Gestione documenti

Gestione dati (ODM) offre soluzioni per un'efficiente gestione dei dati in uno scenario di sviluppo dei prodotti, con funzionalità incorporate per la gestione dei dati. LN ODM assicura la corretta gestione dei dati relativi ai prodotti e l'applicazione di rigorosi processi di gestione del ciclo di vita dei prodotti. ODM fornisce agli utenti di LN funzionalità completamente integrate per la gestione dei documenti, delle modifiche e delle cartelle. Nel package sono inclusi un browser oggetti e una funzionalità avanzata per la generazione di report e l'esecuzione di query. È possibile allegare documenti agli oggetti di LN e visualizzare i corrispondenti file allegati ai documenti.

È possibile utilizzare Gestione dati (ODM) per gestire dati correlati a ERP.

Le principali funzioni e caratteristiche di Gestione documenti sono illustrate negli argomenti riportati di seguito:

• Gestione documenti
• Gestione modifiche
• Gestione cartelle
• Query
• Tabelle di sistema (impostazione)

Il modulo Gestione documenti fornisce funzionalità generali per la gestione dei documenti di LN. Gestione documenti garantisce un uso efficiente e sicuro delle informazioni affidabili e coerenti relative ai documenti.

In Gestione documenti sono disponibili le seguenti funzionalità:

• Accesso controllato ai documenti
• Memorizzazione protetta del contenuto dei documenti
• Gestione del ciclo di vita dei documenti
• Gestione delle revisioni dei documenti
• Visualizzazione e modifica del contenuto di tutti i tipi di file, ad esempio file CAD e documenti digitalizzati
• Gestione delle relazioni tra documenti e altri oggetti contenuti nel database di LN

• Documenti

  Nei documenti sono contenuti file elettronici o copie fisiche. È possibile allegare queste ultime a una revisione del documento. Se nessuna copia fisica è allegata al documento, quest'ultimo rappresenta un'entità logica utilizzata per raggruppare altri documenti.

• Revisioni dei documenti

  Una revisione di un documento consente di tracciare lo stato in cui si trova il documento durante una specifica fase del ciclo di vita. Per impostazione predefinita, le revisioni vengono create contemporaneamente al documento. Vengono identificate univocamente da un ID documento e dal tipo di documento.

• Ciclo di vita dei documenti

  L'intero ciclo di vita di un documento, dallo stadio iniziale a quello finale, è composto da varie fasi, quali: In fase di elaborazione, Inoltrato, Approvato, Rilasciato, Ritirato, Scaduto, Respinto.

• Attività di configurazione di Gestione documenti

  L'amministratore di LN è responsabile dell'esecuzione delle attività di configurazione di Gestione documenti riportate di seguito:

  • Attività varie
  • Attività di registrazione di dettagli relativi a copie fisiche
  • Attività di gestione dei file

• Tipi di documento

  A ogni documento viene assegnato un tipo. Ciascun tipo di documento è associato a una modalità di revisione che viene applicata a tutti i documenti di quel tipo. La maschera documento e la maschera revisione documento possono dipendere dal tipo di documento. I tipi di documento determinano se è necessario assegnare revisioni alle copie fisiche e ai file allegati alle revisioni documenti. I tipi di documento conservati dalle società sono, ad esempio, le norme di sicurezza, le istruzioni di montaggio, gli schemi dei collegamenti elettrici, le istruzioni di manutenzione, i disegni e i documenti standard.

• File

  È possibile salvare il contenuto di un documento in uno o più file in formato elettronico. Per registrare qualsiasi tipo di file in formato elettronico, è possibile collegare il file in questione a una revisione documento alla quale è associato lo stato In fase di elaborazione. Il tipo di documento associato alla revisione determina se i file vengono assegnati con revisioni, ferma restando la relativa disponibilità. I file devono trovarsi in directory registrate in LN dall'amministratore di LN.

• Importazione di file in ODM

  La possibilità di importare file in ODM costituisce un miglioramento della funzionalità di gestione dei documenti, in quanto permette all'utente di importare in ODM i file di una precedente versione del sistema. È possibile collegare tutti i file importati a un singolo documento ODM oppure collegare ciascun file importato a un unico documento ODM. È possibile inoltre collegare documenti ODM a entità LN, ad esempio ordini di assistenza, ordini di acquisto, elementi di progettazione e così via.

• Copie fisiche

  È possibile memorizzare un documento e il relativo contenuto come copia fisica su un supporto cartaceo, una pellicola di poliestere e così via. Le copie fisiche vengono memorizzate in un'ubicazione specifica che è possibile scegliere in base alle proprie esigenze. Nella definizione di una copia fisica vengono riportati il supporto di memorizzazione e l'ubicazione.

Il modulo Gestione modifiche fa riferimento al concetto fondamentale di modifica ed è quindi dedicato al controllo dei processi di modifica dei prodotti. La modifica, in particolare nell'ambito della produzione industriale, rappresenta un fattore non solo costante, ma anche critico. In uno scenario in tempo reale, infatti, il frequente aggiornamento e la continua personalizzazione dei prodotti, operazioni necessarie per migliorare la qualità, ridurre i costi, aggiornare la produzione e soddisfare le richieste dei clienti, richiedono l'adozione di un metodo accurato e comprovato che consenta di gestire il processo di implementazione delle modifiche.

• Richiesta di modifica

  La creazione di una richiesta di modifica rappresenta la fase preliminare di un processo di modifica. È possibile avviare la modifica da diverse origini, interne o esterne all'organizzazione, sotto forma di richiesta di modifica. La strategia di elaborazione delle richieste prevede l'eliminazione di quelle non rilevanti e il raggruppamento di quelle simili. Per creare una richiesta di modifica, è indispensabile disporre delle autorizzazioni utente appropriate.

• Modifica

  La modifica fa riferimento all'intestazione di modifica. Tutte le richieste di modifica correlate vengono collegate a un'unica modifica. Alla creazione di una nuova modifica, viene automaticamente generata la prima versione della proposta di modifica. È possibile creare una modifica anche senza una corrispondente richiesta.

• Proposta di modifica

  Per proposta di modifica si intende un'entità, gestita per versioni, relativa a una modifica. Quando si crea una modifica, viene generata per impostazione predefinita una nuova proposta di modifica, che può essere approvata o respinta. Nel primo caso lo stato della modifica viene modificato in Approvato, mentre nel secondo caso lo stato rimane lo stesso, ovvero Creato, ed è possibile creare una nuova proposta con tutte le entità collegate.

• Ordine di modifica

  In una versione della proposta di modifica è presente un elenco di date di validità proposte, che vengono registrate come ordini di modifica. Benché gli ordini di modifica siano collegati alla proposta di modifica, l'eventuale presenza dei primi è completamente indipendente da quella della seconda. È possibile selezionare un ordine di modifica in base alle date di validità. Per controllare la data di validità e la data di scadenza di più ordini di modifica, è possibile definire una dipendenza padre/figlio tra due ordini di modifica. Quando due ordini di modifica sono collegati in base a una dipendenza gerarchica, viene creato un elenco di ordini di modifica (BOCO) strutturato su due livelli disposti gerarchicamente. È possibile collegare alla proposta di modifica gli ordini di modifica inclusi nell'elenco.

• Gruppo di revisione

  Questo gruppo è costituito da un responsabile modifiche e da revisori che implementano le modifiche utilizzando il modulo Gestione documenti. Un gruppo di revisione può essere creato solo dagli utenti autorizzati. I revisori del gruppo inoltrano la proposta di modifica per la revisione. I revisori elaborano consigli e il responsabile modifiche assume la decisione finale.

Per gestire le cartelle è possibile utilizzare Gestione cartelle. La definizione di cartelle agevola la gestione delle informazioni relative ai prodotti. È possibile utilizzare le cartelle per raggruppare informazioni correlate di diversi tipi, ad esempio informazioni relative ai disegni e agli elementi di progettazione, in modo da renderne più semplice il recupero.

• Creazione e gestione delle cartelle

  Il termine cartella denota un'entità nella quale è possibile includere altri oggetti di LN definiti in LN ODM. Le cartelle sono contenitori che consentono di riunire insieme oggetti di LN per comunicazioni o raggruppamenti. Qualsiasi entità di LN può risiedere in una cartella, che rappresenta infatti un elemento di dati nel quale è possibile includere un gruppo di oggetti correlati.

• Oggetti contenuti nelle cartelle

  Una cartella è un elemento contenente un gruppo di oggetti correlati. La gestione delle cartelle interessa le attività riportate di seguito:

  • Creazione di una cartella. È possibile creare cartelle e sottocartelle per diversi argomenti.
  • Eliminazione di una cartella.
  • Collegamento degli oggetti definiti in LN ODM. Per inserire l'oggetto nella cartella, utilizzare la funzione relativa al contenuto della cartella.

• Stato delle cartelle

  Quando si crea una nuova cartella, a quest'ultima viene associato lo stato In fase di elaborazione/Creato ed è possibile modificarne il contenuto. Se lo stato della cartella è In fase di elaborazione/Creato, utilizzare il profilo del contenuto per inserire gli oggetti definiti in LN ODM all'interno della cartella. Al termine della fase di elaborazione iniziale, è necessario bloccare la cartella. Lo stato della cartella viene automaticamente modificato in Bloccato, valore che implica l'impossibilità di apportare modifiche alle proprietà o al contenuto della cartella. A tale scopo, sarà infatti necessario procedere allo sblocco della cartella e lo stato della cartella diventerà In fase di elaborazione/Creato.

Il modulo Query e report offre funzioni per la generazione tempestiva di informazioni fondamentali che ricoprono rilevanza strategica per un'organizzazione. I report consentono di presentare le informazioni in un formato strutturato.

In Query e report sono disponibili le funzionalità riportate di seguito:

• Definizione ed esecuzione di query per tutti gli oggetti ODM
• Definizione, implementazione, tracciabilità, memorizzazione e visualizzazione delle condizioni di query per gli oggetti ODM
• Memorizzazione dei set di risultati delle query e ripetizione delle query sui dati memorizzati
• Attivazione di filtri per dati di sessione basati sul set di risultati delle query, sia per query di base sia per query collegate
• Impostazione di assegnazioni di ruoli basate su query
• Report sull'accesso generati dai moduli Gestione modifiche, Gestione documenti e Gestione cartelle
• Creazione, visualizzazione o stampa di report basati su oggetti
• Visualizzazione dei risultati delle query in vari formati

L'obiettivo principale delle query consiste nel fornire una struttura in grado di semplificare il meccanismo di ricerca degli oggetti. La funzionalità di report consente di visualizzare i risultati della query in vari formati di report.

Nel modulo Tabelle di sistema (impostazione) sono disponibili utilità di amministrazione di LN ODM. Le sessioni di configurazione ODM consentono all'amministratore ERP di gestire tabelle contenenti dati relativi all'organizzazione e di configurare il sistema in modo che risponda alle esigenze organizzative, inclusa la determinazione delle funzioni eseguibili dai diversi tipi di utenti sui vari tipi di oggetti ODM.

Certi oggetti di configurazione ODM sono specifici per il modulo Gestione documenti. Alcuni oggetti vengono utilizzati da più moduli del package, mentre altri rappresentano oggetti di configurazione del sistema LN, inclusi nel modulo Tabelle di sistema (impostazione) per completezza.

L'amministratore ERP deve gestire i seguenti tipi di dati di configurazione:

• Dati correlati ad attività di Gestione documenti
• Dati correlati ad attività di Gestione modifiche
• Dati correlati ad attività di Gestione cartelle
• Dati correlati a query e report
• Dati correlati a parametri ODM comuni e a integrazioni con applicazioni esterne
• Autorizzazioni utente basate su gruppi di azioni
• Maschera oggetto per la generazione di codici identificativi degli oggetti
• Motivi validi per l'esecuzione di azioni

L'amministratore ERP è inoltre responsabile delle necessarie operazioni di importazione ed esportazione dei dati di sistema.

• Browser oggetti

  Il browser oggetti consente di definire e suddividere in categorie le relazioni tra gli oggetti di LN ODM. In questo browser gli oggetti a livelli multipli e le relative relazioni vengono visualizzati in ordine gerarchico.

• Collegamenti tra oggetti

  Per indicare le relazioni esistenti tra gli oggetti, è possibile creare appositi collegamenti. È consentito impostare sia collegamenti tra oggetti dello stesso tipo, sia collegamenti tra oggetti di tipi diversi. Il sistema di configurazione di LN ODM determina il tipo di oggetti che è possibile collegare.

• Maschere oggetto

  Le maschere oggetto consentono di generare automaticamente codici identificativi univoci degli oggetti in un formato coerente. L'amministratore di LN configura le maschere oggetto in modo da generare codici identificativi nel formato adottato nell'organizzazione.

• Definizione delle maschere oggetto

  È possibile specificare uno o più codici di maschera per ogni oggetto definito in ODM. Il codice di maschera è costituito da dati di sistema che consentono di identificare la configurazione di maschera da utilizzare per l'attributo dell'oggetto. Se per un oggetto sono definiti più codici di maschera, LN determina automaticamente la configurazione del codice di maschera attivo da utilizzare in ogni situazione. Fanno eccezione gli oggetti doc_rev e folder che presentano due codici di maschera, necessari per generare la revisione provvisoria e la revisione definitiva, in caso di revisione del documento, e l'ID cartella e la revisione della cartella, in caso di cartelle.

• Gruppo attività

  Questa funzione consente di gestire il gruppo di attività e le attività collegate. Ogni gruppo di attività può presentare un ruolo utente univoco, oggetti allegati al ruolo e attributi delle attività proposti sotto forma di riepilogo che indicano, ad esempio, le attività totali e le attività completate, il costo stimato e il costo effettivo totale.

• Elenco revisori

  I revisori vengono assegnati a un gruppo di revisione, che può essere istituito per una modifica o per la gestione di documenti e viene presieduto da un responsabile modifiche autorizzato ad aggiungere o a eliminare i revisori. È possibile avvalersi del gruppo di revisione in uno scenario di gestione delle modifiche, in un scenario di gestione dei documenti o in entrambi gli scenari.

• Definizione degli host

  Un host è un computer al quale accede il modulo Gestione documenti. Si definiscono host anche i computer client dai quali vengono richiamate le sessioni LN del modulo Gestione documenti, nonché i computer dotati di file server e tutti i computer nei quali è installato il componente server di sicurezza.

• Server di sicurezza

  Il server di sicurezza rappresenta un componente fondamentale per la gestione dei file nel modulo Gestione documenti. Questo server presiede al trasferimento di tutti i file da e verso il disco rigido del computer, le unità installate e le altre aree protette. I file vengono spostati e copiati tra diverse aree.

• Definizione e assegnazione delle aree

  È necessario registrare come aree tutte le directory alle quali si accede da Gestione documenti, incluse le directory in cui vengono modificati i file e quelle in cui vengono memorizzati i file protetti da Gestione documenti.

• Installazione di aree e assegnazione dell'accesso utente

  L'area installata consiste in un'area di lavoro che è necessario caricare o installare nel computer client dell'utente per consentire l'accesso all'area di lavoro e la memorizzazione di file. L'area di lavoro è ubicata in un host remoto. Quando viene utilizzata un'area installata, i file vengono registrati e salvati nell'area di lavoro specificata nella definizione dell'area installata. Il percorso presente nell'host locale può essere visualizzato solo dopo la definizione dell'area installata.

• Modalità di revisione

  Il meccanismo utilizzato per assegnare le revisioni a un documento varia a seconda della modalità di revisione associata al tipo di documento dall'amministratore di LN.

• Famiglie di oggetti

  Una famiglia di oggetti è composta da un insieme di oggetti correlati e viene utilizzata per gestire i collegamenti tra gli oggetti. Per definire una nuova famiglia di oggetti, utilizzare la sessione Famiglie di oggetti (dmsys1512m000).