Proceso de reclamación al proveedor

Registrar una reclamación al proveedor

En la cabecera de la reclamación, puede especificar si la reclamación se liquidará mediante una nota de abono (recibida del proveedor) o mediante una factura (enviada al proveedor), seleccionando la opción que corresponda en el campo Procedimiento de reclamación de factura de la sesión Reclamación al proveedor (tscmm2600m000).

Puede especificar si la línea de reclamación se debe liquidar mediante un reembolso de costos (según el importe aprobado en la línea de reclamación) o de materiales (según el artículo y la cantidad especificada en la línea de reclamación). Para hacerlo, seleccione la opción Reembolsar materiales o Reembolsar costos en el campo Método de reclamación de la línea de reclamación en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000).

Una reclamación al proveedor se puede crear:

• Manualmente: Puede especificar los valores de la cabecera de reclamación y las líneas de reclamación manualmente.
• A partir de una reclamación del cliente: Puede transferir una (línea de) reclamación del cliente para generar una (línea de) reclamación al proveedor. Para obtener más información, consulte Crear una solicitud de reclamación al proveedor a partir de reclamaciones de cliente.
• A partir de un documento de compra: Puede registrar una reclamación basada en documentos tales como facturas, órdenes de servicio, órdenes de compra o en una programación de compras. La información del documento de compra se especifica en la cabecera de la reclamación en la sesión Reclamación al proveedor (tscmm2600m000). Como alternativa, también puede copiar los datos del documento de compra utilizando la opción Copiar todas las líneas del menú Acciones.
• A partir de una línea de orden de servicio (material, mano de obra u otro costo): Cuando se ejecuta una orden de servicio, una o varias líneas de costo pueden ser el resultado de artículo defectuosos comprados a uno o varios proveedores. Estas líneas se pueden seleccionar y transferir a la sesión Solicit. reclamación al proveedor (tscmm1114m000) para generar la reclamación al proveedor. Para obtener más información, consulte Crear solicitudes de reclamación al proveedor a partir de líneas de costo de orden de servicio/líneas de cobertura de venta de mantenimiento.
• A partir de líneas de cobertura de orden de venta de mantenimiento: Cuando se ejecuta una orden de venta de mantenimiento, una o varias líneas de costo pueden ser el resultado de artículo defectuosos comprados a uno o varios proveedores. Estas líneas se pueden seleccionar y transferir a la sesión Solicit. reclamación al proveedor (tscmm1114m000) para generar la reclamación al proveedor. Para obtener más información, consulte Crear solicitudes de reclamación al proveedor a partir de líneas de costo de orden de servicio/líneas de cobertura de venta de mantenimiento.

Enviar una reclamación al proveedor

Debe enviar la reclamación tras el registro. Cuando se envía la reclamación, el estatus de cabecera de la reclamación se establece en Aprobación pendiente. Las líneas de reclamación ahora pueden ser Aprobado, Rechazado, Modificado o Cancelado.

Aprobar las estimaciones

Cuando la reclamación se envía y el campo Usar estimaciones está seleccionado en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000), se crea una línea de estimación y el estatus de la línea de reclamación se actualiza a Aprobación pendiente de estimaciones. Es obligatorio aprobar las estimaciones antes de aprobar la reclamación. Si las estimaciones no se aprueban, la Cantidad aprobada y el Importe aprobado en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000) no se pueden modificar.

Enviar componentes defectuosos al proveedor

Si el material se debe devolver al proveedor antes de que se apruebe la reclamación, se debe seleccionar la casilla de verificación Devolución de material obligatoria en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000) y se crea una línea de entrega de reclamación al proveedor en la sesión Entregas de reclamaciones al proveedor (tscmm2112m000). Cuando se envía la reclamación, se crea una orden de almacenaje y el valor de Estatus de línea de la reclamación se actualiza a Devolución pendiente de material.

Si el campo Recibir RMA se establece en Pendiente de recibir en la sesión Entregas de reclamaciones al proveedor (tscmm2112m000), se lista un documento RMA (autorización de devolución de material). No obstante, antes de que los artículos se envíen se debe recibir el RMA. Para recibir el RMA, utilice la opción RMA recibido del menú Acción o el botón RMA recibido de la sesión Entregas de reclamaciones al proveedor (tscmm2112m000) o de la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000).

Acción para artículo: puede utilizar el campo Acción de aprobación (para material aprobado) y el campo Acción de rechazo (para material rechazado) de la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000) para determinar cómo debe gestionar el proveedor el material defectuoso devuelto. El proveedor puede realizar la acción Asumir y mantener la propiedad, Devolución al cliente o Desecho para desechar el artículo. Cuando el proveedor devuelve el artículo defectuoso, se crea una línea de recepción de reclamación al proveedor.

Terminar la línea de entrega de almacén de los materiales defectuosos

Cuando se crea una orden de almacenaje para una sesión Entregas de reclamaciones al proveedor (tscmm2112m000), pero no se pueden entregar todos los artículos por algún motivo, la orden de almacenaje para los artículos restantes se puede terminar para poder procesar la reclamación al proveedor sin enviar todo el material defectuoso.

Terminar una línea de recepción de almacén de los materiales reembolsados

Cuando se crea una orden de almacenaje para una sesión Recepciones de reclamaciones al proveedor (tscmm2113m000), pero no se reciben todos los artículos por algún motivo, la orden de almacenaje para los artículos restantes se puede terminar para poder procesar la reclamación al proveedor sin recibir todos los artículos.

Aprobar la reclamación

Puede aprobar la cabecera de la reclamación o líneas de reclamación individuales. Cuando se aprueba una línea de reclamación, el estatus de la línea de reclamación se establece en Aprobado. Si se procesan todas las líneas (aprobadas o rechazadas), el estatus de la cabecera se establece en Aprobado. Si se rechazan una o varias líneas, el campo Aprobado parcialmente se selecciona en la cabecera en la sesión Reclamaciones al proveedor (tscmm2100m000).

Si el campo Método de reclamación se establece en Reembolsar materiales en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000), se crea una orden de almacenaje para recibir el material de sustitución del proveedor.

Según la opción seleccionada en el campo Etiquetado para en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000), los importes de reclamación aprobados se registran como ingresos de reclamación en la garantía del proveedor del artículo seriado, con el estatus Activo, para la instalación en la cabecera de reclamación al proveedor.

Enviar una factura

Cuando la reclamación se aprueba y el campo Procedimiento de reclamación de factura se establece en Factura basada en en la sesión Reclamaciones al proveedor (tscmm2100m000), se debe enviar una factura al proveedor.

Nota de abono

Cuando la reclamación se aprueba y el campo Procedimiento de reclamación de factura se establece en Nota de abono basada en en la sesión Reclamaciones al proveedor (tscmm2100m000), se debe recibir una factura de nota de abono del proveedor. La nota de abono se puede vincular a las líneas de reclamación después de recibirla en Contabilidad proveedores.

La línea de reclamación está liquidada

Después de aprobar la reclamación, el estatus de la línea de reclamación se actualiza a "liquidada" únicamente:

• Si el campo Procedimiento de reclamación de factura se establece en Nota de abono basada en y el campo Método de reclamación de la línea es Reembolsar costos en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000), entonces las líneas de nota de abono de compra se pueden vincular a la línea de reclamación mediante una cuenta contable con la integración de la reclamación al proveedor establecida. Puede establecer el estatus de la línea de reclamación manualmente en Liquidado si hay como mínimo una línea de nota de abono vinculada que tenga la casilla de verificación Factura final seleccionada en la sesión Líneas de factura de reclamación al proveedor (tscmm2115m000). Además, las notas de abono de compra relativas a costos relacionadas se deben finalizar en Contabilidad general y las notas de abono de compra relacionadas con órdenes se deben aprobar en Contabilidad proveedores.
• Si el campo Procedimiento de reclamación de factura se establece en Factura basada en en la sesión Líneas de factura de reclamación al proveedor (tscmm2115m000), SLI activa la creación de la línea de factura de reclamación al proveedor en la sesión Líneas de factura de reclamación al proveedor (tscmm2115m000) y establece automáticamente el estatus en Liquidado.

Rechazo de una reclamación al proveedor

El usuario puede registrar el rechazo de la reclamación utilizando la opción Rechazar reclamaciones al proveedor en la línea de la reclamación o la cabecera de la reclamación en la sesión Reclamaciones al proveedor (tscmm2100m000). El usuario debe especificar un motivo para el rechazo de la reclamación. Esta opción está disponible para añadir información adicional en el texto del rechazo. Si la casilla de verificación Devolución de material obligatoria está seleccionada en la sesión Líneas de reclamación al proveedor (tscmm2110m000), se crea una entrega de almacén para recibir el artículo reclamado del proveedor.

Cancelar una reclamación al proveedor

Puede cancelar la reclamación pero no las líneas de reclamación individuales; el estatus de todas las líneas de reclamación se establece en Cancelado.

Solo puede cancelar la reclamación cuando el valor de Estatus de la cabecera de la reclamación es Modificado o Aprobación pendiente y no existe ninguna línea de reclamación con el estatus establecido en Aprobado o Liquidado.

Cerrar y borrar la reclamación al proveedor

Una reclamación al proveedor se cierra cuando:

• El estatus de la cabecera de la reclamación al proveedor es Aprobado, Rechazado o Cancelado.
• El estatus de línea de todas las líneas de reclamación al proveedor es Liquidado, Rechazado o Cancelado.
• Todas las líneas de entrega y de recepción de la reclamación al proveedor son finales (no existen órdenes abiertas para la reclamación al proveedor).

Después de que se cierre una reclamación al proveedor, está disponible la opción para contabilizar la reclamación en la historia, pero solo cuando el parámetro de la reclamación Usar historia de reclamaciones está seleccionado en la sesión Parámetros de administración de reclamaciones (tscmm0100m000).

Por último, está disponible la opción para borrar las reclamaciones al proveedor cerradas. Cuando se borra una reclamación al proveedor, se borran la cabecera de la reclamación al proveedor y todas sus líneas. Si la casilla de verificación Usar historia de reclamaciones del parámetro está seleccionada en la sesión Parámetros de administración de reclamaciones (tscmm0100m000), solo se puede proceder al borrado después de que la reclamación se haya contabilizado en la historia. Una reclamación al proveedor solo se puede borrar después de que se hayan aceptado todos los datos de conciliación contable.