Synchronisierung der dem Techniker zugewiesenen Aufgabe mit dem Termin in CRM

Service Zugewiesene Aufgaben und CRM-Termine sind integriert, sodass zugewiesene Service-Aufgaben als Termine in CRM angezeigt werden. Folglich sind die (geplanten) Besuche und die neue, dem Service-Techniker zugewiesene Aufgabe für den CRM-Beauftragten sichtbar. Der Terminplan des Service-Mitarbeiters kann über die CRM-Termine mit Outlook synchronisiert werden.

Anlegen einer dem Service-Techniker zugewiesenen Aufgabe

Verarbeiten der dem Techniker zugewiesenen Aufgabe in CRM:

  • Termin

    Wenn im Programm An Techniker zugewiesene Aufgaben (tssoc2505m000) manuell eine dem Service-Techniker zuzuweisende Aufgabe erstellt oder diese aus dem Auftragsprogramm generiert wird und außerdem im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) das Kontrollkästchen CRM-Termine für zugewiesene Service-Aufgaben erstellen markiert ist, wird im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) eine Aktivität der Art Termin erstellt. Die zum Termin gehörenden Daten werden in das Programm für Aktivitäten übernommen. Dazu gehören Informationen wie Thema, Ort, Status, Beginn am, Ende am, Zeit anzeigen als, Zusätzliche Information und Handelspartner.

Hinweis
  • Der geplante Beginn und das geplante Ende werden als Anfangs- und Endtermin mit CRM synchronisiert.
  • Die Voreinstellung für den Wert im Feld Handelspartner des CRM-Termins im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) wird dem Kunden des Service-Auftrags/Werkstattauftrags entnommen.

  • Teilnehmer

    Der Wert für das Feld Organisator (der Besprechung) im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) wird dem Feld Organisator der CRM-Termine im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) entnommen. Der mit der zugewiesenen Aufgabe verbundene Techniker fungiert als Teilnehmer an der Besprechung. Wenn der Techniker der zugewiesenen Aufgabe der Organisator der Besprechung ist, wird im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) nur ein Teilnehmerdatensatz angelegt.

    Alle Service-Techniker, die derselben Auftragsleistung zugewiesen sind, werden der Besprechung ebenfalls als Teilnehmer hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen dieser Mitarbeiter werden im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) nicht angegeben, sodass Termine in Outlook nicht zweimal angezeigt werden.

Hinweis

Wenn das Kontrollkästchen Ansprechpartner Kunde als Teilnehmer einschließen im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) markiert ist, wird der Ansprechpartner beim Kunden des Auftrags der Besprechung ebenfalls als Teilnehmer hinzugefügt.

  • Referenzen

    Als Terminreferenz werden die Attribute, die die zugewiesene Service-Aufgabe, die Auftragsnummer, die Leistungspositionsnummer und die Nummer der zugewiesenen Aufgabe identifizieren, entsprechend der folgenden Zuordnung im Programm Referenzen nach Leistung (tccom6115m000) festgelegt.

    • Art
    • Folge-Nr.
    • Anmerkung

    Bei einer Terminreferenz wird das geplante Ende des Service-Auftrags/Arbeitsauftrags im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) als Fälligkeitsdatum des Termins angezeigt.

  • Auftragsbeziehungen

    Wenn der Termin erfolgreich angelegt wurde, wird die Verknüpfung zwischen der zugewiesenen Service-Aufgabe und dem Termin im Programm Verbundene Aufträge (tsmdm4500m000) angelegt.

Aktualisieren der Zuweisung des Service-Technikers (zu einer Service-Leistung)

Sie können die Daten der zugewiesenen Aufgabe und die Daten der Auftragsleistungsposition ändern. Daher müssen diese Änderungen mit dem verbundenen CRM-Termin synchronisiert werden können. Die aus einer zugewiesenen Service-Aufgabe generierten Termine können nur aus dem Paket "Service" aktualisiert werden. Eine Änderung der geplanten Termine im Paket "Service" überschreibt immer die Datumsangaben im CRM-Termin.

Wenn einer vorhandenen Auftragszuweisung ein anderer Techniker zugewiesen wird, werden die Änderungen im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) aktualisiert. Der vorherige Techniker wird als Teilnehmer der Besprechung entfernt und der neue Techniker als Teilnehmer hinzugefügt.

Die CRM-Termine werden synchronisiert, wenn die für den CRM-Termin relevanten Daten im Auftragskopf und der Auftragsleistung geändert werden. Wenn im Auftragskopf Daten wie Kunde, Warenempfänger, Ansprechpartner oder Adresse geändert werden, werden alle verbundenen CRM-Termine synchronisiert. Dasselbe gilt für Daten, die auf Leistungsebene geändert werden. Die Informationen zum verbundenen Termin stehen im Programm Verbundene Aufträge (tsmdm4500m000) zur Verfügung.

Die Änderungen am Kopf und der Leistung können eine Aktualisierung mehrerer CRM-Termine auslösen. Die meisten Änderungen werden im Feld Zusätzliche Information des Programms Termin (tccom6600m100) angezeigt.

Hinweis

Wenn der Status für die Service-Techniker im Programm An Techniker zugewiesene Aufgaben (tssoc2505m000) auf Beendet gesetzt ist, wird der Status der Besprechung in CRM im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) auf Stattgefunden gesetzt.

Löschen von zugewiesenen Service-Aufgaben

Wenn eine Service-Aufgabe gelöscht wird, wird auch der verbundene CRM-Termin gelöscht, wenn der Auftragsstatus des Service- oder Arbeitsauftrags nicht Beendet, Nachkalkuliert oder Abgeschlossen lautet.

Synchronisieren des aktualisierten CRM-Termins mit der Service-Aufgabe

Anfangs- und Enddatum des CRM-Termins werden aktualisiert, wenn der Organisator der Besprechung den Termin in Outlook ändert.

Wenn das Kontrollkästchen Zugewiesene Service-Aufgaben mit CRM-Terminen aktualisieren im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) markiert ist, werden der geänderte Beginn und das geänderte Ende in die ursprüngliche Service-Aufgabenzuweisung übernommen.