リッチテキスト文書の訪問レポートテンプレートの作成

リッチテキスト文書のプレースホルダ

リッチテキスト文書の訪問レポートテンプレートでは、マーカ内のテキストを使用してプレースホルダを定義します。プレースホルダには 4 つのタイプがあります。これらのタイプのプレースホルダはすべて、マーカ内のテキストを使用して定義します。

この例では、<<Order>> や <<OrderReference>> などがラベル (翻訳可能なテキストプレースホルダ) になります。##DepartmentName## や ##ServiceOrder## などはデータ項目になります。この場合には、これらのラベルとデータ項目は文書レベルのデータセットから取得されます。文書データセットは全般に利用できるので、これらのプレースホルダは文書内の任意の場所で使用することができます。すべてのプレースホルダのリストについては、付録 ｢訪問レポートテンプレートのプレースホルダ｣ を参照してください。

レイアウト

通常、プレースホルダは、RTF 文書内のどの場所に配置してもかまいません。『Service order number ##ServiceOrder## has a start date of ##StartDate##』 のような構成が有効です。

要素を配置するには、タブまたは表を使用します。表の挿入ができます。列または行はマージできます。たとえば、1 行目に 1 つのセルがあり、2 行目に 3 つのセルがある 2 行の表は有効です。

上記のレイアウトでは、フィールド A、B、および C が文書データセットから取得されます。

データを別のデータセットから表示するには、レイアウト規則に従う必要があります。すべてのデータセットの従属プレースホルダは、表内になければなりません。データセットの ID は、レイアウト規則に重要です。ID は、この表の最初のテキストとして、最初のセルの最初の行に配置する必要があります。

データセットレイアウト規則:

データセット規則では、3 行以上が定義されます。

• 最初の行には、データセット ID ([[ ]] マークを含む) を格納する必要があります。この文書の冒頭に記載されているデータセット定義も参照してください。データセット ID が見つからない場合、表はレイアウト表として扱われます。上記を参照してください。データセット ID 行は、マージの実行後に削除されます。
• 最後の行は、データセットにレコードが格納されるごとに複製されます。複製された各行のデータプレースホルダは、対応するデータセットレコードの値に置換されます。レイアウトの行にデータセットプロパティに対応していないデータプレースホルダが含まれる場合、親データセットを使用して置換が実行されます。親データセット内に一致するものが見つからない場合、プレースホルダが照合され、文書データセットの値に置換される可能性があります。
• その他すべての行はヘッダ行 (ゼロ、1 つまたは複数) です。通常、ヘッダ行には翻訳可能なテキストプレースホルダ (<< >>) が含まれます。ヘッダ行にデータプレースホルダが含まれる場合、データは親データセットに基づいて置換されます。適用できない場合、プレースホルダは文書データセットに基づくデータに置換されます。

データセット表の最小要件は、2 行です。ヘッダ行はオプションです。

2 つのヘッダ行がある例:

ヘッダ行がない例:

入れ子のレイアウト

親子関係を表すために、追加規則が定義されます。活動および材料では、活動ごとの材料が必要になる場合、材料表を活動表内に入れ子にする必要があります。データセットには、子セットとして使用されるかどうかを識別する構造があります。訪問のすべての材料ではなく、現在の活動の材料のみが入れ子の材料表に含まれます。

Word では、簡単に実行できます。カーソルを表セルに置き、[挿入] タブで [表の追加] を選択します。

入れ子のデータセットレイアウト規則:

入れ子のデータセットレイアウトの例:

上記の例で、材料費データセット [[MaterialCost]] は、活動データセット [[Activities]] に入れ子になっています。##Description## は Activities データセットから取得され、##Quantity##、##Item##、および ##ItemDescription## は MaterialCost データセットから取得されます。

入れ子のデータセットレイアウトの結果例:

合計

費用を表す各データセットに対して、合計が計算されます。デフォルトテンプレートでは、これらの合計が要約段落に表示されます。

プレースホルダ Totalxxx および GrandTotal には、選択した活動の全費用の値が表示されます。これらの費用の詳細ラインは、必ずしもレポートに表示する必要はありません。プレースホルダ TotalDetailxxx および GrandDetailTotal には、詳細原価ラインから取得された値だけが含まれます。

この方法では、詳細なしで合計だけを表示するか、詳細を表示してから、これらの詳細の合計を表示するかを選択できます。

テンプレートを編集するツール

テンプレートは、rtf ファイルで保存する必要があります。このファイル形式を編集できるテキスト処理アプリケーションもほかにありますが、Microsoft Word でこのファイル形式を処理できます。テンプレートの作成後に、ファイルは rtf 文書として保存する必要があります。

テンプレートを編集するツール

テンプレートは、rtf ファイルで保存する必要があります。このファイル形式を編集できるテキスト処理アプリケーションもほかにありますが、Microsoft Word でこのファイル形式を処理できます。テンプレートの作成後に、ファイルは rtf 文書として保存する必要があります。

ヒント: プレースホルダの編集

プレースホルダを追加または変更する場合は、プレースホルダ全体を一度にタイプし、個々の文字を変更しないようにしてください。Word は表示されないマーカを RTF 文書に追加することがあります。この場合、レポートマージャはテンプレートをすぐに解釈することができず、プレースホルダが訪問レポートで置換されません。正しく入力されていてもマージされた値が表示されないプレースホルダについては、テンプレート文書を編集し、先頭および末尾のマーカを含むプレースホルダを最初から最後まで再入力してください。

ヒント: MS Word 設定の Web レイアウトビュー

Word をエディタとして使用する場合、[Web レイアウト] ビューを使用することをお勧めします。｢メニュー｣ バーから [表示] タブを選択し、[Web レイアウト] ビューをクリックします。用紙の右余白を超えて表の罫線が表示されますが、編集することができます。

ヒント: グリッド線の表示

セルのグリッド線を表示することもできます。デフォルトでは、この機能は有効になっていません。[ホーム] タブの罫線のレイアウトオプションで、[グリッド線の表示] をクリックします。表示線のない罫線は、点線で表されます。