Der Abgleichprozess

Normalerweise wird der Abgleich über eine bestimmte Rechnungsperiode durchgeführt. Bevor Sie mit dem Abgleichprozess beginnen, verwenden Sie das Programm Perioden abschließen (tfgld1206m000), um die Integrationsperiode abzuschließen, so dass keine neuen Buchungen eingegeben werden können.

Wenn Sie die Abgleichberichte jedoch generieren und drucken, prüft LN nicht den Periodenstatus. Sie können die Berichte zu einem beliebigen Zeitpunkt drucken, unabhängig vom Periodenstatus.

Führen Sie die folgenden Programme aus, um die Währungsdifferenzen zu berechnen, die durch Rundungsfehler und Schwankungen der Wechselkurse verursacht werden, und um diese in die entsprechenden Sachkonten zu buchen, bevor Sie den Abgleichprozess durchführen:

• Währungsdifferenzen für Integrationskonten berechnen (tfgld4295m400)
• Rundungsdifferenzen für Integrationskonten berechnen (tfgld4295m500)

Wichtig!Um Rundungsdifferenzen zu vermeiden, müssen Sie das Programm Rundungsdifferenzen für Integrationskonten berechnen (tfgld4295m500) ausführen, wenn Folgendes zutrifft:

• Wenn aufgewendete Vorsteuer verwendet wird, führen Sie dieses Programm für die Abgleichgruppe "Zwischenkonto Abweichung" aus.
• Im Fall von zugeordneten Bestellungen führen Sie dieses Programm für die Abgleichgruppen "Ungeprüfter Wareneingang" aus.

Journalisieren Sie die Stapel für die Währungsdifferenzbuchungen. Nähere Informationen finden Sie hier: Konten für Währungsdifferenzen.

Mit dem Programm Vorläufige Saldenbilanz drucken (tfgld3402m000) drucken Sie die Saldenbilanz für die zu analysierenden Integrationssachkonten.

Wenn Sie Buchungen archiviert haben, die noch zur Abgleichgruppe beitragen, beispielsweise Bestandsbuchungen, können Sie Anfangssalden erstellen, um die Abweichungen in den Abgleichdaten aufzuheben. Verwenden Sie das Programm Anfangssalden für Abgleich (tfgld4195m000).

Um Anfangssalden für bestimmte Logistikobjekte und Abgleichelemente zu erstellen, wählen Sie eine Buchung im Programm Abgleich Logistik - Finanzwesen (tfgld4595m000) aus; wählen Sie dann im entsprechenden Menü die Option Anfangssaldo für Auszifferung erstellen aus.

Mit dem Programm Abgleichdaten drucken (tfgld4495m000) oder Abgleichdaten für Projekt-AiU (PCS) drucken (tfgld4495m300) können Sie einen Abgleichbericht drucken.

In diesem Prozessstadium können Sie einen Standardbericht drucken.

• Um beispielsweise die Zwischensummen auf einer hohen Ebene nach Abgleichelement zu drucken, markieren Sie die folgenden Kontrollkästchen:

  • Übersicht drucken
  • Abgleich mit journalisiertem Hauptbuch vergleichen
  • Nullbeträge unterdrücken

• Um die Zwischensummen auf der Ebene der Abgleichelemente zu drucken, markieren Sie auf der Registerkarte Optionen im Abschnitt Zusätzlich gruppieren nach je nach Bedarf eines der folgenden Kontrollkästchen:

  • Abgleichelement
  • Abgleichelementkombination

Nähere Informationen finden Sie hier: Drucken von Abgleichberichten.

Genehmigen Sie die Abgleichdaten für die Sachkonten, bei denen die Beträge übereinstimmen. Fahren Sie fort mit Schritt 8 "Genehmigen der Abgleichdaten".

Wenn die Beträge im Abgleichbericht nicht den Beträgen in der vorläufigen Saldenbilanz entsprechen, können Sie zunächst die Historie der zu analysierenden Sachkonten neu aufbauen.

Verwenden Sie das Programm Anfangssaldo/Historie auf Basis der Buchungen neu aufbauen (tfgld3203m000) und markieren Sie alle drei Kontrollkästchen:

• Anfangssaldo
• Historie für übergeordnetes Konto neu aufbauen
• Historie für übergeordnetes analyt. UKto neu aufbauen

Gehen Sie zurück zu Schritt 4 Drucken der vorläufigen Saldenbilanz.

Genehmigen Sie die Abgleichdaten für die Sachkonten, bei denen keine Probleme bestehen. Markieren Sie im Programm Abgleichdaten genehmigen (tfgld4295m000) die Abgleichgruppe. Wählen Sie daraufhin den Sachkontenbereich, für den Sie die Abgleichdaten genehmigen möchten.

Hinweis Bestands- und Schlusskonten müssen zunächst analysiert werden, bevor Sie die Abgleichdaten genehmigen können.

Wenn die Beträge im Abgleichdatenbericht nicht mit den Beträgen in der vorläufigen Saldenbilanz übereinstimmen, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, je nach Art des Problems und Ihren Prüfanforderungen.

Mit dem Programm Abgleichdaten drucken (tfgld4495m000) drucken Sie einen Bericht der Buchungen, die nicht abgeglichen werden konnten. In diesem Stadium können Sie das Kontrollkästchen Abgleich mit journalisiertem Hauptbuch vergleichen deaktivieren, da die Beziehung zwischen den Abgleichdaten und der vorläufigen Saldenbilanz bereits geprüft wurde.

Auf Wunsch können Sie das Kontrollkästchen Nur nicht akzeptierte Buchungen drucken für Konten abgesehen von Bestands- und Schlusskonten markieren. Beginnen Sie mit dem Drucken eines nicht detaillierten Berichts. Nähere Informationen finden Sie hier: Drucken von Abgleichberichten.

Wenn die Differenzen nicht einfach zu erklären sind, markieren Sie im Programm Abgleichdaten drucken (tfgld4495m000) die folgenden Kontrollkästchen, um einen detaillierteren Bericht zu drucken:

• Logistische Daten
• Finanz-Daten

Verwenden Sie die verschiedenen Optionen zur Abfrage der Buchungsdaten im Programm Abgleich Logistik - Finanzwesen (tfgld4595m000).

Wenn Sie beispielsweise eine Position auswählen, können Sie im entsprechenden Menü Folgendes auswählen:

• Bewegungsherkunft einblenden, um die ursprüngliche Buchung in der Logistik anzuzeigen
• Integrationsbuchungen, um die Integrations- und Buchungsdaten der Buchung anzuzeigen

Zu Referenzzwecken können Sie außerdem die entsprechenden Berichte der Logistikdaten in "Logistik" drucken.

Wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Finanz-Daten korrekt sind, fahren Sie mit Schritt 13 "Genehmigen der Abgleichdaten" fort.

Sie können die korrigierenden Buchungen manuell für Buchungen erstellen, die nicht korrekt sind. Nähere Informationen finden Sie hier: Erstellen einer Korrekturbuchung. Diese Art der Korrekturen hebt die Abweichungen in Finanzwesen auf. Sie heben nicht die Abweichungen zwischen der vorläufigen Saldenbilanz und dem Abgleichbericht auf. Solche Abweichungen müssen von einem Experten behoben werden.

Als Nächstes wiederholen Sie den Abgleichvorgang, beginnend mit Schritt 9: Analysieren der Salden im Abgleichdatenbericht. Sie können einen Abgleichbericht drucken, der die nicht journalisierten Korrekturen enthält.

Mit dem Programm Abgleichkorrekturen buchen (tfgld4295m300) buchen Sie die Korrekturbuchungen in die Hauptbuch-Sachkonten.

Als Nächstes gehen Sie zurück zu Schritt 3, "Drucken der vorläufigen Saldenbilanz".

Wenn keine weiteren Korrekturen für die Abgleichgruppe erforderlich sind, wählen Sie die Abgleichgruppe im Programm Abgleichdaten genehmigen (tfgld4295m000). Wählen Sie daraufhin den Sachkontenbereich, für den Sie die Abgleichdaten genehmigen möchten.

Markieren Sie auf Wunsch das Kontrollkästchen Bestimmtes Logistikobjekt auswählen, um die Abgleichdaten für ein bestimmtes Logistikobjekt oder einen Bereich an Logistikobjekten zu genehmigen.

Markieren Sie das Kontrollkästchen Nur ausgeglichene Soll und Haben, um die meisten Buchungen zu genehmigen. Sie müssen die Toleranzbeträge in allen Hauswährungen eintragen.

Wenn Sie auf Verarbeiten klicken, prüft LN eine Reihe von Bedingungen, und setzt den Status der Buchungen, die die Bedingungen erfüllen, auf Genehmigt. Sie können den Buchungsstatus im Programm Abgleich Logistik - Finanzwesen (tfgld4595m000) anzeigen und auf Wunsch können Sie das Kontrollkästchen Genehmigt deaktivieren.