal gesproken blokkeert het systeem de registratie van dubbele leveranciersfactuurnummer, maar in het geval van correcties, voorkomt deze controle dat de gebruiker de correctie kan registreren. Dat vormt een probleem, omdat de juiste leveranciersfactuur niet kan worden ingevoegd en dus niet gerapporteerd.

Er is nieuwe functionaliteit toegevoegd, waarmee een gebruiker een aanvraag voor hergebruik van een leveranciersfactuurnummer kan indienen. Na goedkeuring via de werkstroom kan de gebruiker een correctiefactuur instellen op basis van hetzelfde factuurnummer voor de leverancier. LN houdt bij hoe vaak het leveranciersfactuurnummer is gebruikt.

Creditnota's koppelen aan facturen op basis van geselecteerde bronbelastingcode

De mogelijkheid om een creditnota met belastinginhouding aan de originele factuur te koppelen om overbetaling aan leveranciers en de belastingdienst te voorkomen.

Op het moment van registratie van de creditnota kan de gebruiker een creditnota voor een crediteur met belastinginhouding aan de originele factuur koppelen, met twee opmerkingen:

De codes van de belastinginhouding en de belastingpercentages van de creditnota en de originele factuur moeten hetzelfde zijn om de creditnota aan de factuur te kunnen koppelen.
Hiervoor bestaat één uitzondering: als de landparameter voor Israël is geselecteerd, geldt er geen beperking, omdat belastinginhouding wordt berekend en geboekt bij het betalen van de factuur. Dit gebeurt nadat deze is gekoppeld.

Debetnota's voor Crediteurenadministratie

In verschillende landen is het gebruikelijk om debetnota's aan leveranciers te zenden in plaats van te wachten tot de leverancier een creditnota stuurt. Het versturen van debetnota's versnelt het proces om een terugbetaling te krijgen voor foutieve inkoopfacturen van de leverancier. Als debetnota's worden gebruikt, zorgt het bedrijf ervoor dat de juiste bedragen worden betaald aan de leveranciers.

De wijzigingen zijn aangebracht in de sessie Mutatiesoort (tfgld0511m000). U kunt een nieuwe subcategorie debetnota selecteren in de mutatiecategorie Creditnota inkoop. Mutaties die in deze mutatiesoort worden aangemaakt, worden beschouwd als debetnota's.

De aangemaakte debetnota's kunnen worden weergegeven en afgedrukt vanuit de nieuwe sessie Creditnota's (tfacp2507m100). Deze sessie is toegevoegd aan de sessie Crediteurenadministratie\menu Beheer openstaande posten en aan de sessie Dashboard 360 crediteurenadministratie (tfacp2560m000). De volgende weergaveopties zijn beschikbaar:

Per documentnummer (default)
Per relatie per documentnummer

U kunt de nieuwe sessie Debetnota's afdrukken (tfacp2407m000) starten door te klikken op de opdracht Creditnota's afdrukken in de sessie Debetnota's (tfacp2507m000) en in de sessie Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000) (voor mutatiesoorten met de nieuwe subcategorie Debetnota).

Niet-gejournaliseerde mutaties worden altijd als conceptdebetnota's afgedrukt.
Alleen gejournaliseerde mutaties met de status Goedgekeurd of Mutaties ingevoerd kunnen als oorspronkelijke debetnota's worden afgedrukt.
Het is altijd mogelijk om een kopie van de originele versie van de debetnota's af te drukken. De status van debetnota's is gewijzigd in Kopiëren.

NB

Als een originele debetnota wordt afgedrukt voor een goedgekeurd document, kan de goedkeuring niet ongedaan worden gemaakt.

De sessie Inkoopfacturen opvragen (tfacp2600m100) is gewijzigd. Het is nu mogelijk om de nieuwe sessie Debetnota's te starten vanuit het menu Referentie.

Werkstroom op ontvangen facturen

Ontvangen facturen kunnen nu met ION Workflow werken.

Er kan een ontvangen factuur met de status Uitwisselbaar of Concept worden ingediend om het ION Workflow-proces te starten. Na goedkeuring in Workflow kan de ontvangen factuur worden geregistreerd als kostenfactuur of een geregistreerde inkoopfactuur.

Kopen-van relatie voor ontvangen inkoopfacturen om een juist belastingnummer af te handelen.

Het veld Kopen-van relatie is toegevoegd aan de sessie Ontvangen inkoopfactuur (tfacp1610m000) om het juiste belastingnummer voor de relatie te bepalen. Als de factuur wordt geïmporteerd, wordt de kopen-van relatie opgehaald tijdens het importeren.

Een default kopen-van relatie ophalen:

Als het belastingnummer van de relatie is opgegeven, wordt de kopen-van relatie die aan dit identificatienummer is gekoppeld, gebruikt.
Als het logistieke bedrijf en het ordernummer of de gegevens van de pakbon beschikbaar zijn, wordt de kopen-van relatie van de order gebruikt.

Betalingskorting voor geselecteerde inkoopfactuurregels

Om te voldoen aan de wettelijke vereisten en best practices bij bedrijven in Duitsland, is er een functionaliteit toegevoegd om inkoopfactuurregels uit te sluiten van de berekening van de betalingskorting. Een belastingcorrectie wordt uitgevoerd met het juiste bedrag en gerapporteerd aan de juiste belastingcodes indien betalingskortingen moeten worden afgetrokken bij de betaling van de factuur.

Het selectievakje Niet opnemen in betalingskorting is toegevoegd aan de volgende sessies:

Ontvangen belastingregels (tfacp1610m000)
Belastingregels ontvangen facturen (tfacp1112m100)
Belastingregels facturen (tfacp1112m000)
Mutaties (tfacp1102m300), voor kostenfacturen

Het veld is in eerste instantie verborgen en alleen van toepassing als er betalingskorting is ingesteld in de betalingscondities die op de factuur zijn geselecteerd. Voor deze betalingscondities moet het selectievakje Kortingsbedrag incl. belasting zijn ingeschakeld in de sessie Betalingsvoorwaardes (tcmcs0513m000). Uitgesloten regels worden niet in aanmerking genomen voor de berekening van de betalingskorting, noch voor belastingcorrecties als de betalingskorting in de betaling wordt afgetrokken.