Traitement des cartes d’achat

Importation des demandes d'achat et des relevés (tfacp2255m000)

Cette session permet de réaliser les opérations suivantes :

importer un fichier XML des relevés de carte d'achat que vous avez reçu de votre banque ;
importer un fichier XML des demandes d'achat préparées dans le module E-Procurement ou dans toute autre application d'achats externe.

Vous devez indiquer le nom du chemin d'accès du fichier à importer. Lors de l'import, LN crée des relevés de carte d'achat ou des demandes d'achat basées sur les données importées.

Demandes d'achat (tfacp2528m000)

Affichez et corrigez une demande d'achat importée ou saisisses manuellement les demandes d'achat. Si vous avez importé une demande d'achat, vous devez vérifier le champ Ligne de rapprochement contenant la ligne de rapprochement.

Relevés de carte d'achat (tfacp1520m000)

Afficher et corriger un relevé de carte d'achat importé ou saisir manuellement les relevés de carte d'achat.

Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000)

Affichez et corrigez les lignes de relevé de carte d'achat importées ou saisissez les lignes de relevé de carte d'achat. Si vous avez importé un relevé de carte d'achat, vérifiez le champ Description ligne contenant la ligne de rapprochement.

Si vous cochez la case Rapprochement automatique dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000) et que le type de ligne est Demande d'achat, LN tente de rapprocher la ligne de relevé de carte d'achat et les lignes de demande d'achat lors de l'enregistrement de la ligne.

S'il n'y a pas d'erreurs, LN ajoute les lignes rapprochées dans la session Lignes relevé carte d'achat rapprochées des dem. d'achat (tfacp2527m000), puis attribue le statut Rapproché à la ligne de relevé et aux demandes d'achat associées.

Si le type de ligne est Relevés précédents ou Autres, le statut de la ligne de relevé passe à Rapproché lors de l'enregistrement de la ligne.

Vous pouvez à présent :

rapprocher automatiquement le relevé de carte d'achat et les demandes d'achat. Toutes les lignes du relevé sont rapprochées. Passez à l'étape 5.
rapprocher manuellement les lignes de relevé de carte d'achat ou les lignes sélectionnées des demandes d'achat. Le statut de la ligne de relevé passe à Rapproché si toutes les lignes sont rapprochées. Passez à l'étape 7.

Génération des lignes de relevé

Si le relevé de carte d'achat ne contient pas de lignes, dans la session Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000), vous pouvez, dans le menu approprié, cliquer sur Générer et rapprocher lignes. LN génère des lignes de relevé basées sur les demandes d'achat dont le statut est Créé et dont la date est antérieure à la celle du relevé de carte d'achat. Les lignes générées sont alors rapprochées des demandes d’achat. Poursuivez avec la procédure d'approbation des relevés de carte d'achat, comme le décrit l'étape 13.

Rapprochement du relevé de carte d'achat

Pour rapprocher le relevé de carte d'achat, dans le menu approprié de la session Relevés de carte d'achat (tfacp1520m000), cliquez sur l'une des commandes suivantes :

Rapprocher. LN affecte le statut Rapproché à toutes les lignes de relevé si la ligne de rapprochement décrite dans le champ Ligne de rapprochement correspond à celle de la demande d'achat et si le montant de la ligne de relevé est égal à celui de la demande d'achat. Si un montant de TVA est présent, le montant de TVA de la ligne de relevé doit être égal à celui de la demande d'achat.
Rapprocher/approuver/facturer relevés. La session Rapprochement/approbation des relevés de carte d'achat (tfacp2220m000) est lancée. Pour rapprocher les relevés, cochez la case Rapprocher, puis cliquez sur Gén. écritures. Pour rapprocher, approuver et facturer automatiquement les relevés en une seule fois, cochez les cases Rapprocher, Approuver et Facture.

Si des erreurs se produisent, consultez le journal des erreurs en suivant l'étape 9. Vous devez résoudre les erreurs et rapprocher de nouveau les relevés, ou bien rapprocher les lignes de relevé en suivant les étapes 7 et 8.

Rapprochement manuel des lignes de relevé

Pour rapprocher manuellement des lignes de relevé de carte d'achat, dans le menu approprié de la session Relevés de carte d'achat (tfacp1520m000), cliquez sur Lignes. La session Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000) s'ouvre.

Rapprochement d'une ou de plusieurs lignes

Pour rapprocher une ou plusieurs lignes, dans le menu approprié de la session Relevé de carte d'achat - Lignes (tfacp1521m000), cliquez sur l'une des commandes suivantes :

Générer et rapprocher lignes. LN génère des lignes de relevé, basées sur la demande d'achat, dont le statut est Créé. Les lignes générées sont alors rapprochées des demandes d’achat. Utilisez cette commande uniquement si le relevé de carte d'achat ne contient aucune ligne.
Rapprocher toutes lignes relevé. LN attribue le statut Rapproché à toutes les lignes de relevé si le contenu du champ Description de la ligne correspond à la ligne de rapprochement de la demande d'achat et si le montant de la ligne de relevé est égal à celui de la demande d'achat. Si un montant de TVA est présent, le montant de TVA de la ligne de relevé doit être égal à celui de la demande d'achat.
Rapprocher ligne de relevé. Si la catégorie du type de ligne est Relevés précédents ou Autres, le statut de la ligne passe à Rapproché. Si la catégorie du type de ligne est Demande d'achat, la session Rapprochement des demandes d'achat (tfacp2570m000) est lancée. Reportez-vous à l'étape 10.

Si des erreurs se produisent, consultez le journal des erreurs en suivant l'étape 9. Vous devez corriger les erreurs et recommencer le rapprochement des lignes de relevé ou les rapprocher manuellement comme décrit à l'étape 10. Vous devez ensuite effectuer la procédure d'approbation des relevés de carte d'achat, comme le décrit l'étape 13.

Journal d'erreurs (tfacp2536m000)

Cette session permet d'afficher les erreurs consignées par LN lors du rapprochement des lignes de relevés de carte d'achat et des demandes d'achat. Vous devez résoudre les erreurs et rapprocher à nouveau les relevés.

Rapprochement des demandes d'achat (tfacp2570m000)

Cette session permet de rapprocher manuellement les lignes de relevé et les demandes d'achat.

Pour ajuster la quantité ou le montant rapproché, sélectionnez la ligne puis, dans le menu approprié, cliquez sur Rapprocher manuellement. La session Rapprochement manuel des demandes d'achat (tfacp2170s000) s'ouvre. Ajustez la quantité ou le montant rapproché, puis cliquez sur Rapprocher pour rapprocher le relevé de la demande d'achat.

La surfacturation s’applique si la quantité à rapprocher indiquée sur la ligne de relevé de carte d’achat dépasse la quantité indiquée sur la demande d’achat. Pour traiter la surfacturation, suivez l'étape 11.

Si des différences de prix venaient à dépasser les limites définies, approuvez-les manuellement selon la procédure décrite à l'étape 12.

Imputation de la surfacturation (tfacp2265m000)

Cette session permet d'imputer la quantité surfacturée générée si le relevé de carte d'achat est facturé pour une quantité plus importante que la demande d'achat.

Approbation des différences de prix (tfacp2539m000)

Cette session permet d'approuver manuellement une différence de prix qui dépasse les limites définies.

Vous pouvez approuver les différences comprises dans les tolérances définies dans la session Paramètres ACP (tfacp0100m000) ou plus précisément pour vous dans la session Autorisations des factures fournisseurs (tfacp0150m000).

Approbation des relevés de carte d'achat

La session Rapprochement/approbation des relevés de carte d'achat (tfacp2220m000) permet d'approuver les relevés de carte d'achat ayant le statut Rapproché. LN leur attribue le statut Approuvé. Si des erreurs se produisent, consultez le journal des erreurs en suivant l'étape 9. Vous devez résoudre les erreurs et approuver à nouveau les relevés.

Facturation des relevés de carte d'achat

La session Rapprochement/approbation des relevés de carte d'achat (tfacp2220m000) permet aussi de facturer les relevés de carte d'achat ayant le statut Approuvé. LN remplace ce statut par Imputé.

LN crée des factures de coûts pour les relevés de carte d'achat. Si une autorisation de règlement est requise pour les factures de coûts, approuvez le règlement dans la session Autorisation factures fournisseurs (tfacp1142m000). Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Autorisation de règlement dans Comptabilité fournisseurs .

Imputation des provisions (tfacp2260m000)

A la clôture de la période, utilisez cette session pour imputer la provision des demandes d'achat en cours auxquelles vous n'appliquez pas Provisions pour factures à recevoir dans un compte de factures à recevoir.

Lorsque vous clôturez une période, pour les demandes d'achat auxquelles les Provisions pour factures à recevoir s'appliquent, LN crée les imputations suivantes :

Pour provisionner les écritures :
- Débit : compte de coûts de revient pour les demandes d'achat, dans la période de provision.
- Crédit : factures à recevoir.
Si vous facturez les relevés de carte d'achat ultérieurement pendant la période de contrepassation :
- Débit : factures à recevoir.
- Crédit : compte collectif de la Comptabilité fournisseurs.

Impression de l'état des écarts (tfacp1421m000)

Cette session permet de générer un état des écarts trouvés lors de la procédure de rapprochement.

Archivage/suppression factures fourn. totalement réglées (tfacp2250m000)

Retirez les factures réglées en totalité ainsi que les relevés de carte d'achat, les lignes de relevé et les demandes d'achat associés.

Mise à jour de la prévision de trésorerie (tfcmg3210m000)

Cette session vous permet de sélectionner toutes les demandes d'achat non encore facturées. La quantité non imputée est ajoutée à la prévision de trésorerie.