Contabilità fornitori

Gruppi finanziari di Business Partner

I gruppi finanziari di Business Partner consentono di stabilire il collegamento tra la Contabilità fornitori e la Contabilità clienti da un lato Questi gruppi vengono utilizzati inoltre per stabilire un collegamento alla Contabilità generale. Per ogni gruppo di Business Partner è necessario definire un set di conti contabili e di dimensioni in cui registrare le transazioni.

Conti di controllo

In Giappone, Spagna, Italia e in altri Paesi è necessario registrare i diversi tipi di effetti attivi e passivi in conti di controllo differenti. Utilizzando più conti di controllo per i gruppi finanziari di Business Partner, è possibile registrare transazioni commerciali reali e altre transazioni correlate ad acquisti o vendite in diversi conti di controllo.

Incassi a fronte di spedizioni

È possibile utilizzare la funzionalità dei ricevimenti a fronte di spedizioni per generare o immettere transazioni di pagamento e di ricevimento in Gestione di cassa in base alle informazioni sulle spedizioni o sugli ordini e per gestire i saldi per spedizione o per ordine.

Effetti commerciali

Gli effetti commerciali sono strumenti di pagamento accettati legalmente, ad esempio assegni, assegni circolari, pagherò e cambiali, Gli effetti commerciali possono essere utilizzati al posto dei pagamenti in contanti. Poiché gli effetti commerciali sono negoziabili, possono inoltre essere utilizzati come strumenti di credito, ad esempio per sconti e girate. Possono essere disponibili su carta e su supporti magnetici, a seconda della prassi aziendale e degli standard bancari locali.

Factoring

In LN sono supportati il factoring degli effetti attivi insoluti e il pagamento delle fatture di acquisto a factor utilizzati dai propri fornitori.

Associazione di fatture di acquisto

La funzionalità di associazione automatica consente agli utenti di associare fatture di acquisto a ordini di acquisto o di trasporto. Gli utenti inoltre possono eseguire manualmente l'associazione a ordini di acquisto, ricevimenti, costi logistici, ordini di trasporto o consumi. È inoltre supportata l'associazione di fatture multisocietà, in cui una società elabora fatture di acquisto per il gruppo.

Autofatturazione

Per ogni intestazione di ordine di acquisto è possibile definire se utilizzare l'autofatturazione.

Scadenzari pagamenti

Uno scadenzario pagamenti definisce gli accordi relativi agli importi da pagare in base al periodo specifico. È possibile collegare uno scadenzario pagamenti ai termini di pagamento. In ogni riga dello scadenzario sono definiti la parte dell'importo della fattura da pagare entro un periodo specifico, il metodo di pagamento da utilizzare e le condizioni di sconto applicabili.

Autorizzazione di pagamento

Oltre ad approvare le fatture per l'elaborazione, è possibile approvare separatamente le fatture di acquisto e le fatture di costi per il pagamento in Contabilità fornitori. Le informazioni di controllo riguardanti l'approvazione delle fatture vengono archiviate.

Autorizzazione delle differenze di prezzo e dei costi aggiuntivi

Le differenze di prezzo si verificano quando l'importo della fattura è diverso da quello dell'ordine o dell'incasso. Le differenze di prezzo vengono rilevate automaticamente da LN quando la fattura viene associata agli ordini di acquisto o ai ricevimenti.

Contabilità fornitori 360

Contabilità fornitori 360 offre un unico punto di accesso da cui è possibile eseguire quasi tutte le attività correlate alla Contabilità fornitori:

Anal. anz. cred.
Visualizzare o stampare l'analisi anzianità crediti per il saldo insoluto totale relativo al Business Partner 'Origine fattura'.
Elab. fatt. acq.
Associare le righe di fattura agli ordini di acquisto o ai ricevimenti di acquisto e approvare le fatture.
Partite aperte
Visualizzare l'elenco delle fatture di acquisto aperte per il Business Partner selezionato.
Relazioni factor.
Assegnare un factor a un Business Partner 'Origine pagamento' se si cedono le fatture al factor e non è impostato alcun factor predefinito per il partner associato.
Autorizza fatture acquisto

È possibile effettuare le seguenti attività:
- Approvare differenze di prezzo superiori alle tolleranze definite.
- Creare transazioni relative a costi aggiuntivi.
- Approvare fatture per il pagamento.
Saldi Business Partner
Visualizzare i saldi e l'analisi anzianità crediti del Business Partner, oltre alla situazione creditizia corrente in relazione al Business Partner selezionato.
Estratti conto procurement card
Se un acquisto è stato pagato con procurement card, visualizzare e gestire i dettagli del relativo estratto conto.
Scadenzari pagamenti
Se alla fattura è collegato uno scadenzario pagamenti, visualizzare le righe di scadenzario generate. È inoltre possibile collegare manualmente uno scadenzario pagamenti a una fattura.
Informazioni fattura su righe ordini di acquisto
Visualizzare gli ordini di acquisto relativi al Business Partner selezionato con le fatture collegate.
Documenti correlati a pagamenti
Visualizzare le informazioni correlate ai pagamenti del Business Partner selezionato.
Pagamenti Business Partner - Informazioni ordine
Visualizzare le informazioni di pagamento relative all'ordine di acquisto del Business Partner selezionato.

Cancellazione delle differenze valutarie

Per migliorare la funzionalità di cancellazione delle differenze valutarie, la sessione Stampa analisi valutaria è stata estesa alla stampa del report per gruppo di Business Partner. Vengono ora creati due report, uno relativo alla differenza valutaria dettagliata per gruppi di Business Partner e uno senza raggruppamento per Business Partner, consentendo in tal modo di ottenere un'analisi più efficace della differenza valutaria in base alla quale rivalutare i saldi delle fatture alla fine del periodo.

Commercio interaziendale

È ora possibile generare fatture di commercio interaziendale per l'intervallo di fatture di acquisto selezionato.

Avvisi di pagamento e associazione EBS

Nella Repubblica Ceca e Slovacca, le società devono creare file dei pagamenti che possono essere elaborati dalle banche. In questi file banca è necessario riportare le normali informazioni come Business Partner, numero banca, valuta e importo. È inoltre necessario riportare le seguenti informazioni:

Simbolo variabile: il codice numerico di 10 cifre che fa riferimento alle informazioni di pagamento, utilizzato per associare il pagamento al credito, al contratto o al pagatore.
Simbolo specifico: il codice numerico di 10 cifre che indica la classificazione dei pagamenti in ingresso.
Simbolo costante: il codice numerico di 4 cifre che indica le informazioni relative allo scopo di pagamento.

Contabilità in base al tipo di acquisto (Repubblica Ceca e Slovacca)

In base ai principi di contabilità della Repubblica Ceca e Slovacca, le società sono tenute a conservare i libri dei conti in base a un piano dei conti predefinito. In questo piano dei conti predefinito, alcuni intervalli di conti contabili sono distinti in base al tipo di acquisto, ad esempio materie prime, merci e servizi. È pertanto necessario consentire ai clienti della Repubblica Ceca e Slovacca di associare il conto di ricevimento delle fatture ai conti contabili appropriati in base al tipo di acquisto.

Importo e quantità associati modificabili

Per una maggiore facilità di utilizzo del processo di associazione dei dati in Contabilità fornitori, nelle sessioni per l'associazione delle righe di ricevimento sono stati aggiunti i campi Importo associato e Quantità.

Informazioni aggiuntive sull'IVA

In diverse società è necessario riportare la data dell'imposta, ovvero la data in cui sono stati forniti i servizi o le merci oppure in cui è stato incassato il pagamento, se la data è determinabile e se è diversa da quella di emissione della fattura. Questo campo è stato aggiunto alla sessione Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000).

Riepilogo anzianità crediti senza IVA

È supportata la possibilità di eseguire le sessioni Stampa riepilogo anzianità crediti Business Partner 'Destinazione fattura' (tfacr2411m000) e Stampa riepilogo anzianità crediti Business Partner 'Origine fattura' (tfacp3425m000) senza IVA per soddisfare, tra l'altro, la legge francese in materia di trasparenza. Nei report sono contenuti gli intervalli di anzianità crediti con un numero di fatture corrispondente, gli importi totali senza IVA e una percentuale di fatture totali senza IVA.

Controllo delle differenze valutarie

È possibile consentire la registrazione delle differenze valutarie se sono presenti transazioni non finalizzate tramite un parametro della società.

Sono state aggiunte verifiche aggiuntive per impedire agli utenti di commettere errori:

Il sistema non consente di calcolare le differenze valutarie per un periodo futuro.
Per impostazione predefinita, il valore del campo Data tasso viene ricavato in base alla selezione del periodo.
La data del documento e il periodo finanziario vengono determinati in base al valore del campo Data tasso.
Nota
Queste modifiche vengono applicate alle sessioni Calcolo differenze valutarie per Contabilità fornitori, Contabilità clienti e Contabilità generale.

Alle sessioni di calcolo delle differenze valutarie di ACP e ACR sono stati aggiunti nuovi report:

Differenze valutarie per Business Partner e Valuta
Differenze valutarie per Conto contabile e Valuta

Riutilizza numero di fattura fornitore

Durante la registrazione delle fatture di acquisto gli utenti possono commettere errori. Se ciò accade, vengono apportate correzioni per le quali è necessario riutilizzare il numero della fattura di acquisto specificato dal fornitore. In genere, è importante che il sistema blocchi la registrazione di numeri duplicati per le fatture dei fornitori, ma in caso di correzioni, questo controllo impedisce all'utente di registrare la correzione. Ciò costituisce un problema, perché in tal caso la fattura del fornitore corretta non può essere inserita e quindi elaborata.

Per consentire a un utente di inserire una richiesta allo scopo di riutilizzare il numero di fattura di un fornitore è stata aggiunta una nuova funzionalità. Dopo l'approvazione tramite flusso di lavoro, l'utente può inserire una fattura di correzione utilizzando lo stesso numero di fattura del fornitore. LN terrà traccia del numero di volte in cui è stato utilizzato tale numero.

Collegamento delle note di accredito alle fatture basate su codice WHT

È possibile collegare una nota di accredito con ritenuta di acconto alla fattura originaria in modo da evitare eccedenze di pagamento al fornitore e all'ufficio imposte.

Al momento della registrazione della nota di accredito, l'utente potrà collegare una nota di accredito del fornitore con ritenuta di acconto alla fattura originaria, tenendo presenti due osservazioni:

Per poter collegare la nota di accredito alla fattura è necessario che i codici di ritenuta di acconto e le aliquote d'imposta della nota di accredito corrispondano a quelli della fattura originaria.
Con questa unica eccezione: se è selezionato il parametro del paese relativo a Israele, non vengono applicate restrizioni, poiché la ritenuta di acconto viene calcolata e registrata al momento del pagamento della fattura, dopo il collegamento.

Note di addebito per Contabilità fornitori

In diversi paesi è prassi comune inviare note di addebito ai fornitori anziché attendere che sia il fornitore a inviare una nota di accredito. L'invio di note di addebito consente di velocizzare il processo di rimborso in caso di fatture di acquisto non corrette da parte del fornitore. Utilizzando le note di addebito, la società può assicurarsi che ai fornitori vengano pagati gli importi corretti.

Alla sessione Tipo di transazione (tfgld0511m000) sono state apportate modifiche. All'interno della categoria di transazioni Nota di accredito per acquisti è possibile selezionare una nuova sottocategoria Nota di addebito. Le transazioni create per questo tipo vengono gestite come note di addebito.

Le note di addebito create possono essere visualizzate e stampate dalla nuova sessione Note di addebito (tfacp2507m100), accessibile dal menu Contabilità fornitori\Controllo partita aperta e dalla sessione pannello di controllo Contabilità fornitori 360 (tfacp2560m000). Sono disponibili le seguenti opzioni di visualizzazione:

Per Numero documento (predefinito)
Per Business Partner per Numero documento

È possibile avviare la nuova sessione Stampa note di addebito (tfacp2407m000) scegliendo il comando Stampa note di addebito nelle sessioni Note di addebito (tfacp2507m000) e Inserimento fattura di acquisto (tfacp2600m000) (per i tipi di transazione con la nuova sottocategoria Nota di addebito).

Le transazioni non finalizzate vengono sempre stampate come bozze di nota di addebito.
Solo le transazioni finalizzate con stato fattura Approvato o Transazioni immesse possono essere stampate come note di addebito originarie.
È sempre possibile stampare una copia della versione originaria delle note di addebito. In tal caso, lo stato delle note di addebito viene modificato in Copia.

Nota

Se per un documento approvato viene stampata una nota di addebito originaria, non è possibile annullare l'approvazione.

La sessione Interrogazione fattura di acquisto (tfacp2600m100) è stata modificata. È ora possibile avviare la nuova sessione Note di addebito dal menu Riferimento.

Flusso di lavoro per le fatture ricevute

Le fatture ricevute possono ora essere utilizzate con ION Workflow.

Per avviare il processo di ION Workflow, è possibile inoltrare una fattura ricevuta con stato Convalidato o Bozza. Dopo l'approvazione da Workflow, la fattura ricevuta può essere registrata come Fattura costi o Fattura di acquisto registrata.

Business Partner 'Origine vendita' relativo alle fatture di acquisto ricevute per la gestione della partita IVA corretta

Per determinare la partita IVA corretta del Business Partner, nella sessione Fattura di acquisto ricevuta (tfacp1610m000) è stato aggiunto il campo Business Partner 'Origine vendita'. Se la fattura viene importata, il Business Partner 'Origine vendita' viene recuperato durante il processo di importazione.

Per recuperare un Business Partner 'Origine vendita' predefinito, effettuare le seguenti operazioni:

Se è specificata la partita IVA del Business Partner, viene utilizzato il Business Partner 'Origine vendita' collegato a tale partita IVA.
Se sono disponibili informazioni sulla società logistica e sul numero di ordine o sul documento di trasporto, viene utilizzato il Business Partner 'Origine vendita' dell'ordine.

Sconti di pagamento per le righe di fattura di acquisto selezionate

Per soddisfare i requisiti legali e le prassi aziendali ottimali della Germania, nel calcolo degli sconti per i pagamenti è stata aggiunta una funzionalità che consente di escludere determinate righe di fattura di acquisto. Se è necessario sottrarre sconti sul pagamento della fattura, viene effettuata una correzione di imposta che viene riportata nei codici di imposta corretti.

La casella di controllo Escludi da sconto pagamento è stata aggiunta alle seguenti sessioni:

Righe imposta ricevuta (tfacp1610m000)
Righe imposta fattura ricevuta (tfacp1112m100)
Righe imposta fattura (tfacp1112m000)
Transazioni (tfacp1102m300), per le fatture costi

Il campo è inizialmente nascosto ed è applicabile soltanto se viene impostato lo sconto sul pagamento nei termini di pagamento selezionati nella fattura. Questo termine di pagamento deve avere la casella di controllo Sconto comprensivo di imposta selezionata nella sessione Termini di pagamento (tcmcs0513m000). Se al pagamento viene sottratto lo sconto, le righe escluse non vengono prese in considerazione per il calcolo dello sconto sul pagamento e nemmeno per le correzioni dell'imposta.