Intrastat-rapportage (EU)

In LN kunt u de Intrastat-aangifte (EU) genereren en opsturen naar de Intrastat-autoriteiten via een externe Intrastat-provider of rechtstreeks in het formaat van een Instat/XML-bestand.

Voordat u het uitvoerbestand genereert, kunt u handmatig import-/exportstatistiekgegevens toevoegen of corrigeren. Zie voor meer informatie Programma's Intrastat-provider

Gegevens Intrastat-aangifte verzamelen

Voor de Intrastat-aangifte krijgt u van de fiscale autoriteiten een lijst met:

• De goederen waarover u aangifte moet doen.
• De geharmoniseerde systeemcodes van de goederen.
• De alternatieve eenheid voor sommige geharmoniseerde systeemcodes, die u moet gebruiken voor de gemelde hoeveelheden.

Voor alle EU-landen gelden algemene vereisten alsmede landspecifieke vereisten. De meeste gegevens kunnen uit LN worden gehaald en u moet een aantal extra gegevens configureren via het definiëren van extra Intrastat-infosets.

De gegevens in LN worden opgehaald uit de verschillende LN-pakketten via Magazijnbeheer.

LN verzamelt de gegevens van alle orders die resulteren in de zending of ontvangst van goederen waaraan u een geharmoniseerde systeemcode hebt gekoppeld, naar andere EU-lidstaten dan het land waar uw eigen bedrijf is gevestigd.

Als prijzen na de registratie van ontvangsten of leveringen zijn gewijzigd, worden de vastgelegde Intrastat-gegevens rechtstreeks gecorrigeerd door Inkoop, Verkoop, Service of Financiële administratie.

Als de prijs van een orderregel na de ontvangst of afgifte van de goederen wordt gewijzigd of als er factuurverschillen zijn in Crediteurenadministratie, worden de vastgelegde Intrastat-gegevens bijgewerkt. Indien een prijswijziging van toepassing is op meerdere Intrastat-regels, wordt het verschil uitgesplitst over de regels. Bijvoorbeeld, indien een verkooporderregel leidt tot meerdere leveringen, worden er meerdere Intrastat-regels aangemaakt.

Verschilbedragen die zijn veroorzaakt door het toekennen van een factuur aan een inkooporderregel, kunnen ook van toepassing zijn op meerdere Intrastat-regels. In dat geval wordt het verschilbedrag proportioneel verdeeld over de Intrastat-regels. Let er op dat reeds verwerkte Intrastat-regels en regels met een interne prijs niet worden bijgewerkt.

Indien prijzen zijn gewijzigd of factuurverschillen voorkomen, worden de vastgelegde Intrastat-gegevens bijgewerkt met behulp van de volgende sessies:

• Prijs en kortingen na ontvangst wijzigen (tdpur4122m000)
• Prijzen en kortingen na levering wijzigen (tdsls4122m000)
• Inkoopfacturen invoeren (tfacp2600m000), tijdens het toekennen van facturen
• Inkoopfacturen verwerken (tfacp2107m000)
• Nacalculatie materiaalkosten serviceorder (tssoc2121m000)
• Reparatieverkooporder - artikelregels (tsmsc1110m000)

De waarde van de goederen wordt vastgelegd in de mutatievaluta's. Wanneer u de Intrastat-gegevens exporteert, converteert LN de bedragen naar de lokale valuta met behulp van de valutakoersen van de factuurdatum of de orderdatum. LN past de mutatievalutakoers of de externe valutakoers toe zoals beschreven in Externe typen valutakoersen gebruiken. Tenzij het land zich in een valutaovergangsfase bevindt, is de lokale valuta de euro. Indien LN de valutakoersen niet kan vinden, exporteert LN de bedragen in de mutatievaluta en wordt de mutatievaluta ingevuld op het veld Valuta.

In de meeste landen moeten mutaties waarvan de hoeveelheid en/of de waarde nul is, niet worden gerapporteerd.

In de sessie Parameters Intrastat (tccom7100s000) of de sessie Intrastat-parameters per land (tccom7107m000) kunt u de gewenste logmethode voor mutaties betreffende kosten- en serviceartikelen selecteren. U kunt bijvoorbeeld opgeven of de mutaties altijd moeten worden gelogd of alleen als een geharmoniseerde systeemcode aanwezig is.

De sessie Intrastat-parameters per land (tccom7107m000) is beschikbaar als de parameter Registratie per belastingland is ingesteld op In voorbereiding of Actief in de sessie Parameters collectieve registratie (tctax2100m000).

In sommige landen moet in de Intrastat-aangifte de provincie of regio worden opgenomen van waaruit de goederen zijn geëxporteerd. Om deze informatie te kunnen verstrekken, neemt LN het veld Staat/provincie van het verzenden-van adres op in de Intrastat-gegevens.

Extra Intrastat-informatiesets

Intrastat-gegevens die niet uit LN kunnen worden opgehaald, kunnen worden geleverd via extra Intrastat-informatiesets. U moet bijvoorbeeld het attribuut Aard van transactie A definiëren als een extra Intrastat-informatieveld. Dit veld bevat meestal de waarde 1 om "alle mutaties waarvoor een wijziging nodig is" aan te duiden.

U kunt maximaal 15 extra infosetvelden definiëren.

U kunt een default extra Intrastat-informatieset definiëren voor elk op een verkoopbureau, een inkoopbureau en een magazijn. Wanneer u een verkooporderregel, een inkooporderregel of een project aanmaakt, kunt u de default waarde gebruiken of kunt u een afzonderlijke extra Intrastat-informatieset voor de orderregel selecteren.

Om extra Intrastat-informatiesets in te stellen, moet u de sessie Definitie extra Intrastat-gegevens (tccom7104m000) gebruiken om het aantal velden en de veldlengtes vast te leggen. Vervolgens gebruikt u de sessie Extra Intrastat-gegevens (tccom7505m000) om de waarden voor deze velden te definiëren.

Omdat het vereiste aantal velden en de lengte van elk veld per land kan verschillen, kunt u de extra Intrastat-informatiesets per land definiëren. Voor elk veld kunt u de default waarde opgeven.

Gegevens en berekeningen Intrastat-transacties corrigeren

U kunt de opgeslagen gegevens bekijken in de sessie Intrastat-mutaties (tccom7171m000). U kunt ontbrekende gegevens toevoegen en noodzakelijke correcties aanbrengen, bijvoorbeeld aan de hoeveelheid, de goederenstroom en de aard van de transactie.

Omdat u maar één default leveringsvoorwaarde of Incoterm-code kunt instellen voor een relatie en voor een ordersoort, kan het zijn dat u de Incoterm-code voor sommige transacties moet corrigeren.

De Intrastat-gegevens moeten de werkelijke transactiegegevens weergeven zoals die zijn opgeslagen in Magazijnbeheer en Financiële administratie. U kunt daarom de gegevens die zijn gerelateerd aan de hoeveelheid of de factuurwaarde niet wijzigen. Om deze gegevens te corrigeren, moet u het te corrigeren record dupliceren en een nieuwe mutatie van het type Handmatige correctie aanmaken. Daarnaast worden handmatig ingevoerde mutaties die niet afkomstig zijn uit LN, zichtbaar gemaakt in de Intrastat-aangifte via de orderherkomst Handmatige mutatie.

Factuurwaarden corrigeren

In sommige landen moet de factuurwaarde worden gecorrigeerd om bijvoorbeeld de transportkosten uit te sluiten. Het is ook mogelijk dat gratis goederen een factuurwaarde hebben van 0, maar een statistische waarde van EUR 1000. Omdat de waarde van EUR 1000 niet gebaseerd kan worden op de gegevens in LN, moet u deze waarde invoeren in IDEP. Sommige versies van IDEP bevatten statistische regels om de factuurwaarden automatisch opnieuw te berekenen.

De hoeveelheid in de alternatieve eenheid berekenen

In de sessie Codes geharmoniseerde systemen (tcmcs0128m000) moet u voor sommige soorten artikelen een alternatieve eenheid definiëren. De alternatieve eenheid voor bijvoorbeeld opnametape is meters. Indien u opnametape importeert of exporteert, moet u het gewicht en het aantal meters rapporteren. De alternatieve eenheid voor tegels is m². Indien u tegels importeert of exporteert, moet u het gewicht en het aantal vierkante meters rapporteren.

Het veld Hoeveelheid per rapportage-eenheid in de sessie Codes geharmoniseerde systemen (tcmcs0128m000) geeft de meervouden van de alternatieve eenheid weer waarin u de verzonden hoeveelheden moet rapporteren. Indien de alternatieve eenheid bijvoorbeeld liters is en de hoeveelheid per eenheid is 10, dan wordt de hoeveelheid voor de Intrastat-aangifte verhoogt met één, telkens wanneer u 10 liter van het artikel verzendt.

Zie voor meer informatie Alternatieve eenheid.

Intrastat-gegevens en sales-listinggegevens

In sommige landen gebruiken accountants de sales-listing om de Intrastat-aangiftegegevens te controleren. Echter, voor een aantal aspecten moet de Intrastat-aangifte gedetailleerder zijn dan de sales-listinggegevens. De sales-listing rapporteert bijvoorbeeld de goederenbedragen als een totaal per verkopen-aan relatie, terwijl de Intrastat-aangifte de goederenbedragen, hoeveelheden, geharmoniseerde systeemcodes en transactiegegevens opneemt.

De gegevens converteren

Sommige veldwaarden in LN moeten worden vertaald naar de corresponderende waarden die vereist zijn voor de Intrastat-aangifte. In sommige landen worden bijvoorbeeld de verschillende 3-letterige Incoterm-codes gecomprimeerd per type en weergegeven door een code van 1 karakter.

Voor dit soort vertalingen moeten in de sessie Conversieschema Intrastat (tccom7120m000) de veldwaarden van LN worden omgezet naar de vereiste waarden voor de Intrastat-aangifte.

De exportgegevens voorbereiden

In de sessie Intrastat-mutaties verwerken (tccom7271m000) kunt u een bereik van te exporteren gegevens selecteren aan de hand van een aantal criteria.

Hiervoor gelden de volgende regels:

• Indien u een bereik van kantoren (bedrijfsonderdelen) selecteert, moeten de bedrijfsonderdelen allemaal bij de enterprise-eenheden horen die aan hetzelfde financiële bedrijf zijn gekoppeld. Dit om te voorkomen dat de Intrastat-gegevens van verschillende financiële bedrijven door elkaar lopen.
• In veel landen zijn aparte Intrastat-aangiften vereist voor de import- en de export-goederenstroom. Om de gegevens voor één goederenstroom te exporteren, moet u op het veld Goederenstroom de optie (+) Ontvangst of (-) Afgifte selecteren.
• LN logt de Intrastat-bedragen in de mutatievaluta's. Wanneer u de gegevens vanuit LN exporteert naar de externe Intrastat-applicatie, worden de bedragen omgezet naar de lokale valuta met behulp van de valutakoersen die geldig zijn op de mutatiedatum en -tijd. Indien er geen valutakoers wordt gevonden, bevat het exportbestand de mutatievaluta en het bedrag in de mutatievaluta. De factuurwaarde wordt ter informatie eveneens weergegeven in de lokale valuta.

Wanneer u de Intrastat-gegevens exporteert, worden de bedragen geconverteerd naar de lokale valuta van het bedrijf. Indien u de Intrastat-aangifte in euro's moet doen en de lokale valuta van het bedrijf is niet euro, kunt u de bedragen naar euro's converteren in de IDEP-toepassing.

Het exportbestand

Om de Intrastat-gegevens over te zetten naar het Intrastat-provider programma kunt u de gegevens uit LN exporteren naar een bestand dat u vervolgens kunt importeren in de Intrastat-applicatie, of in Excel wanneer u een Excel-sheet wilt aanmaken. Voor een betere prestatie wordt het Intrastat-exportbestand eerst opgeslagen op de server en kunt u het vervolgens overzetten naar de client.

U kunt de volgende soorten bestanden aanmaken:

• ASCII-bestand (CSV - comma separated values)
• ASCII positioneel bestand zoals vereist voor IRIS.
• Een Instat/XML-bestand.

Zie Intrastat-gegevens voor meer informatie.

Voor de kolomtitel kunt u een bestandskop genereren in Excel. Het resultaat is een koprij met kolomnamen. Een positioneel bestand moet niet worden gecomprimeerd. Het scheidingsteken in een positioneel bestand kan een komma of een spatie zijn.

Indien u een CSV-bestand voor IDEP aanmaakt, gebruikt u de extensie .csv voor Intrastat-aangiften (EU) in een multi-financiële bedrijfsstructuur.

De vereisten voor de Intrastat-aangiften (EU) en de externe applicatie die gebruikt kan worden voor het genereren van de Intrastat-aangifte (EU) verschillen per land. U moet de gegevens voor de Intrastat-aangifte daarom per land instellen.

De parameter Registratie per belastingland in de sessie Parameters collectieve registratie (tctax2100m000) bepaalt hoe u de Intrastat-gegevens kunt instellen. Indien deze parameter is ingesteld op Actief, kunt u meerdere belastinglanden definiëren voor een financieel bedrijf en de Intrastat-parameters definiëren per land. De bedrijfsonderdelen die hun Intrastat-aangifte indienen, moeten tot hetzelfde financiële bedrijf behoren en deel uitmaken van een van de landen die voor het financieel bedrijf zijn gedefinieerd. Als deze parameter is ingesteld op Niet actief, moeten de enterprise-eenheden van de bedrijfsonderdelen die hun Intrastat-aangifte indienen tot hetzelfde financiële bedrijf behoren, omdat het BTW-nummer en land zijn toegekend aan dit financiële bedrijf.