Demandes d'achat
Processus d'approbation des demandes d'achat
Quand le dernier approbateur du processus d'approbation externe a approuvé une demande d'achat, la case Dépense approuvée est cochée sur l'en-tête de demande d'achat. Le contrôle budgétaire s'exécute automatiquement, quelle que soit la valeur contenue dans le champ Demande achat vérif. budget disponible lors de dans la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000).
Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes qui ne sont pas rejetées, la demande d'achat ne peut pas être approuvée. car l'exception doit d'abord être traitée. Pour traiter l'exception de budget, vous pouvez modifier les lignes de demande d'achat pour lesquelles la case Dépense approuvée est cochée, ainsi la répartition compte budgétaire liée. Une fois le traitement des exceptions budgétaires effectué et le budget vérifié pour toutes les lignes, le statut de la demande d'achat passe de En attente d'approbation à Approuvé.
Les exceptions de budget concernant des lignes rejetées peuvent être ignorées lors de l'approbation. Les engagements correspondant à ces lignes rejetées sont contrepassés lors de l'approbation finale.
Processus de conversion des demandes d'achat
Les demandes d'achat approuvées peuvent être converties en une commande fournisseur ou un appel d'offres.
Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en une commande fournisseur, l'écriture Pré-engagement de cette ligne fait l'objet d'une contrepassation lors de l'imputation de l'écriture Engagement de la ligne de commande fournisseur. La date/heure du contrôle budgétaire et de l'imputation de l'engagement est déterminé par le champ Commande fourn. vérif. budget disponible lors de dans la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si ce champ est Saisie de document, l'engagement de demande d'achat est contrepassé sur l'entrée de la ligne de commande fournisseur. Si ce champ est Approbation de document, le contrôle et la mise à jour s'effectuent au moment de l'approbation de la commande fournisseur. Dans ce cas, l'engagement lié à la demande d'achat est contrepassé lors de la première approbation de la ligne de commande fournisseur. L'engagement fait également l'objet d'une contrepassation lorsque la ligne de commande fournisseur générée est supprimée ou annulée.
- Le lien entre la demande d'achat et la ligne de commande fournisseur est enregistré dans les sessions Données de lignes de demande d'achat liées (tdpur2502s000) et Ligne de commande fournisseur - Informations liées (tdpur4502s000).
- Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en une ligne de commande fournisseur, la répartition compte budgétaire est copiée sur la ligne d'ordre.
Lorsqu'une ligne de demande est convertie en un appel d'offres, l'écriture Pré-engagement de cette ligne ne fait pas l'objet d'une contrepassation car dans ce cas, les écritures budgétaires ne sont pas enregistrées pour les appels d'offres. La contrepassation de l'imputation d'engagement s'effectue lorsque l'appel d'offres généré est supprimé ou qu'il est converti en un contrat d'achat ou un barème de prix. Lorsque l'appel d'offres est converti en une commande fournisseur, l'engagement lié à la demande d'achat est contrepassé lors de la création ou de l'approbation de la ligne de commande fournisseur générée, selon la valeur du paramètre Commande fourn. vérif. budget disponible lors de, ou lors de sa suppression ou de son annulation.
- Le lien entre la demande d'achat et l'appel d'offres est stocké dans la session Données de lignes de demande d'achat liées (tdpur2502s000) et celui entre la commande fournisseur et l'appel d'offres l'est dans les sessions Ligne de commande fournisseur - Informations liées (tdpur4502s000) et Données d'appel d'offres liées (tdpur1502s000).
- Lorsqu'une ligne de commande fournisseur est générée à partir d'une ligne d'appel d'offres générée depuis une ligne de demande d'achat, la répartition compte budgétaire de la ligne de demande d'achat est copiée vers la ligne d'ordre. La répartition compte budgétaire ne peut être copiée que si les sociétés financières de la demande et de la commande sont encore identiques.
- Les demandes d'achat converties ne peuvent être supprimées que si l'écriture budgétaire Pré-engagement de la ligne de demande a été contrepassée par la ligne de commande fournisseur ou d'appel d'offres liée.