Pagos con tarjeta de compra
Los bienes adquiridos que ha pagado a través de una tarjeta de compra son recibidos inmediatamente si se adquieren de almacén, o más tarde si los pide por E-Procurement. Para cada adquisición, puede especificar una solicitud de compra o puede importar un archivo de solicitud de compra de E-Procurement o de otra aplicación.
La compañía de tarjeta de compra envía extractos de tarjeta de compra periódicamente. El extracto de tarjeta de compra contiene el código del producto, el número de tarjeta de crédito y otros detalles, que también se registran para la solicitud de compra. El extracto de tarjeta de compra debe conciliarse con las solicitudes de compra y aprobarse para el pago. Para el permiso de pago de compra, debe procesar los pagos con tarjeta de compra del mismo modo que las facturas de costo. Si anteriormente no ha especificado una solicitud de compra, todavía puede especificar las solicitudes de compra o aprobar manualmente el extracto de tarjeta de compra.
Cuando especifica la solicitud de compra y cuando se factura el extracto de tarjeta de compra, se realiza una contabilización de cuenta contable. Todas las solicitudes de compra para las que no se recibe ningún extracto de tarjeta de compra pueden acumularse en una cuenta contable especial. Esto le permite controlar el ciclo de adquisición completo, desde la solicitud de compra al pago o la conciliación con la contabilidad general.
Recepción directa
La recepción directa significa que LN contabiliza las facturas de compras pendientes de recibir previstas para las solicitudes de compra especificadas. Si selecciona la casilla de verificación Recepción directa para una solicitud de compra en la sesión Solicitudes de compra (tfacp2528m000), LN crea una contabilización de la cuenta de facturas a recibir (GRNI) cuando guarda la solicitud de compra. Al final del período, el importe devengado de las solicitudes de compra que todavía no se han conciliado con un extracto de tarjeta de compra se transfiere al próximo período.
Para extractos de tarjetas de compra con recepción directa, LN calcula las diferencias de precio. Debe aprobar las diferencias de precio que sobrepasen las tolerancias definidas. Para obtener información detallada, consulte Datos de permisos de diferencias de precio y costos adicionales.
Si desmarca la casilla de verificación Recepción directa, no se realiza ninguna contabilización al especificar solicitudes de compra. Al final de un período, puede utilizar la sesión Contabilizar apuntes de diario de devengo (tfacp2260m000) para devengar las solicitudes de compra para las que todavía no ha recibido extractos de tarjeta de compra para pagos. Después de realizar la contabilización de devengo, LN gestiona la solicitud de compra del mismo modo que una solicitud de compra a la que se aplica Recepción directa.
Línea de conciliación
La compañía de tarjeta de compra genera una línea de conciliación para cada línea de extracto de tarjeta de compra. La línea de conciliación contiene una combinación de campos de conciliación, como fecha de solicitud, proveedor o artículo. Para cada compañía de tarjeta de compra, puede definir el formato de la línea de conciliación utilizada en las líneas de extractos de tarjeta de compra. El formato se basa en separadores entre los campos de datos o bien en las longitudes fijas de los campos de datos.
Para definir líneas de conciliación, utilice las sesiones siguientes:
- Códigos de conciliación (tfacp0112m000).
- Campos de conciliación por código de conciliación (tfacp0509m000).
Si especifica la definición de tarjeta de compra en la sesión Tarjetas de compra (tfacp0508m000), también debe especificar la compañía de tarjeta de compra y seleccionar el formato del código de conciliación utilizado por la compañía de tarjeta de compra. Si especifica una solicitud de compra en la sesión Solicitudes de compra (tfacp2528m000), debe especificar la tarjeta de compra utilizada para pagar las mercancías. LN crea entonces una línea de conciliación para la solicitud de compra con los datos que especifica y en el formato que ha vinculado a la tarjeta de compra.
Si importa extractos de tarjeta de compra y/o solicitudes de compra como un archivo XML, el archivo incluye las líneas de conciliación. Se recomienda que compruebe manualmente las líneas de conciliación, corrigiéndolas si es necesario, antes de conciliar los extractos de tarjeta de compra con las solicitudes de compra.
Ajuste anterior
Las líneas de ajuste anterior representan importes pendientes de extractos de tarjeta de compra anteriores todavía abiertos, que no fueron pagados o solo parcialmente. Si especifica una línea de tarjeta de compra de la categoría Correcciones pasadas, LN cierra el extracto de tarjeta de compra anterior. El importe pendiente se paga mediante la línea de ajuste anterior del extracto actual.
Exceso de facturación
El exceso de facturación se produce si la cantidad de mercancías facturadas mediante el extracto de tarjeta de compra supera la cantidad especificada en la solicitud de compra. En la sesión Solicitudes de compra (tfacp2528m000), puede seleccionar cómo desea procesar el exceso de facturación. En todos los casos, la solicitud se establece como Contabilizado.