Offerteaanvraagprocedure

U kunt de sessie Offerteaanvraag (tdpur1600m000) gebruiken om:

• Handmatig offerteaanvragen aan te maken
• De gegenereerde offerteaanvragen te bekijken

  Het genereren van offerteaanvragen vindt plaats in een van de volgende sessies:

  • Offerteaanvragen genereren (tdpur1220m000)

    Hiermee kunt u offerteaanvragen genereren voor een bereik van artikelen of artikelgroepen en de bieders selecteren waarnaar u de offerteaanvragen wilt versturen.

  • Inkoopaanvragen converteren (tdpur2201m000)

    Hiermee kunt u inkoopaanvraagregels converteren naar een offerteaanvraag.

  • Offerteaanvragen vanuit contracten genereren (tdpur3201m000)

    Hiermee kunt u inkoopcontractregels kopiëren naar offerteaanvragen en de bieders waarnaar u de offerteaanvragen wilt versturen, koppelen.

  • Orderplanning actualiseren (cppat1210m000)

    Hiermee worden de geplande inkooporders overgezet van Orderplanning naar Inkoop. Als LN geen kopen-van relatie kan vinden voor het artikel, kan op basis van de geplande inkooporder een offerteaanvraag worden aangemaakt.

Deze stap is alleen van toepassing als u handmatig een offerteaanvraag aanmaakt. Gegenereerde offerteaanvragen worden automatisch aan de geselecteerde bieders gekoppeld.

Voor het koppelen van bieders aan een offerteaanvraag zijn de volgende methoden beschikbaar:

• Per bieder in de sessie Bieders offerteaanvragen (tdpur1505m000)
• Voor een bereik van bieders in de sessie Bieders aan offerteaanvragen toevoegen (tdpur1221m000), of op basis van een lijst met goedgekeurde leveranciers

Op het tabblad Bieders in de sessie Offerteaanvraag (tdpur1600m000) kunt u zien welke bieders aan de offerteaanvraag zijn gekoppeld.

Als de offerteaanvraag is aangemaakt en er bieders aan zijn gekoppeld, drukt u de offerteaanvraag af in de sessie Offerteaanvragen afdrukken (tdpur1401m000) en stuurt u de offerteaanvraag naar de bieders.

Van een bieder ontvangen respons op offerteaanvragen kan worden opgegeven in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Een respons op een offerteaanvraag bevat een of meer responsregels.

Optioneel kunt u onderhandelen over de respons van de bieder en uw tegenvoorstellen opgeven in de sessie Onderhandelingen offerteaanvragen (tdpur1606m000).

De meest recente informatie over responsonderhandelingen, inclusief prijzen, kortingen en datums, wordt gesynchroniseerd met de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Informatie over tegenvoorstellen wordt niet gesynchroniseerd.

U kunt de respons op offerteaanvragen vergelijken en classificeren via de sessies Offerteaanvraagregel, Bieder offerteaanvraag en Respons offerteaanvraag.

In de sessie Respons offerteaanvragen vergelijken (tdpur1600m100) kunnen de responsregels met de status Gereageerd, In onderhandeling of Geaccepteerd worden vergeleken en geclassificeerd. In deze sessie kunt u de beste respons selecteren voor conversie. U kunt een analyse uitvoeren op een afzonderlijke regel of op alle regels van de offerteaanvraag.

De responsregels worden vergeleken en geclassificeerd op basis van:

• Objectieve en subjectieve criteria, indien een criteriumset is opgegeven voor de offerteaanvraag.
• Prijzen en bedragen. In prijzen en bedragen kunnen ook logistieke kosten (bieder en derde partij) worden opgenomen.

NB: Hoewel er geen criteriumset vereist is voor een vergelijking op basis van prijzen en bedragen, kunt u ook prijzen opgeven als criteria in een criteriumset.

U kunt de volgende sessies gebruiken om de geclassificeerde responsregels op te vragen, die worden weergegeven als tabbladen in de sessie Respons offerteaanvragen vergelijken (tdpur1600m100):

• Respons offerteaanvr. vergelijken op basis van set criteria (tdpur1511m000)
• Respons op offerteaanvragen vergelijken op basis van prijzen (tdpur1511m100)
• Respons offerteaanvraag vergelijken obv crit.set per bieder (tdpur1511m200)
• Respons offerteaanvraag vergelijken obv bedragen per bieder (tdpur1511m300)

Zie voor meer informatie:

• Criteria en criteriumsets voor offerteaanvragen opgeven.
• Totale scores voor criteria berekenen
• Respons offerteaanvragen classificeren

Na het accepteren van een responsregel, waarvoor u de status instelt op Geaccepteerd, kunt u de sessie Offerteaanvragen converteren (tdpur1202m000) gebruiken om de responsregel te converteren naar een inkooporder, inkoopcontract of prijsboek.

Voor een geselecteerde responsregel kunt u deze sessie als volgt starten:

• Klik op Offerteaanvragen converteren in het betreffende menu van de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000). Deze opdracht is alleen beschikbaar als het veld Omzettingsactie is ingesteld op Converteren en het veld Soort omzetting is opgegeven in de sessie Respons offerteaanvragen (tdpur1506m000).
• Door op Converteren en vervolgens op Converteren naar order, Converteren naar contract of Converteren naar prijsboek te klikken in het betreffende menu van de sessies Respons offerteaanvr. vergelijken op basis van set criteria (tdpur1511m000), Respons op offerteaanvragen vergelijken op basis van prijzen (tdpur1511m100), Respons offerteaanvraag vergelijken obv crit.set per bieder (tdpur1511m200) of Respons offerteaanvraag vergelijken obv bedragen per bieder (tdpur1511m300).

Gebruik de sessie Offerteaanvragen verwijderen (tdpur1205m000) voor het verwijderen van offerteaanvragen die zijn vervallen, waarvoor geen respons is ontvangen of die nooit aan een bieder zijn gekoppeld.

Gebruik de sessie Niet-geconverteerde respons offerteaanvragen verwerken (tdpur1223m000) voor de verwerking van responsregels waarvoorOmzettingsactie op Negeren staat , of het verwijderen van responsregels waarvoor op Omzettingsactie op Verwijderen... staat.