Traitement des réclamations fournisseur

Enregistrement d'une réclamation fournisseur

Sur l'en-tête de la réclamation, vous pouvez préciser si la réclamation sera réglée par un avoir (reçu du fournisseur) ou par une facture (envoyée au fournisseur), en sélectionnant l'option souhaitée dans le champ Procédure facture réclamation de la session Réclamation fournisseur (tscmm2600m000).

Vous pouvez préciser si la ligne de réclamation doit être réglée via un remboursement des coûts (selon le montant approuvé sur la ligne de réclamation) ou des matières (selon l'article et la quantité spécifiés sur la (les) ligne(s) de réclamation). Pour ce faire, sélectionnez l'option Rembourser les matières ou Rembourser les coûts du champ Mode de réclamation sur la ligne de réclamation dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000).

Une réclamation fournisseur peut être créée :

• Manuellement : Vous pouvez renseigner manuellement les valeurs de l'en-tête de réclamation et les lignes de réclamation.
• A partir d'une réclamation client : Vous pouvez transférer une (ligne de) réclamation client pour générer une (ligne de) réclamation fournisseur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Création d’une demande de réclamation fournisseur à partir de réclamations client.
• A partir d'un document d'achat : Vous pouvez enregistrer une réclamation sur la base de documents comme des factures, des ordres de service, des commandes fournisseurs ou un programme d'achat. Les informations du document d'achat sont indiquées sur l'en-tête de la réclamation dans la session Réclamation fournisseur (tscmm2600m000). Vous pouvez également copier les données du document d'achat à l'aide de l'option Copier toutes les lignes du menu Actions.
• A partir d’une ligne d’ordre de service (matières, main-d’œuvre ou autres coûts) : Lorsque vous exécutez un ordre de service, une ou plusieurs lignes de coûts peuvent résulter de l'article (des articles) défectueux d'un ou plusieurs fournisseurs. Ces lignes peuvent être sélectionnées et transférées dans la session Demandes de réclamations fournisseur (tscmm1114m000) pour générer la réclamation fournisseur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Création de demandes de réclamation fournisseur à partir de lignes de coûts d’ordre de service/lignes de couverture de maintenance
• A partir de lignes de couverture de l'ordre de maintenance sur article client : Lorsque vous exécutez un ordre de maintenance sur article client, une ou plusieurs lignes de coûts peuvent résulter de l'article (des articles) défectueux d'un ou plusieurs fournisseurs. Ces lignes peuvent être sélectionnées et transférées dans la session Demandes de réclamations fournisseur (tscmm1114m000) pour générer la réclamation fournisseur. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Création de demandes de réclamation fournisseur à partir de lignes de coûts d’ordre de service/lignes de couverture de maintenance

Soumission d'une réclamation fournisseur

Vous devez soumettre la réclamation après l'avoir enregistrée. Une fois la réclamation soumise, le statut de l'en-tête de la réclamation est défini sur En attente d'approbation. Les lignes de réclamation peuvent à présent être Approuvé, Rejeté, Modifié ou Annulé.

Approbation des estimations

Lorsque la réclamation est soumise et le champ Utiliser estimations coché dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), une ligne d'estimation est créée et le statut de la ligne de réclamation est mis à jour sur En attente d'approbation des estimations. Il est obligatoire d'approuver les estimations avant d'approuver la réclamation. Si les estimations ne sont pas approuvées, la Quantité approuvée et le Montant approuvé dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000) ne peuvent être modifiés.

Expédition de pièces défectueuses au fournisseur

Si les matières doivent être retournées au fournisseur avant l'approbation de la réclamation, vous devez cocher la case Retour matière requis de la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000). Une ligne de livraison de réclamation client est alors créée dans la session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000). Une fois la réclamation soumise, un ordre magasin est créé et le Statut de la ligne de réclamation est mis à jour sur En attente du retour de matière.

Si le champ Réception retour matière est défini sur A recevoir dans la session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000), un retour matière est imprimé. Cependant, vous devez recevoir le retour matière avant de pouvoir expédier les articles. Pour recevoir l’autorisation retour matière, utilisez l’option Retour matière reçu du menu Action ou le bouton Retour matière reçu de la session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000) ou Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000).

Action pour Article - Vous pouvez utiliser le champ Action d'approbation (pour la matière approuvée) et le champ Action de rejet (pour la matière rejetée) de la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000) pour déterminer comment le fournisseur doit gérer les matières défectueuses retournées. Le fournisseur peut Conserver et prendre propriété, Retour au client ou Rebut l'article. Une fois l'article défectueux retourné par le fournisseur, une ligne de réception de réclamation fournisseur est créée.

Clôture de la ligne de livraison magasin des matières défectueuses

Lorsqu'un ordre magasin est créé pour une session Livraisons réclamation fournisseur (tscmm2112m000) mais que tous les articles ne peuvent être livrés pour une raison quelconque, l'ordre magasin des articles restants peut être terminé afin de pouvoir traiter la réclamation fournisseur sans envoyer toutes les matières défectueuses.

Clôture d'une ligne de réception magasin des matières remboursées

Lorsqu'un ordre magasin est créé pour une session Réceptions réclamation fournisseur (tscmm2113m000) mais que tous les articles ne sont pas reçus pour une raison quelconque, l'ordre magasin des articles restants peut être terminé afin de pouvoir traiter la réclamation fournisseur sans recevoir tous les articles.

Approbation de la réclamation

Vous pouvez approuver l'en-tête de réclamation ou les lignes de réclamation individuelles. Une fois qu'une ligne de réclamation est approuvée, son statut est défini sur Approuvé. Si toutes les lignes sont traitées (approuvées ou rejetées), le statut de l'en-tête est défini sur Approuvé. Si une ou plusieurs lignes sont rejetées, le champ Partiellement approuvé est coché sur l'en-tête de la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000).

Si le champ Mode de réclamation est défini sur Rembourser les matières dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), un ordre magasin est créé pour recevoir les matières de remplacement du fournisseur.

En fonction de l'option sélectionnée pour le champ Imputé à dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), les montants de la réclamation approuvée sont enregistrés sous forme de revenus de réclamation sur la garantie fournisseur de l'article sérialisé, avec le statut Actif, pour l'installation sur l'en-tête de la réclamation fournisseur.

Envoi d'une facture

Une fois la réclamation approuvée et le champ Procédure facture réclamation défini sur Selon facture dans la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000), une facture doit être envoyée au fournisseur.

Avoir

Une fois la réclamation approuvée et le champ Procédure facture réclamation défini sur Selon avoir dans la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000), un avoir doit être reçu de la part du fournisseur. L’avoir peut être lié aux lignes de réclamation une fois celui-ci reçu dans Comptabilité fournisseurs.

La ligne de réclamation est réglée

Une fois la réclamation approuvée, le statut de la ligne de réclamation est mis à jour sur "réglé" uniquement dans les cas suivants :

• Si le champ Procédure facture réclamation est défini sur Selon avoir et que le Mode de réclamation de la ligne est Rembourser les coûts dans la session Lignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), les lignes d’avoir fournisseur peuvent être liées à la ligne de réclamation à l’aide d’un compte général avec l’ensemble d’intégration de la réclamation fournisseur. Vous pouvez définir le statut de la ligne de réclamation manuellement sur Réglé si au moins une ligne d’avoir liée présente a la case Facture finale sélectionnée dans la session Lignes facture réclamation fournisseur (tscmm2115m000). En outre, les avoirs fournisseurs de coûts associés doivent être finalisés dans le Comptabilité générale et les avoirs fournisseurs associés liés aux ordres doivent être approuvés dans Comptabilité fournisseurs.
• Si le champ Procédure facture réclamation est défini sur Selon facture dans la session Lignes facture réclamation fournisseur (tscmm2115m000), SLI déclenche la création de la ligne de facture de réclamation fournisseur dans la session Lignes facture réclamation fournisseur (tscmm2115m000) et définit automatiquement le statut sur Réglé.

Rejet d'une réclamation fournisseur

L'utilisateur peut enregistrer le rejet de la réclamation à l'aide de l'option Rejeter la réclamation client sur la ligne ou l'en-tête de réclamation dans la session Liste des réclamations fournisseur (tscmm2100m000). L’utilisateur doit préciser un motif de rejet de la réclamation. L'option est disponible pour ajouter des informations supplémentaires dans le Texte de rejet. Si la case Retour matière requis est cochée dans la sessionLignes de réclamation fournisseur (tscmm2110m000), une livraison magasin est créée pour que le fournisseur renvoie l'article réclamé.

Annulation d'une réclamation fournisseur

Vous pouvez annuler la réclamation mais pas les lignes de réclamation individuelles ; le statut de toutes les lignes de réclamation est défini sur Annulé.

Vous pouvez annuler la réclamation uniquement lorsque le Statut de l’en-tête de la réclamation est Modifié ou En attente d'approbation et qu’aucune ligne de réclamation ayant le statut Approuvé ou Réglé n’existe.

Clôture et suppression d'une réclamation fournisseur

Une réclamation fournisseur est close lorsque :

• Le statut de l'en-tête de la réclamation fournisseur est Approuvé, Rejeté ou Annulé.
• Le statut de la ligne de toutes les lignes de réclamation fournisseur est Réglé, Rejeté ou Annulé.
• Toutes les lignes de livraison et de réception de la réclamation fournisseur sont finalisées (aucun ordre ouvert n'existe pour la réclamation fournisseur).

Une fois une réclamation fournisseur fermée, il est possible de consigner la réclamation dans l’historique, mais uniquement lorsque le paramètre de réclamation Utilliser historique des réclamations est sélectionné dans la session Paramètres de gestion des réclamations (tscmm0100m000).

Enfin, l’option de suppression de la/des réclamation(s) fournisseur fermée(s) devient disponible. Lorsqu'une réclamation fournisseur est supprimée, son en-tête et toutes ses lignes le sont également. Si la case Utilliser historique des réclamations du paramètre est cochée dans la session Paramètres de gestion des réclamations (tscmm0100m000), la suppression n'est possible qu'après la consignation de la réclamation dans l'historique. Une réclamation fournisseur peut uniquement être supprimée une fois que toutes les données de réconciliation financière sont acceptées.