Sincronizar contactos y actividades de CRM con Microsoft Exchange
CRM ofrece la siguiente funcionalidad de sincronización:
- Los contactos de LN se pueden sincronizar con Microsoft Exchange.
- Las actividades con el tipo Llamada o Cita se pueden sincronizar como eventos de calendario entre LN y Microsoft Exchange. Los calendarios se sincronizan en ambas direcciones.
Parámetros y datos maestros de sincronización
Para poder sincronizar contactos y actividades, antes debe definir los siguientes parámetros y datos maestros:
- Seleccione la casilla de verificación Sincronizar contactos en la sesión Parámetros de COM (tccom0000s000) si desea habilitar la sincronización de contactos. Si esta casilla de verificación está seleccionada, también debe especificar códigos ISO en las sesiones Países (tcmcs0510m000) y Idiomas (tcmcs0146m000).
- Seleccione la casilla de verificación Sincronizar actividades en la sesión Parámetros de COM (tccom0000s000) si desea habilitar la sincronización de calendario.
- Configure Exchange Synchronizer en la sesión Configuración de sincronización de MS Exchange (ttaad2140m000).
- Especifique qué usuarios requieren la sincronización de sus contactos y calendarios en la sesión Usuarios de sincronización de MS Exchange (ttaad2141m000).
Para sincronizar las actividades para los asistentes de tipo Empleado, las cuales se especifican en la sesión Asistente (tccom6105m000), se debe aplicar lo siguiente para el empleado:
- El campo Usuario está especificado en la sesión Empleados - General (tccom0101m000).
- El campo Correo electrónico está especificado en la sesión Empleados - Control de Personal (bpmdm0101m000). La dirección de correo electrónico debe ser idéntica, incluso caracteres en mayúscula y minúscula, a la dirección de correo electrónico definida en el dominio de Windows.
- La Dirección de correo electrónico en la sesión Usuarios de sincronización de MS Exchange (ttaad2141m000) es igual al campo Correo electrónico de la sesión Empleados - Control de Personal (bpmdm0101m000). La dirección de correo electrónico debe ser idéntica, incluso caracteres en mayúscula y minúscula, a la dirección de correo electrónico definida en el dominio de Windows.
Solo se pueden enviar invitaciones a una actividad a los calendarios de los asistentes si el Organizador de reunión de la actividad, especificado en la sesión Asistente (tccom6105m000), también está definido en la sesión Usuarios de sincronización de MS Exchange (ttaad2141m000). El motivo de esto es que MS Exchange genera las invitaciones para el organizador.
Exchange Synchronizer
En la aplicación web LN UI Administration, Exchange Synchronizer se puede iniciar y finalizar para un entorno de CRM de LN.
Cuando se inicia Exchange Synchronizer, se realizan estos pasos:
- Synchronizer se conecta a LN.
- La configuración definida en las sesiones Configuración de sincronización de MS Exchange (ttaad2140m000) y Usuarios de sincronización de MS Exchange (ttaad2141m000) se envía a Synchronizer.
- Synchronizer inicia la sincronización de los contactos y las actividades.
Para obtener más información, consulteInfor LN UI Administration Guide.
Sincronizar contactos
Los contactos de LN se sincronizan con Microsoft Exchange mediante un mecanismo de extracción. Synchronizer se activa mediante un intervalo de extracción. Este intervalo consta de un número y una unidad de tiempo, como por ejemplo 1 hora o 7 días. Cuando se activa, para cada usuario que requiere sincronización, Synchronizer recupera los contactos de LN que tienen la casilla de verificación Sincronizar seleccionada en la sesión Contacto (tccom1640m000) y que han cambiado desde la última ejecución de sincronización. Estos contactos se sincronizan con Microsoft Exchange.
Sincronizar calendarios
Los calendarios también se sincronizan mediante un mecanismo de extracción basado en un intervalo de extracción. Cuando se activa, para cada usuario que requiere sincronización, Synchronizer recupera todos los eventos de calendario presentes o futuros de LN y Microsoft Exchange. Synchronizer no utilizará el mecanismo de extracción para sincronizar eventos pasados.
Además del mecanismo de extracción, la sincronización de calendarios también admite el mecanismo de notificación de inserción. Si la casilla de verificación Habilitar sincronización push está seleccionada en la sesión Configuración de sincronización de MS Exchange (ttaad2140m000), cuando se crea, modifica o borra un evento de calendario en Microsoft Exchange o LN, se envía una notificación de inserción a Synchronizer. Esta notificación activa la sincronización del evento de calendario implicado.
El evento de calendario se origina en LN
Para las actividades que se crean en LN y que se deben sincronizar, las siguientes casillas de verificación están seleccionadas en la sesión Actividades (tccom6100m000):
- Creado por Infor LN
- Sincronizar
Cuando se activa, Synchronizer sincroniza los calendarios para los asistentes que están vinculados a la actividad y que tienen la casilla de verificación Invitación seleccionada en la sesión Asistente (tccom6105m000).
Si el evento de calendario aún no existe en Microsoft Exchange, la casilla de verificación Sincronizado no está seleccionada, pero la casilla de verificación Enviado a sincronizador está seleccionada en la sesión Asistente (tccom6105m000).
Cuando se crea el evento de calendario para el asistente en Microsoft Exchange, la casilla de verificación Sincronizado está seleccionada en la sesión Asistente (tccom6105m000).
El evento de calendario se origina en Microsoft Exchange
Los eventos de calendario que se crean en Microsoft Exchange y que se deben sincronizar con LN, pero que aún no existen en LN, también se deben crear en LN. Por lo tanto, en la sesión Cita (tccom6600m100), el evento de calendario se crea como una actividad de tipo Cita a la que se vinculan los asistentes.
Las siguientes condiciones son aplicables a la cita generada:
- En la sesión Actividades (tccom6100m000), la casilla de verificación Creado por Infor LN no está seleccionada y la casilla de verificación Sincronizar está seleccionada.
- La dirección de correo electrónico de un usuario que requiere sincronización determina si un asistente se establece en Empleado, Contacto u Otros en la sesión Asistente (tccom6105m000).
- La casilla de verificación Sincronizado está seleccionada, y la casilla de verificación Enviado a sincronizador no está seleccionada en la sesión Asistente (tccom6105m000).