Archivar transacciones finalizadas
Para permitir el correcto archivado en una estructura multicompañía, se aplican las reglas siguientes:
- Cada compañía debe tener su propia compañía de archivo. Las compañías no pueden compartir una compañía de archivo.
- La estructura de las compañías de archivo debe ser una copia exacta del entorno vivo.
- Una compañía debe mantener la misma compañía de archivo hasta el final de su vida útil. Una vez que se han archivado los datos, no se puede cambiar la compañía de archivo.
Si hace falta capacidad de archivado adicional, se recomienda que configure un segundo entorno de archivado, que además debe ser una copia exacta del entorno vivo. Defina las compañías del segundo entorno de archivado como compañías de archivo de las compañías del primer entorno de archivo. Si es necesario, pueden configurarse tres o más entornos de archivado. A continuación debe archivar los datos de cada compañía de archivo en su compañía de archivo en el segundo entorno de archivado, y así sucesivamente.
Cuando archiva los datos, LN construye una matriz con todas las compañías del grupo y la compañía de archivo vinculada a cada compañía. Si alguna de las compañías del grupo no tiene una compañía de archivo, LN muestra un error y cancela el proceso de archivado.
Los lotes y las líneas de lote solo se archivan y/o se borran si lleva a cabo el archivado y el borrado en la compañía en la que existen. Esta es siempre la compañía origen. Cualquier documento intercompañía y transacciones finalizadas relacionadas que pertenezcan al lote no se archivan y/o borran hasta que se archiva la compañía objetivo.
Si se ha borrado el lote del entorno vivo, estos documentos y transacciones intercompañía existirán temporalmente sin un lote en el entorno vivo hasta que se archiven las transacciones de la compañía objetivo. Por lo tanto, se recomienda archivar todas las compañías de un grupo en un período corto de tiempo.
También se archivan los procesos de finalización. Un proceso de finalización solo puede borrarse del entorno vivo si todos los lotes asociados también se han borrado.
Los documentos contables se archivan y/o se borran si lleva a cabo el archivado y el borrado en la compañía en la que existen. Para cada documento, LN busca si existe un documento intercompañía relacionado.
Si el tipo de transacción del documento indica que la numeración de documentos no tiene que ser en una secuencia fija, no se borra el documento del entorno vivo para evitar duplicar números de documento.
Una transacción finalizada no se borra del entorno vivo si el ejercicio fiscal de la transacción no es igual al ejercicio fiscal del lote y todavía no puede archivarse el ejercicio fiscal de la transacción. Si la opción Archivar está seleccionada, el lote, línea de lote y documento relacionado se copian a la compañía de archivo y se mantienen en el entorno vivo.
Si una transacción todavía está referenciada por órdenes de venta o de compra abiertas, se marca como Borrado pero en realidad no se borra. El lote, línea de lote y documento relacionado se copian a la compañía de archivo y se mantienen en el entorno vivo. Se borran cuando las transacciones abiertas referenciadas se cierran y se archivan, por ejemplo, al ejecutar la sesión Archivar/Borrar facturas de compra pagadas íntegramente (tfacp2250m000).
Si la cuenta contable de la transacción es una cuenta conciliable, también se archivan los datos conciliados relacionados.
Durante el proceso de archivado, la compañía de origen de la transacción finalizada es sustituida por la compañía de archivo de la compañía de origen. De este modo, el entorno de archivo no contendrá referencias al entorno vivo.
Durante el archivado, las relaciones intercompañía de documentos también se copian al entorno de archivo. En el entorno de archivo, estas relaciones se actualizan de tal forma que cada documento de la relación se refiere al entorno en el que el documento existe. En el entorno vivo, se retiene la relación de documento hasta que se han borrado todas las transacciones finalizadas relacionadas. Para transacciones relacionadas con facturas, esto solo se produce durante el borrado de facturas totalmente pagadas. La relación de documento también se actualiza en el entorno vivo, para poder consultar el documento archivado si se han borrado todas las transacciones finalizadas relacionadas del entorno vivo.
Después del proceso normal de archivado, se lleva a cabo una fase adicional de archivado, en la que se archivan todos los documentos y transacciones de la compañía viva que surgen de contabilizaciones intercompañía. Durante esta fase, las relaciones intercompañía se archivan y/o borran tal y como se ha descrito anteriormente.
Los lotes, las líneas de lote y los documentos que tienen el estatus Borrado se borran del entorno vivo, a menos que el tipo de transacción del documento indique que la numeración del documento no tiene que seguir una secuencia fija. Estos documentos no se borran del entorno vivo, para evitar duplicar números de documento.