Procedimiento de orden de compra

En la sesión Orden de compra (tdpur4100m900), se pueden crear órdenes de compra:

• Automáticamente, a partir de varios orígenes, tales como EP, Ventas y Servicio.
• Copiada desde una orden existente en la sesión Copiar orden de compra (tdpur4201s000).
• Manualmente.

Después de crear órdenes de compra, su aprobación es un paso obligatorio del procedimiento de orden de compra. La ejecución de las actividades del procedimiento de orden puede comenzar cuando se aprueba la orden.

Una vez registrada y aprobada la orden, puede listar la orden de compra y enviarla al partner proveedor a modo de confirmación. La sesión Listar órdenes de compra (tdpur4401m000) solo es obligatoria si comunica la orden de compra al partner proveedor por correo o mediante intercambio electrónico de datos (EDI). Si utiliza el teléfono para comunicar órdenes de compra, este paso es opcional.

Una vez listada la orden de compra, aún puede modificarla. Se requiere una solicitud de cambio para actualizar la orden de compra si la casilla de verificación Solicitudes de cambio está seleccionada en la sesión Parámetros de órdenes de compra (tdpur0100m400).

Una vez que se informa al partner proveedor acerca de la orden de compra y esta se aprueba, puede lanzarla a Almacenaje en la sesión Lanzar órdenes de compra a gestión de almacenes (tdpur4246m000). El departamento de almacenaje recibe información ahora sobre las mercancías que debe esperar.

Cuando las órdenes de compra se lanzan al almacén, en Órdenes de almacenaje se activan varias actividades, comenzando por la creación de órdenes de almacenaje en la sesión Órdenes de almacenaje (whinh2100m000). Las actividades de Órdenes de almacenaje dependen del tipo de orden de almacenaje que se vincule al tipo de orden de compra.

Para vincular un tipo de orden de almacenaje a un tipo de orden de compra:

1. Puede vincular las actividades a un procedimiento de almacenaje en la sesión Actividades por procedimiento (whinh0106m000).
2. Puede vincular un procedimiento de almacenaje a un tipo de orden de almacenaje en la sesión Tipos de orden de almacenaje (whinh0110m000).
3. Vincule el tipo de orden de almacenaje en la sesión Tipos de orden de compra (tdpur0194m000).

No es obligatorio lanzar órdenes de compra de artículos de costo y artículos de servicio a Almacenaje. Ello depende de la configuración de la casilla de verificación Lanzar entregables a Gestión de almacenes de la sesión Artículos - Compra (tdipu0101m000). Las entregas directas no se lanzan nunca a almacenaje.

Puede registrar las recepciones de mercancías compradas en Almacenaje o Adquisición.

• Almacenaje

  Si la orden de compra se lanza a Almacenaje, el procedimiento de entrada y el procedimiento de inspección de Órdenes de almacenaje cubren el procedimiento de recepción.

  Cuando se registran recepciones en Almacenaje, los datos de recepción se notifican de nuevo a Adquisición. Puede ver estos datos en las siguientes sesiones:

  • Órdenes de compra - Resumen de recepción (tdpur4531m000)
  • Recepciones de compra (tdpur4106m000)

• Adquisición

  En el caso de artículos que no son de stock que no se lanzan a Almacenaje, puede registrar las recepciones en las sesiones Orden de compra - Líneas pendientes de recepción (tdpur4501m400) y Recepciones de compra (tdpur4106m000).

Una vez confirmada una recepción en la sesión Recepciones de compra (tdpur4106m000), ya no podrá cambiar los datos de recepción en esta sesión. Sin embargo, todavía puede cambiar los datos de recepción específicos en la sesión Corregir recepción de compra (tdpur4106s100).

Al recibir las mercancías, se pueden cambiar sus precios y descuentos. Utilice la sesión Cambiar precio y descuentos después de recepción (tdpur4122m000) para mantener precios y descuentos.

Para gestionar el pago de las mercancías compradas, utilice Contabilidad proveedores. Únicamente puede llevar cabo este proceso si se implementa el paquete Finanzas.

En el procedimiento de orden de compra, no es necesario que el partner envíe una factura. En su lugar, puede utilizar la autofacturación para generar de forma automática facturas de las mercancías compradas.

La autofacturación suele utilizarse si tiene:

• Un contrato con el partner correspondiente al precio de las mercancías que está comprando.
• Un acuerdo con el partner de que usted pagará las mercancías sin recibir una factura de éstas.

La autofacturación se controla mediante estos campos en las sesiones Órdenes de compra (tdpur4100m000) y Líneas de orden de compra (tdpur4101m000):

• Autofacturación

  Si selecciona esta casilla de verificación, se puede generar una factura para cada recepción de línea de orden. En la compañía contable a la que se vincula el departamento de compras, puede seleccionar las líneas de orden y generar las facturas en la sesión Generar facturas de compra autofacturadas (tfacp2290m000).

• Facturar después de

  Este campo puede ser:

  • Inspección

    Las autofacturas solo pueden crearse para la cantidad total recibida aprobada, una vez que finalizan todas las inspecciones de una recepción en concreto.

  • Recepción

    Una autofactura puede crearse de forma inmediata para la cantidad total recibida. Si, tras la inspección, se rechaza alguna cantidad, en la sesión Generar facturas de compra autofacturadas (tfacp2290m000) se crea una factura correspondiente a la cantidad rechazada. Esta factura contiene una cantidad negativa.

Al final del procedimiento de orden de compra, deben procesarse todas las órdenes de compra en la sesión Procesar órdenes de compra entregadas (tdpur4223m000). Las órdenes de compra procesadas se transfieren de la base de datos normal a la base de datos de la historia.