Factuurverwerking

Een factuur moet worden samengesteld voordat er een concept kan worden afgedrukt. De conceptafdruk is nodig voor een eerste controle van de basisgegevens op de factuur, zoals BTW-ID van de klant, betalingscondities en juridische tekst.

Nadat de factuur is afgedrukt, is deze een juridische factuur. Als een factuur in dit stadium niet klopt, moet deze worden geannuleerd en opnieuw worden aangemaakt.

Wanneer de gebruiker – desgewenst – een concept voor de factuur heeft afgedrukt, moet de factuur worden ingediend voor goedkeuring. De status wordt dan direct ingesteld op In afwachting van goedkeuring, hetgeen betekent dat de factuur wordt geblokkeerd voor verwerking. Elke sessie die een reeks facturen verwerkt, slaat deze factuur over. De ingediende status voor ION Workflow is Gereed voor afdrukken. Deze status wordt opgeslagen en is zichtbaar op de factuur nadat de factuur is goedgekeurd in ION Workflow.

Als een gebruiker de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) als één stap uitvoert, moeten alle facturen worden ingediend voor goedkeuring in ION Workflow. Dit leidt ertoe dat dit proces wordt onderbroken en niet volledig kan worden uitgevoerd voor facturen die moeten worden samengesteld, afgedrukt en geboekt. Facturen die alleen moeten worden afgedrukt en geboekt, en die de status Gereed voor afdrukken hebben, kunnen natuurlijk worden verwerkt.

Nadat de factuur is goedgekeurd in ION Workflow, wordt de status van de factuur ingesteld op Gereed voor afdrukken en kan de factuur van hieruit worden geselecteerd om definitief te worden afgedrukt en geboekt.

Als de factuur in ION Workflow wordt afgekeurd, wordt de status van de factuur teruggezet op Geblokkeerd. De gegevens moeten vanaf hier worden gecorrigeerd waarna de factuur opnieuw voor goedkeuring in ION Workflow kan worden ingediend. Dit proces kan meerdere keren worden herhaald.

Direct verwerken en ION Workflow

Bij bepaalde soorten facturen in LN is directe verwerking mogelijk, bijvoorbeeld haalorders ( Orderbeheer), debet-/ creditnota's ( Financiële administratie) en handmatige verkoopfacturen ( Facturering).

Als ION Workflow is geïmplementeerd, kunnen echter alleen haalorders direct worden verwerkt, terwijl debet-/creditnota's en handmatige verkoopfacturen onderworpen zijn aan goedkeuring in ION Workflow.