Archiviazione di transazioni finalizzate
Per garantire la corretta archiviazione in una struttura multisocietà, sono valide le seguenti regole:
- Ogni società deve disporre di una società di archiviazione propria. Le società non possono condividere una società di archiviazione.
- La struttura delle società di archiviazione deve essere una copia esatta dell'ambiente reale.
- Una società deve mantenere la stessa società di archiviazione per tutta la sua durata. Dopo che i dati sono stati archiviati, non è possibile modificare la società di archiviazione.
Se è necessario disporre di capacità di archiviazione aggiuntiva, è consigliabile impostare un secondo ambiente di archiviazione, che deve essere anch'esso una copia esatta dell'ambiente reale. Definire le società del secondo ambiente di archiviazione come società di archiviazione delle società del primo ambiente di archiviazione. Se necessario, è possibile impostare altri ambienti di archiviazione. È quindi necessario archiviare i dati di ogni società di archiviazione nella corrispondente società di archiviazione del secondo ambiente di archiviazione, e così via.
Durante l'archiviazione dei dati, LN crea una matrice con tutte le società del gruppo e la società di archiviazione collegata a ognuna di esse. Se a una delle società del gruppo non è collegata alcuna società di archiviazione, LN segnala un errore e interrompe il processo di archiviazione.
I batch e le righe di batch vengono archiviati e/o eliminati solo se si esegue l'archiviazione e l'eliminazione nella società in cui sono presenti, ovvero la società origine. Eventuali documenti interaziendali e le transazioni finalizzate correlate appartenenti al batch non vengono archiviati e/o eliminati fino a quando non viene archiviata la società di destinazione.
Se il batch è stato eliminato dall'ambiente reale, tali documenti interaziendali e transazioni saranno temporaneamente privi di un batch nell'ambiente reale fino all'archiviazione delle transazioni della società di destinazione. È pertanto consigliabile archiviare tutte le società di un gruppo in un breve periodo di tempo.
Vengono inoltre archiviate le esecuzioni di finalizzazione. Un'esecuzione di finalizzazione può essere eliminata dall'ambiente reale solo se sono stati eliminati anche tutti i batch collegati.
I documenti finanziari vengono archiviati e/o eliminati se l'archiviazione e l'eliminazione vengono eseguite nella società in cui sono presenti. Per ogni documento, LN esegue una ricerca per trovare eventuali documenti interaziendali correlati.
Se il tipo di transazione del documento indica che la numerazione del documento non deve essere in sequenza fissa, il documento non viene eliminato dall'ambiente reale per evitare numeri documento duplicati.
Una transazione finalizzata non viene eliminata dall'ambiente reale se l'anno finanziario della transazione non equivale a quello del batch e se l'anno finanziario della transazione non può essere ancora archiviato. Se l'opzione Archivia è selezionata, il batch, la riga di batch e il documento correlati vengono copiati nella società di archiviazione e mantenuti nell'ambiente reale.
Se una transazione viene ancora utilizzata come riferimento da ordini di vendita o di acquisto aperti, viene contrassegnata come Eliminato, ma non viene effettivamente eliminata. Il batch, la riga di batch e il documento correlati vengono copiati nella società di archiviazione e mantenuti nell'ambiente reale. Vengono quindi eliminati quando le transazioni aperte di riferimento vengono chiuse e archiviate, ad esempio quando si esegue la sessione Archiviaz./Eliminaz. fatture di acquisto completam. pagate (tfacp2250m000).
Se il conto contabile della transazione è un conto associabile, vengono archiviati anche tutti i dati di associazione correlati.
Durante il processo di archiviazione, la società di origine della transazione finalizzata viene sostituita con la società di archiviazione della società di origine. In questo modo, l'ambiente di archiviazione non conterrà riferimenti all'ambiente reale.
Durante l'archiviazione, nell'ambiente di archiviazione vengono copiate anche le relazioni tra documenti interaziendali. Nell'ambiente di archiviazione tali relazioni vengono aggiornate in modo tale che ogni documento nella relazione faccia riferimento all'ambiente in cui è effettivamente presente. Nell'ambiente reale la relazione tra documenti viene mantenuta fino a quando tutte le transazioni finalizzate correlate non vengono eliminate. Per le transazioni correlate a fattura, questo comportamento si verifica solo durante la rimozione delle fatture completamente pagate. La relazione tra documenti viene aggiornata anche nell'ambiente reale, per fare riferimento al documento archiviato se tutte le transazioni finalizzate relative sono state rimosse dall'ambiente reale.
Al termine del normale processo di archiviazione, viene eseguito un ulteriore passaggio di archiviazione in cui vengono archiviati tutti i documenti e le transazioni presenti nella società reale prodotti da registrazioni interaziendali. Durante questo passaggio, le relazioni interaziendali vengono archiviate e/o eliminate come descritto in precedenza.
I batch, le righe di batch e i documenti con stato Eliminato vengono eliminati dall'ambiente reale, a meno che il tipo di transazione del documento non indichi che la numerazione del documento non deve avere sequenza fissa. Tali documenti non vengono eliminati dall'ambiente reale per evitare numeri documento duplicati.