Archivage des écritures finalisées
Pour garantir la prise en charge correcte de l'archivage dans une structure multisociétés, les règles suivantes s'appliquent :
- Chaque société doit avoir sa propre société d'archivage. Des sociétés ne peuvent pas partager une société d'archivage.
- La structure des sociétés d'archivage doit être l'exacte copie de l'environnement actif.
- Une société doit conserver la même société d'archivage jusqu'à la fin de sa vie. Une fois les données archivées, la société d'archivage n'est plus modifiable.
Si une capacité d'archivage supplémentaire s'avère nécessaire, il est recommandé de configurer un second environnement d'archivage qui soit aussi une copie exacte de l'environnement actif. Définissez les sociétés du second environnement d'archivage comme les sociétés d'archivage des sociétés du premier environnement d'archivage. Définissez autant d'environnements d'archivage que nécessaire. Archivez alors les données provenant de chaque société d'archivage dans la société d'archivage correspondante du second environnement d'archivage, etc.
Lorsque vous archivez les données, LN construit un tableau contenant toutes les sociétés du groupe et la société d'archivage associée à chaque société. Si l'une des sociétés du groupe n'a pas de société d'archivage, LN signale une erreur et interrompt le processus d'archivage.
Les lots et les lignes de lot ne sont archivés et/ou supprimés que si vous effectuez ces opérations dans la société où ils existent. Il s'agit toujours de la société source. Tous les documents intersociétés et les écritures finalisées associées appartenant au lot ne seront archivés et/ou supprimés que si la société cible est archivée.
Si le lot a été supprimé de l'environnement actif, ces documents et ces écritures intersociétés existeront temporairement sans le lot jusqu'à ce que les écritures de la société cible soient archivées. Il est donc recommandé d'archiver toutes les sociétés d'un groupe dans un délai relativement court.
Les traitements de finalisation sont également archivés. Un traitement de finalisation ne peut être supprimé de l'environnement actif que si tous les lots associés ont été également supprimés.
Les documents financiers sont archivés et/ou supprimés si vous effectuez ces deux opérations dans la société où ils existent. Pour chaque document, LN recherche s'il existe un document intersociétés associé.
Si le journal du document indique que la numérotation du document ne requiert pas de séquence fixe, le document n'est pas supprimé de l'environnement actif afin d'éviter les numéros en double.
Une écriture finalisée n'est pas supprimée de l'environnement actif si l'exercice de l'écriture n'est pas égal à l'exercice du lot et s'il ne peut pas encore être archivé. Si l'option d'archivage est sélectionnée, le lot, la ligne du lot et le document associés sont copiés dans la société d'archivage et sont conservés dans l'environnement actif.
Si une écriture est encore référencée par des commandes clients ou fournisseurs non réglées, elles est marquée comme étant Supprimé mais ne l'est pas vraiment. Le lot, la ligne du lot et le document associés sont copiés dans la société d'archivage et sont conservés dans l'environnement actif. Ils sont supprimés lors de la fermeture et de l'archivage des écritures ouvertes référencées, par exemple lors du lancement de la session Archivage/suppression factures fourn. totalement réglées (tfacp2250m000).
Si le compte général de l'écriture est un compte de rapprochement, toute donnée de rapprochement associée est également archivée.
Lors de l'archivage, la société d'origine de l'écriture finalisée est remplacée par la société d'archivage de la société d'origine. De cette façon, l'environnement d'archivage ne contient pas de références à l'environnement actif.
Lors de l'archivage, les relations des documents intersociétés sont également copiées dans l'environnement d'archivage. Dans cet environnement, ces relations sont mises à jour de telle sorte que chaque document de la relation fasse référence à l'environnement dans lequel le document existe réellement. Dans l'environnement actif, la relation de document est conservée tant que toutes les écritures finalisées associées n'ont pas été supprimées. Pour les écritures associées aux factures, ceci ne se produit que pendant le retrait des factures payées complètement. La relation de document est également mise à jour dans l'environnement réel afin de pouvoir faire référence au document archivé, si toutes les factures finalisées associées ont été retirées de l'environnement actif.
Après l'archivage, une étape d'archivage supplémentaire consistant à archiver toutes les écritures et tous les documents de la société active provenant des imputations intersociétés est suivie. Lors de cette étape, les relations intersociétés sont archivées et/ou supprimées selon la procédure décrite plus haut.
Les lots, les lignes de lots et les documents dont le statut est Supprimé sont supprimés de l'environnement actif, jusqu'à ce que le journal du document indique que la numérotation des documents ne requiert pas de séquence fixe. Ces documents ne sont pas supprimés de l'environnement actif afin d'éviter les numéros de document en double.