Opdrachten servicemedewerkers - synchronisatie van CRM-afspraken

De opdrachten en CRM-afspraken inService zijn geïntegreerd, zodat serviceopdrachten als afspraken zichtbaar zijn in CRM. De (geplande) bezoeken aan de klant en de nieuwe taak die aan de servicemedewerker is toegewezen, zijn dus zichtbaar voor de CRM-vertegenwoordiger. Het schema van de servicemedewerker kan via de CRM-afspraken ook worden gesynchroniseerd met Outlook.

Opdracht servicemedewerker aanmaken

Ga als volgt te werk om een servicemedewerkeropdracht te verwerken in CRM:

  • Afspraak

    Wanneer een opdracht voor een servicemedewerker handmatig wordt aangemaakt met behulp van de sessie Opdrachten servicemedewerker (tssoc2505m000) of wordt gegenereerd op basis van de inkooporderssessie, en het selectievakje CRM-afspraken voor serviceopdrachten aanmaken is ingeschakeld in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000), wordt een activiteit van het Soort Afspraak aangemaakt in de sessie Activiteiten (tccom6100m000). De afspraakgerelateerde gegevens worden ingevuld in de activiteitensessie, met de informatie zoals Onderwerp, Locatie, Status, Startdatum, Einddatum, Tijd weergeven als, Informatie en Relatie.

NB
  • De geplande starttijd en geplande eindtijd worden als de startdatum en einddatum gesynchroniseerd met CRM.
  • Voor het veld Relatie in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) wordt een default waarde opgehaald uit de verkopen-aan relatie van de serviceorder/RVO.

  • Deelnemers

    De default waarde in het veld Organisator van de vergadering in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) wordt opgehaald uit het veld Organisator van CRM-afspraken in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000). De medewerker die aan de opdracht is gekoppeld, is de deelnemer aan de vergadering. Wanneer de medewerker met de opdracht de Organisator van de vergadering is, wordt maar één deelnemerrecord aangemaakt in de sessie Deelnemer (tccom6105m000).

    Elke servicemedewerker die aan dezelfde orderactiviteit is toegewezen, wordt ook als deelnemer toegevoegd aan de afspraak. Het e-mailadres van deze collega's wordt niet opgegeven in de sessie Deelnemer (tccom6105m000), zodat afspraken niet twee keer worden weergegeven in Outlook.

NB

Als het selectievakje Verkopen-aan contactpersoon aanwezig bij afspraak in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000) is ingeschakeld, wordt ook de contactpersoon van de verkopen-aan relatie van de order toegevoegd als deelnemer aan de vergadering.

  • Referenties

    Als referentie voor een afspraak worden de attributen gebruikt waarmee de serviceopdracht, het ordernummer, het activiteitregelnummer en het opdrachtnummer worden aangeduid. Deze attributen worden op basis van de volgende koppelingen opgegeven in de sessie Referenties per activiteit (tccom6115m000).

    • Soort
    • Volgnummer
    • Opmerking

    Voor een afspraakreferentie wordt de geplande eindtijd van de serviceorder/werkorder weergegeven als een vervaldatum van de afspraak in de sessie Activiteiten (tccom6100m000).

  • Orderrelaties

    Wanneer de afspraak is aangemaakt, wordt in de sessie Gerelateerde orders (tsmdm4500m000) de koppeling tussen de serviceopdracht en de afspraak aangemaakt.

Opdracht (activiteit) voor servicemedewerker bijwerken

U kunt de opdrachtgegevens en de regelgegevens van de orderactiviteit wijzigen. Deze wijzigingen moeten dan wel worden gesynchroniseerd met de gerelateerde CRM-afspraak. Afspraken die worden gegenereerd vanuit een serviceopdracht, kunnen alleen worden bijgewerkt vanuit Service. Als de geplande datums in Service worden gewijzigd, worden de datums van de CRM-afspraken altijd overschreven.

Wanneer een andere medewerker wordt toegewezen aan een bestaande orderopdracht, worden de wijzigingen bijgewerkt in de sessie Deelnemer (tccom6105m000). De vorige medewerker wordt als deelnemer aan de vergadering verwijderd en de nieuwe medewerker wordt als deelnemer toegevoegd.

De CRM-afspraken worden gesynchroniseerd als de informatie in de orderkop en orderactiviteit die relevant is voor de CRM-afspraak, wordt gewijzigd. Als in de orderkop informatie zoals de verkopen-aan relatie, de verzenden-aan relatie, de contactpersoon of het adres wordt gewijzigd, worden alle gerelateerde CRM-afspraken gesynchroniseerd. Hetzelfde geldt voor de gegevens die op activiteitniveau worden gewijzigd. De informatie over de gerelateerde afspraak is beschikbaar in de sessie Gerelateerde orders (tsmdm4500m000).

Wijzigingen in de kop en activiteit kunnen ertoe leiden dat meerdere CRM-afspraken worden bijgewerkt. De meeste van deze wijzigingen worden weergegeven in het veld Informatie van de afspraak in de sessie Afspraak (tccom6600m100).

NB

Als de Status voor de servicemedewerkers in de sessie Opdrachten servicemedewerker (tssoc2505m000) is ingesteld op Gereed, wordt de Status van de vergadering in CRM in de sessie Activiteiten (tccom6100m000) ingesteld op Gehouden.

Serviceopdracht verwijderen

Wanneer een serviceopdracht wordt verwijderd, wordt de gerelateerde CRM-afspraak ook verwijderd als de Orderstatus van de serviceorder of werkorder niet op Gereed, Nagecalculeerd of Afgesloten.

Update van CRM-afspraak synchroniseren met serviceopdracht

De start- en einddatum van de CRM-afspraak worden bijgewerkt als de organisator van de vergadering de afspraak wijzigt in Outlook.

Als het selectievakje Serviceopdachten met CRM-afspraakdatums bijwerken in de sessie Parameters resourcebeheer (tcrac0100m000) is ingeschakeld, worden de gewijzigde start- en einddatum van de afspraak gesynchroniseerd met de oorspronkelijke serviceopdracht.