Inkoopfacturen toekennen

Inkoopfacturen toekennen

U kunt op de volgende manieren afzonderlijke inkoopfacturen en transportfacturen toekennen:

• Automatisch

  LN kent automatisch geregistreerde inkoopfacturen toe aan de opgegeven inkooporder, pakbon of lading of zending. Als de factuur slechts gedeeltelijk kan worden toegekend, kunt u handmatig het resterende niet-toegekende bedrag toekennen.

• Handmatig

  U kunt handmatig facturen toekennen als u het gerelateerde ordernummer of de gerelateerde pakbon of lading of zending niet kent, of als u de factuur wilt toekennen aan meerdere orders.

• In een taak

  U kunt reeksen inkoopfacturen met de status Geregistreerd toekennen en goedkeuren in een taak op de achtergrond.

Inkoopfactuurregels toekennen

De factuurregels die aan de inkoopfacturen zijn gekoppeld, bevatten gegevens, zoals het inkoopordernummer, de pakbon en het artikel, die worden gebruikt bij het toekennen van de facturen aan inkooporders of inkoopontvangsten. Wanneer het Type factuurregel van de factuurregel Order is, komt de factuurregel overeen met inkooporders en ontvangsten. Als het Type factuurregel Logistieke kosten is, komt de factuurregel overeen met de logistieke kosten.

Wanneer geen inkooporder of pakbon is gedefinieerd op een factuurregel die is gerelateerd aan een order, worden de inkooporder en de pakbon van de factuurkop gebruikt om de factuurregel toe te kennen. Het artikel dat op de factuurregels is opgegeven, wordt alleen gebruikt om regels toe te kennen aan inkooporders en ontvangsten met dezelfde artikelcode.

U kunt inkoopfacturen op twee manieren toekennen:

• Factuurregels kunnen rechtstreeks worden toegekend aan inkooporders en ontvangsten, of
• Op grond van de factuurregels de order, de pakbon en het artikel bepalen om de factuur toe te kennen aan inkooporders en ontvangsten.

Wanneer het concept Logistieke kosten actief is, kunnen factuurregels voor logistieke kosten worden toegekend aan logistieke kosten van inkoop- en magazijnontvangsten.

Factuurregels rechtstreeks toekennen aan inkooporders en ontvangsten

De hoeveelheid van de factuurregel, de prijs per eenheid en het netto regelbedrag worden gebruikt bij het toekennen van de factuurregel aan inkooporders en ontvangsten. De factuurregel kan automatisch worden toegekend met een prijsverschil. In LN kunt u de factuurregels niet toekennen aan de inkooporders en de ontvangst als de prijsverschillen de waarden overschrijden op de velden Margepercentage voor toekennen aan prijsverschil en Margebedrag voor toekennen aan prijsverschil in de sessie Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000) of het veld Marge prijsverschil ontvangen facturen in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) overschrijden. Op basis van de waarde die is opgegeven op het veld Procedure voor automatisch toekennen in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000), worden de factuurregels toegekend aan hetzij de inkooporder, hetzij de inkoopontvangst.

• Aan inkooporder toekennen

  • Inkooporderregels met hetzelfde artikel als de factuurregel, dezelfde inkooporder of dezelfde pakbon als de factuurregel of factuurkop worden toegekend aan de factuurregel. De toegekende hoeveelheid is het minimum van de beschikbare hoeveelheid van de factuurregel die niet is toegekend. De toegekende hoeveelheid mag niet groter zijn dan het verschil tussen de hoeveelheid van de inkooporderregel en de hoeveelheid artikelen die tijdens inspecties is afgekeurd.

  • Aan inkoopontvangst toekennen

    Inkoopontvangsten die overeenkomen met het artikel van de factuurregel, inkooporder of pakbon van de factuurregel of kopregel worden toegekend aan de factuurregel. De toegekende hoeveelheid is het minimum van de beschikbare hoeveelheid van de factuurregel die niet is toegekend. De toegekende hoeveelheid mag niet groter zijn dan het verschil tussen de hoeveelheid van de inkoopontvangst en de hoeveelheid van de artikelen die tijdens inspecties is afgekeurd.

  Wanneer de factuurregels rechtstreeks aan de inkooporders en ontvangsten worden toegekend, is de factuur gedeeltelijk of volledig toegekend. Als de factuurregels niet rechtstreeks kunnen worden toegekend, blijft de factuur niet-toegekend.

• Factuur toekennen aan inkooporders en ontvangsten

  Factuurregels die niet rechtstreeks zijn toegekend aan inkooporders en ontvangsten, worden in deze stap geselecteerd voor toekenning. De entiteiten, zoals het artikel, de inkooporder en de pakbon, van de factuurregels worden gebruikt om de factuurregels toe te kennen aan inkooporders en ontvangsten. Als voor factuurregels geen inkooporder en pakbon is opgegeven, worden de facturen toegekend aan de hand van de inkoopordergegevens en pakbongegevens die zijn opgegeven in de factuurkop. Wanneer inkooporders en ontvangsten kunnen worden toegekend, worden de beschikbare en goedgekeurde ontvangen hoeveelheden toegekend. In LN kunt u de facturen van dit type toekennen op basis van de instellingen voor toekenning in de sessie Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000). Er zijn twee soorten instellingen:

  • Het verschil tussen het totale nettobedrag van factuurregel en het totale toe te kennen orderbedrag moet binnen de gedefinieerde marges vallen, of
  • Volledige autorisatie must apply to Invoice Amount higher than Matched Amount or Invoice Amount lower than Matched Amount.

  Bij automatische toekenning, wanneer toegekende bedragen vergeleken met de factuurbedragen binnen de gedefinieerde marges vallen, is het verschil tussen het totale nettobedrag van de factuurregel en het totale toegekende orderbedrag een prijsverschil dat automatisch als een additionele kostenregel wordt geboekt.

Factuurregels toekennen aan logistieke kosten

De factuurregels voor logistieke kosten worden toegekend aan logistieke kosten. Logistieke kosten kunnen deel uitmaken van een factuur die betrekking heeft op een inkooporder, wanneer de leverancier de logistieke kosten samen met de facturering van inkooporders en ontvangsten factureert. Facturen die aan logistieke kosten zijn gerelateerd, kunnen alleen factuurregels voor logistieke kosten bevatten.

Logistieke kosten automatisch toekennen aan factuurregels voor logistieke kosten wordt alleen gestart als:

• Het concept logistieke kosten actief is; en
• Er alleen factuurregels voor logistieke kosten op de factuur staan; of
• De factuurregels voor logistieke kosten en ordergerelateerde factuurregels op de factuur staan; en
  • De ordergerelateerde factuurregels succesvol zijn toegekend; en
  • Ontvangsten van de toegekende inkooporders zijn toegekend aan de factuurregels; en
  • Hoeveelheden op een factuurregel volledig zijn toegekend aan de order-/ontvangsthoeveelheden.

Wanneer factuurregels voor logistieke kosten niet automatisch kunnen worden toegekend, blijft de toekenningsstatus van de factuur Niet toegekend of Gedeeltelijk toegekend.

Twee soorten facturen worden automatisch toegekend.

• Logistieke kosten toekennen voor facturen die zijn gerelateerd aan inkooporders

  De factuurregels voor logistieke kosten worden toegekend aan inkooporders en pakbonnen die mogelijk aanwezig zijn op de factuurregel. Of als er geen inkooporder en pakbon op de factuurregel staan, is de logistieke kostenregel van toepassing op de van toepassing zijnde inkooporders die zijn toegekend aan dezelfde factuur.

  De factuurregels voor logistieke kosten worden toegekend als de geselecteerde logistieke kostenregels:

  • Horen bij de toegekende ontvangsten van de factuur; en
  • Overeenkomen met (indien beschikbaar) alle volgende factuurregelattributen:
    • Artikel
    • Soort logistieke kosten
    • Order
    • Pakbon
    • Betalingsovereenkomst (van Factuur)
  • Het bedrag en het percentage van het prijsverschil in de sessie Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000) niet worden overschreden; of als deze informatie niet beschikbaar is
  • Het bedrag en percentage van het prijsverschil in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) niet worden overschreden.

Een logistieke kostenregel kan aan een factuur worden toegekend zolang het bedrag van de logistieke kostenregel niet groter is dan het openstaande bedrag van de logistieke kosten van de factuur, of een breuk van dit bedrag. De breuk wordt gedefinieerd door de toegekende ontvangsthoeveelheid en de goedgekeurde ontvangen hoeveelheid van de toegekende ontvangst.

• Logistieke kosten toekennen voor facturen die betrekking hebben op logistieke kosten

  De factuurregels voor logistieke kosten worden toegekend aan inkooporders en pakbonnen die mogelijk aanwezig zijn op de factuurregel. Wanneer geen inkooporder en pakbon op de factuurregel staan, wordt de factuurregel voor logistieke kosten toegekend aan de inkooporder en de pakbon van de factuurkop. Wanneer geen inkooporder of pakbon wordt gevonden, wordt de automatische toekenning geannuleerd.

  De factuurregels voor logistieke kosten worden toegekend als de geselecteerde logistieke kostenregels:

  • Overeenkomen met order, pakbon of beide; en
  • Overeenkomen met (indien beschikbaar) alle volgende factuurregelattributen:
    • Artikel
    • Soort logistieke kosten
    • Betalingsovereenkomst (van Factuur)
  • Het bedrag en het percentage van het prijsverschil in de sessie Instellingen autom. toekennen per factureren-door relatie (tfacp0107m000) niet worden overschreden; of als deze informatie niet beschikbaar is
  • Het bedrag en percentage van het prijsverschil in de sessie Parameters ACP (tfacp0100m000) niet worden overschreden.

Een logistieke kostenregel kan aan een factuur worden toegekend zolang het bedrag van de logistieke kostenregel niet groter is dan het openstaande bedrag van de logistieke kosten van de factuur.

Het bedrag van de logistieke kosten en gefactureerde bedrag van de toegekende logistieke kostenregels en factuurregels wordt verdeeld over de desbetreffende logistieke kostenregels en factuurregels.