Proforma facturen

Soorten proforma facturen

Het is mogelijk om verschillende soorten proforma facturen aan te maken, zoals proforma douanefacturen of consignatiefacturen voor dezelfde order- of zendinggegevens. Een douanefactuur is de uitgebreide vorm van een commerciële factuur die vereist is voor de douane (vaak met een opgegeven opmaak) en die informatie bevat zoals de hoeveelheid, de verkoopprijs, de verpakkingskosten, de leveringscondities en de betalingscondities op basis waarvan de importwaarde voor de douane wordt bepaald op de plaats van bestemming. De layout van de douanefactuur kan landspecifiek zijn. Voor elke soort factuur kan een afzonderlijke factuurnummerserie worden gedefinieerd.

Consignatiefacturen worden gegenereerd vanuit Magazijnbeheer wanneer een leverancier goederen naar een klant verzendt op basis van consignatie. De goederen blijven eigendom van de leverancier, maar bevinden zich in het magazijn van de klant. In het geval van Portugal geeft de leverancier een consignatiefactuur af binnen 5 dagen na het verzenden van de goederen op consignatie. Deze worden ook gerapporteerd in het SAF-T-PT-bestand. Consignatiefactuur gebruikt de digitale handtekening die is afgegeven door de belastingdienst van de Portugal (SAF-T-PT).

Proforma factuur versus douanefactuur

• Wanneer een proforma factuur wordt afgedrukt, bevat deze de volgende gegevens die niet voorkomen op een douanefactuur:
  • Verrekeningen termijnen
  • Toeslagen materiaalprijzen
  • Verdeling financiering
• Voor een pro-formafactuur wordt dezelfde layout gebruikt als voor een standaardfactuur, terwijl aan een douanefactuur een aangepaste layout kan worden gekoppeld.

Instelling basisgegevens

De volgende basisgegevens moeten worden ingesteld voordat de functionaliteit voor de proforma facturering wordt gebruikt.

Parameters facturering

U kunt de factureringsbatchsjabloon en factureringsopties opgeven in de sessie Parameters facturering (cisli0100m000).

• De Autom. verwerking proforma facturen. Selecteer de proforma factureringsbatchsjabloon die u als default sjabloon wilt gebruiken bij het aanmaken van een factureringsbatch tijdens de directe verwerking van facturen.
• De Factureringsopties. Selecteer de proforma factuur die moet worden gebruikt om een proforma factureringsbatch aan te maken tijdens de directe verwerking van facturen.
• De Handmatige verwerking proforma facturen. De factureringsbatchsjabloon die default wordt gebruikt wanneer u in de sessie Factureringsbatches (cisli2100m000) factureringsbatches aanmaakt of genereert.
• Handmatige verwerking proforma facturen De factureringsopties die default worden gebruikt wanneer u in de sessie Factureringsbatches (cisli2100m000) factureringsbatches aanmaakt of genereert.
• De Proforma factureringsbatch Selecteer de nummergroep die moet worden gebruikt bij het genereren van nummers voor proforma facturen.
• De Nummerserie proforma factuurbatch Selecteer de nummerserie die moet worden gebruikt voor het genereren van nummers voor proforma facturen.

Mutatiesoort

U kunt de default Mutatiesoort opgeven die moet worden gebruikt bij het genereren van de documentnummers voor proforma facturen en douanefacturen in de sessie Mutatiesoorten facturering (cisli0101m000).

Gebruikersprofielen facturering

U kunt de Douanefactuur opgeven in de sessie Gebruikersprofielen facturering (cisli0110m000). Dit is een aangepaste factuurindeling die kan worden gebruikt wanneer een specifieke factuurindeling vereist is voor een bepaald bedrijf.

Magazijnordersoort

In de sessie Magazijnordersoort (whinh0610m000) kunt u de proforma factuur of douanefactuur toevoegen als een activiteit in de zendingprocedure. Schakel het selectievakje Van toepassing in de sessie Activiteiten per procedure (whinh0106m000) in om proforma facturering in te schakelen.

Soort proforma facturering

U kunt de volgende gegevens definiëren:

• U kunt de default Factuursoort instellen op proforma factuur of douanefactuur in de sessie Soorten pro-formafacturering (tcmcs0167m000).
• U kunt het selectievakje Proforma-factuurnummer genereren inschakelen om een uniek nummer en een serie voor de proforma factuur te genereren. De nummerserie en -groep worden gedefinieerd in de sessie Mutatiesoorten facturering (cisli0101m000). De factuur met het unieke nummer wordt in Facturering opgeslagen voor referentiedoeleinden. Als dit selectievakje is uitgeschakeld, wordt er een proeffactuur met een tijdelijk nummer gegenereerd en wordt de factuur niet opgeslagen.
• U kunt het selectievakje Proforma-factuur direct afdrukken inschakelen om de proforma factuur meteen af te drukken nadat de factuur is aangemaakt.
• U kunt de optie Proforma-facturering op basis van selecteren om te bepalen of een proforma factuur wordt gebaseerd op orders of leveringen. Wanneer de proforma factuur is gebaseerd op een order, wordt de factuur aangemaakt op basis van de orderhoeveelheid. Wanneer de proforma factuur is gebaseerd op een levering, wordt de factuur gegenereerd op basis van de geleverde hoeveelheid. Deze optie wordt alleen gebruikt als de proforma factuur afkomstig is uit Orderbeheer.
• De waarde bij Actie als proforma-facturering reeds heeft plaatsverzonden bepaalt welke actie wordt uitgevoerd wanneer er al een proforma factuur is afgedrukt voor factureerbare regels. Dit zijn de mogelijke opties:
  • Proforma facturering blokkeren: Er kan geen pro-formafactuur meer worden gegenereerd wanneer de factuur voor een factureerbare regel is afgedrukt.
  • Proforma facturering toestaan: Er kan een proforma factuur worden gegenereerd wanneer de factuur voor een factureerbare regel is afgedrukt. Er kunnen meerdere versies van de proforma factuur worden aangemaakt voor dezelfde factureerbare regels.
  • Toestaan en vorige factuur annuleren: Er kan een proforma factuur worden gegenereerd voor dezelfde factureerbare regels waarvoor al een proforma factuur is gegenereerd. De eerder gegenereerde proforma factuur wordt echter geannuleerd.
• U kunt de optie Herkomst proforma-factuurbedrag selecteren om het factuurbedrag voor de pro-formafactuur af te leiden. Dit zijn de mogelijke opties.
  • Mutatiewaarde: De commerciële prijs wordt gebruikt als factuurbedrag.
  • Waarde voor douane: De waarde voor de douane die op de orderregel of zendingregel is opgegeven, wordt gebruikt als factuurbedrag.

Proces voor proforma facturering

Een proforma factuur kan worden getriggerd vanuit de volgende herkomsten:

Verkooporder en verkoopafroepschema

Bij het beheren van verkooporders kunnen proforma facturen worden aangemaakt vanaf het moment dat de onderliggende verkoopmutatie is goedgekeurd en totdat de order is overgeboekt naar Facturering. De volgende scenario's zijn toegestaan vanuit Orderbeheer.

• Een proforma factuur of douanefactuur aanmaken op basis van de ordergegevens.
• Een proforma factuur of douanefactuur aanmaken, op basis van de status van de zending. De voorgecalculeerde waarden worden gebruikt wanneer er geen werkelijke waarden beschikbaar zijn.
• Een definitieve factuur aanmaken op basis van de zendingstatus (Bevestigd).

Een proforma factuur of douanefactuur voor de zendingsregels van een verkooporder kan worden getriggerd vanuit Zendingen. Dit is mogelijk wanneer de status van de zending Bevroren of Bevestigd is. Wanneer de status van de zending Bevroren is, worden de voorgecalculeerde waarden gebruikt. Wanneer de status van de zending Bevestigd is, worden de werkelijke hoeveelheid en prijzen gebruikt.

Service

In Service kunnen proforma facturen worden gegenereerd op basis van een ingevoerde call of order, totdat de factuurregels worden vrijgegeven voor Facturering.

• Serviceorder: U kunt een proforma factuur genereren als de status van de serviceorder Vrij is. Er kan geen proforma factuur worden gegenereerd nadat de order(activiteit) is nagecalculeerd. Er kan ook geen proforma factuur worden gegenereerd als de voorgecalculeerde gegevens niet beschikbaar zijn.
• Reparatieverkooporder (Artikelreparatie, Artikellevering of Artikeluitlening): U kunt een proforma factuur genereren als de orderstatus Vrij is. Er kan geen proforma factuur worden gegenereerd nadat de reparatieverkooporder of de regels van die order zijn nagecalculeerd. Er kan ook geen proforma factuur worden gegenereerd als de voorgecalculeerde gegevens niet beschikbaar zijn.
• Klantvordering: Een proforma factuur is vereist wanneer een creditnota wordt afgegeven en wanneer de klant wordt vergoed door nieuw materiaal te verzenden. Als een creditnota wordt afgegeven, moet de proforma factuur worden gebaseerd op goedgekeurde vorderingsgegevens. Wanneer de klant wordt vergoed met nieuw materiaal, moet de proforma factuur worden gebaseerd op de waarde voor de douane van het betreffende artikel.
• Servicecontract: Een proforma factuur wordt gebaseerd op de termijngegevens. De factuur kan niet worden gegenereerd nadat de termijn naar Facturering is overgeboekt.

Project

Met Project kan een proforma factuur worden gegenereerd voor alle bestaande herkomsten van projectfacturering. De waarde voor de douane kan worden gedefinieerd in de projectleveringen. Deze waarde voor de douane wordt doorgegeven aan Magazijnbeheer en wordt gebruikt voor de aan de projectleveringen gerelateerde douanefacturen.

Magazijnbeheer

In Magazijnbeheer kunnen proforma facturen, douanefacturen en werkelijke facturen worden aangemaakt. De proforma factuur kan worden getriggerd, ongeacht de herkomst van de order in de zending. Afhankelijk van de orderherkomst worden er passende factureerbare proforma regels aangemaakt. Deze factureerbare proforma regel kan direct of later worden gefactureerd. Er kan ook een pro-formafactuur of douanefactuur worden gegenereerd voor zendingen die geen facturering triggeren. Voorbeeld: Een artikel wordt overgezet naar een subcontractor voor uitbestede activiteiten.

De proforma factuur kan worden getriggerd via de sessie Activiteiten per procedure (whinh0106m000). Er kan een proforma factuur of douanefactuur worden gegenereerd nadat de zending de status 'Bevroren' krijgt.

Nadat de douanefactuur is verwerkt, moet de zending bevroren blijven of worden bevestigd. Het bevriezen van de zending kan alleen ongedaan worden gemaakt als de douanefactuur wordt geannuleerd. Bovendien is het nadat een proforma factuur of douanefactuur is aangemaakt, niet mogelijk om een andere pro-formafactuur of douanefactuur aan te maken, totdat de oorspronkelijke factuur wordt geannuleerd door de gebruiker.

Workbench voor proforma facturering

U kunt de workbench voor proforma facturering gebruiken om proforma facturen en factureerbare proforma regels op te vragen. U kunt de regels filteren op basis van de opgegeven waarden en het type factuur. Klik op Filter toepassen om de filterinstellingen toe te passen. In deze workbench kan op elk gegeven moment slechts één soort proforma factuur tegelijk worden verwerkt.