Uitbesteding van service in Inkoop

Basisgegevens

Voordat u uitbestedingsdocumenten voor inkoop kunt genereren vanuit Service, moet u de basisgegevens opgeven.

Zie voor meer informatie Gegevensinstallatie voor uitbesteding van diensten met materiaalstroom (depotreparatie).

Inkoopdocumenten genereren vanuit Service

Inkoopaanvragen en inkooporders met uitbestede artikelen worden gegenereerd vanuit Service. Dit kan vanuit een werkorderactiviteit in het geval van depotreparatie of vanuit een serviceorderactiviteit in het geval van on-site service.

• Depotreparatie

  Er wordt een inkoopaanvraag of inkooporder van herkomst Onderhoud gegenereerd wanneer de Activiteitstatus van een werkorderactiviteit wordt gewijzigd in Vrijgegeven in de sessie Werkorder (tswcs2100m100).

  De inkoopaanvraag of inkooporder kan een kosten- of serviceartikel of een inkoop- of maakartikel bevatten.

  Als het selectievakje Artikel aan subcontractor leveren is ingeschakeld in de sessie Referentieactiviteiten (tsacm1101m000), moet het (inkoop- of maak)artikel aan de onderaannemer worden geleverd.

  Als het selectievakje Materiaal aan subcontractor leveren is ingeschakeld voor het artikel in de sessie Referentieactiviteiten (tsacm1101m000), moeten materialen worden geleverd aan de onderaannemer voor het artikel.

  U kunt de geleverde artikelen en materialen weergeven in de sessie Leveringsregels materiaal inkooporder (tdpur4116m000).

• Service op locatie

  Er wordt een inkoopaanvraag of inkooporder van herkomst Service gegenereerd wanneer de Activiteitstatus van een serviceorderactiviteit wordt gewijzigd in Gepland in de sessie Serviceorder (tssoc2100m100).

  De inkoopaanvraag of inkooporder bevat altijd een kosten- of serviceartikel.

  Als het selectievakje Materiaal aan subcontractor leveren is ingeschakeld voor het artikel in de sessie Referentieactiviteiten (tsacm1101m000), kunnen materialen voor het artikel ook worden geleverd aan de onderaannemer. U kunt deze materialen bekijken in de sessie Leveringsregels materiaal inkooporder (tdpur4116m000).

Inkoopaanvragen

1. Uitbestedingsaanvragen genereren

   Een inkoopaanvraag kan worden gegenereerd van een werkorderactiviteit of een serviceorderactiviteit.

   Voor een uitbestedingsaanvraagregel geldt het volgende:

   • Het selectievakje Uitbesteed is ingeschakeld in de sessie Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000).
   • De werkorder, de serviceorder, de referentieactiviteit en de gegevens van de levering van het materiaal worden weergegeven in of u kunt de details openen via de sessie Gekoppelde aanvraagregelgegevens (tdpur2502s000)

2. Uitbestedingsaanvragen goedkeuren

   Als het selectievakje Gegenereerde aanvragen automatisch voorleggen is ingeschakeld in de sessie Parameters inkoopaanvragen (tdpur0100m200), legt LN de gegenereerde inkoopaanvragen ter goedkeuring voor. Opmerking: indien dit selectievakje ingeschakeld is, kan de inkoopaanvraag niet worden bijgewerkt voorafgaand aan de goedkeuring. Er kunnen alleen wijzigingen worden aangebracht wanneer de aanvraag wordt afgekeurd door de bevoegde.

   Zie voor meer informatie Goedkeuringsproces voor inkoopaanvragen.

3. Een goedgekeurde uitbestedingsaanvraag kan worden geconverteerd naar een inkooporder of een offerteaanvraag in de sessie Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000).

   Het volgende is van toepassing:

   • Als een geschikte kopen-van relatie en prijs zijn opgehaald voor het uitbestede artikel, kan de aanvraag worden geconverteerd naar een inkooporder.
   • Als er geen geschikte kopen-van relatie of prijs kan worden opgehaald of als er over de prijs moet worden onderhandeld, kan de aanvraag worden omgezet naar een offerteaanvraag.

   Als een offerteaanvraag is gegenereerd voor een uitbestedingsaanvraag, kunt u de aanvraag pas verwijderen nadat de offerteaanvraag is geconverteerd naar een inkooporder.

   Zie voor meer informatie Conversieproces voor inkoopaanvragen.

Offerteaanvragen

Nadat een aanvraag met een uitbesteed artikel is geconverteerd naar een offerteaanvraag, wordt de herkomst van de gegenereerde offerteaanvraag ingesteld op Aanvraag.

Voor een uitbestede offerteaanvraagregel geldt het volgende:

• Het selectievakje Uitbesteed is ingeschakeld in de sessie Offerteaanvraagregels (tdpur1502m000) en Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000)
• De werkorder, de serviceorder, de referentieactiviteit en de gegevens van de levering van het materiaal worden weergegeven in of u kunt de details weergeven via de sessie Gegevens gekoppelde offerteaanvragen (tdpur1502s000)

De gegenereerde offerteaanvraag moet worden geconverteerd naar een inkooporder in Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000).

Een offerteaanvraagregel met als herkomst Aanvraag kan niet worden verwijderd voordat de conversie heeft plaatsgevonden. Als er meer dan één alternatief beschikbaar is voor een regel, kunnen alternatieven worden verwijderd. Het eerste alternatief (alternatief 0) moet echter blijven staan.

Inkooporders

Inkooporderregels met uitbestede artikelen kunnen worden gegenereerd vanuit Service of vanuit een geconverteerde aanvraag of offerteaanvraag.

Voor een uitbestede inkooporderregel geldt het volgende:

• Het selectievakje Uitbesteed in de sessie Inkooporderregels (tdpur4101m000) is ingeschakeld.
• De werkorder, de serviceorder en de referentieactiviteit worden weergegeven in de sessie Inkooporderregel - gekoppelde informatie (tdpur4502s000).
• De gegevens over de materiaallevering worden weergegeven in de sessie Leveringsregels materiaal inkooporder (tdpur4116m000). Vanuit deze sessie kunnen ook leveringsorders worden gegenereerd. Er moet een magazijnoverboekingsorder of verkoopoverboekingsorder worden gegenereerd voor de overboeking van het materiaal vanuit het componentmagazijn (leveren-van magazijn) naar het administratieve magazijn (leveren-aan magazijn), dat voor het magazijn van de onderaannemer staat.
• Als het te repareren artikel (subassemblage) seriedragend is, kan het artikel met het juiste serienummer worden verzonden naar de onderaannemer en ontvangen. Hierdoor worden de inkooporderregel en materiaalleveringsregel uitgebreid met met informatie over partijen en series.
• Een subassemblage kan eigendom zijn van een klant. Hierdoor bieden een inkooporderregel en materiaalleveringsregel ondersteuning voor het verzenden en ontvangen van artikelen die eigendom van de klant zijn.

Nadat de inkooporder gegenereerd is, wordt de gekoppelde serviceorder of werkorder bijgewerkt met het inkoopordernummer en de kopen-van relatie.

Ontvangsten en verbruik

Voor een uitbesteed artikel van de soort Kosten of Service kunnen de ontvangsten worden verwerkt in Inkoop of Magazijnbeheer. Dit wordt bepaald door het selectievakje Leveringen voor magazijnbeheer vrijgeven in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000).

LN genereert een trigger uit Inkoop of Magazijnbeheer naar Service met betrekking tot de ontvangst van het artikel.

Gebaseerd op de ontvangstinformatie worden de materialen door Service afgegeven vanuit de voorraad en worden de verbruikte hoeveelheden op de materiaalleveringsregels bijgewerkt.

Prijs van uitbesteding service

Als een aanvraag is gegenereerd vanuit Service en het veld Herkomst prijs uitbesteding service is ingesteld op Referentieactiviteit in de sessie Artikelen - inkoop (tdipu0101m000), gebruikt LN de inkoopprijs uit Service op de aanvraagregel. Nadat de aanvraag is geconverteerd naar een inkooporder, wordt deze inkoopprijs ook default ingevuld op de orderregel en worden er geen kortingen opgehaald.

Als het veld Herkomst prijs uitbesteding service is ingesteld op Prijsboek / Contract, worden de prijsgegevens niet default ingevuld op de aanvraagregel. Wanneer de aanvraag wordt geconverteerd naar een inkooporder, worden de inkoopprijs en kortingen opgehaald voor de inkooporderregel op basis van de algemene zoeklogica die zijn gebruikt voor het ophalen van prijsinformatie.

Voor offerteaanvragen wordt de default prijs op de aanvraagregel opgehaald als Richtprijs in de sessie Offerteaanvraagregels (tdpur1502m000). Nadat de aanvraag (met of zonder prijs) is geconverteerd naar een offerteaanvraag, overschrijft LN de prijs op de aanvraagregel met de prijs en kortingen die zijn opgegeven door de bieders in de respons offerteaanvragen.