Erstellen von Finanzberichten - Ablauf

So erstellen Sie Finanzberichte oder konsolidierte Berichte:

  1. Erstellen des Kopfs für einen Finanzbericht oder konsolidierten Bericht
    1. Klicken Sie im Programm Berichte (tffst1500m000) auf Neu. Das Programm Berichte (tffst1600m000) wird gestartet.

    2. Legen Sie unter Abrechnungsdaten die folgenden Daten fest:

      • Einen Code und eine Bezeichnung
      • Berichtsart: Finanzbericht oder Konsolidierter Bericht
      • Die Art des Buchführungssystems
      • Den Code des entsprechenden Berichtslayouts, das Sie im Programm Berichtslayouts (tffst0110m000) angelegt haben.

    3. Legen Sie unter Währungsdaten die folgenden Daten fest:

      • Berichtswährung
      • Berechnungsgruppe
      • Voreingestelltes Wechselkursverfahren

    4. Falls zutreffend, legen Sie unter Anhangdaten die folgenden Einstellungen fest:

      • Den Code des entsprechenden Berichtslayouts für Anhänge ("Annexure"), das Sie im Programm Berichtslayouts (tffst0110m000) angelegt haben.
      • Falls erforderlich, ändern Sie die Einstellung im Feld Buchungen verarbeiten, die festlegt, wie Berichtsdaten abgefragt werden.
  2. Definieren der Berichtszeilen

    In einem Finanzbericht oder konsolidierten Bericht müssen Sie Berichtszeilen für die in den Bericht einzuschließenden Elemente festlegen.

    So definieren Sie eine Berichtszeile:

    1. Klicken Sie im Programm Berichte (tffst1600m000) auf der Registerkarte "Berichtszeilen" auf Neu.

    2. Legen Sie die folgenden Einstellungen fest:

      • Berichtszeilennummer und Bezeichnung. Diese Nummer bestimmt die vorgegebene Reihenfolge, in der die Berichtszeilen gedruckt werden. Diese Reihenfolge lässt sich durch die Druckreihenfolge übersteuern.
      • Berichtszeilenart (bezieht sich auf den nächsten Abschnitt)
      • GSC
      • Übergeordnete Berichtszeile
      • Vorzeichenwechsel
      • Wechselkursverfahren
      • Die Berichtszeile, in die Währungsgewinne und -verluste geschrieben werden.
    3. Speichern Sie die Position.

    4. Öffnen Sie die Position optional, um weitere Daten festzulegen, z. B.:

      • Alternative Berichtszeile
      • Berichtszeile für 100%
      • Berichtszeile für Rundungsdifferenz

      • Konto für Cash-Flow-Abrechnung: Falls markiert, stammen die Werte nicht aus den Hauptbuchkonten oder Unterkonten, sondern aus Gründen für Cash-Flow.

        Hinweis: Über das entsprechende Menü können Sie Programme aufrufen, um diese Sachkonten einem Bereich von Berichtszeilen zuzuordnen, statt sie manuell einzeln zuzuordnen.

    Verwendung von Berichtszeilenarten

    Bei der Einrichtung von Berichtszeilen können Sie die folgenden Berichtszeilenarten verwenden:

    • Wert

      Berichtszeilen, die Beträge aus den verknüpften Sachkonten und/oder Unterkonten oder Gründen für Cash-Flow anzeigen, wenn der GSC 0 (null) ist. Wenn der GSC größer als null ist, werden die Summen der verknüpften untergeordneten Berichtszeilen angezeigt. Wenn dieser Wert markiert ist, müssen Sie außerdem angeben, ob es sich um Soll oder Haben handelt. Dadurch wird festgelegt, ob Beträge im Falle eines Soll/Haben-Werts mit einem Minuszeichen gedruckt werden.

      Ein Beispiel finden Sie unter Beispiel für Berichtszeilenart Wert.

    • Text

      Die Berichtszeilenart für das Hinzufügen von Text zu einem Bericht. Dazu müssen Sie ein Berichtslayout auswählen, dessen Feld Position des Zeilentextes einen Wert > 0 hat. Diese Text-Berichtszeilenart lässt sich auf zwei Arten verwenden:

      • Mit Text

        Wählen Sie im entsprechenden Menü den Befehl Text-Editor und geben Sie den gewünschten Text ein. Dabei können Sie verschiedene Variablen verwenden; wählen Sie dazu im entsprechenden Menü des Textbereichs "Texteinblendung starten". Um den Text der Text-Berichtszeilen zu drucken, markieren Sie im Programm Berichtsdaten drucken (tffst1450m000) das Kontrollkästchen Text für Text-Berichtszeilen drucken.

      • Ohne Text

        Hier wird nur eine Berichtszeile mit einer Bezeichnung definiert. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Bezeichnung einer Berichtszeile länger als eine Zeile ist oder wenn Sie über einer Liste von Berichtszeilen einen Kopftext benötigen.

        Beispiel

        Konto Bezeichnung Art
        A001 Dies ist ein mehrzeiliger Text Text
        A002 Berichtszeile für den Druck Wert

        Das Drucken der oben gezeigten Berichtszeilen führt zu folgenden Ergebnissen:

        Bezeichnung Wert
        Dies ist ein mehrstufiger Text
        Berichtszeile für den Druck 12.000

    • Verhältniszahl

      Wenn Sie diese Berichtszeilenart auswählen, müssen Sie die Verhältniszahl im Programm Verhältniszahlen (tffst6100m000) definieren (Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Verhältniszahlen). Die für jede Spalte zu verwendende Verhältniszahl definieren Sie im Programm Verhältniszahlenspezifikationen für Berichtszeilen nach Spalte (tffst1124m000). Dieses Programm lässt sich im entsprechenden Menü des Programms Berichte (tffst1600m000) aufrufen, wenn auf der Registerkarte "Berichtszeilen" die Verhältniszahl-Berichtszeile ausgewählt ist.

    • Rundung

      Sie können für jede einzelne Spalte festlegen, wie Werte gerundet werden sollen. Diese Rundungen können zu Rundungsdifferenzen führen. Daher können Sie für jede Berichtszeile eine Zeile vom Typ "Rundung" definieren. Um das Konto für Rundungsdifferenzen einem Bereich von Berichtszeilen zuzuordnen, klicken Sie auf der Registerkarte "Berichtszeilen" im entsprechenden Menü auf Berichtszeile für Rundungsdifferenz zuweisen. Dadurch wird das Programm Konto für Rundungsdifferenzen Berichtszeilenbereich zuordnen (tffst1220m200) gestartet.

    • Gewinn/Verlust

      Sie können festlegen, ob in dem Bericht Währungsgewinne und -verluste berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall kann für jede Berichtszeile eine Gewinn/Verlust-Berichtszeile definiert werden. Für diese Berichtszeile aufgelaufene Gewinne und Verluste werden auf dieses Konto gebucht. Um dieses Konto einem Bereich von Berichtszeilen zuzuordnen, klicken Sie auf der Registerkarte "Berichtszeilen" im entsprechenden Menü auf GuV-Konto zuordnen. Dadurch wird das Programm GuV-Konto Berichtszeilenbereich zuordnen (tffst1220m300) gestartet.

    • Abschluss

      Sie können für jede einzelne Spalte festlegen, dass sie ausgeglichen werden muss. Die Differenz zwischen den Gesamtbeträgen Soll und Haben (jeweils auf Ebene 0) wird auf eine Berichtszeile des Typs Abschluss gebucht.

  3. Verknüpfen von Berichtszeilen

    • Verknüpfen von Sachkonten und/oder Unterkonten oder Gründen für Cash-Flow

      Bei Berichten des Typs Finanzbericht müssen Berichtszeilen des Typs Wert und mit GSC 0 (null) mit Sachkonten und/oder Unterkonten oder Gründen für Cash-Flow verknüpft werden. Sie können dabei mehrere Bereiche mit einer einzelnen Berichtszeile verknüpfen. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:

      • Verknüpfen von Sachkonten oder Gründen für Cash-Flow mit Berichtszeilen

        1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berichtszeilen" die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Spezifikationen nach Berichtszeile. Das Programm Spezifikationen nach Berichtszeile (tffst1521m000) wird gestartet.
        2. Legen Sie die Bereiche fest, die Sie mit der Berichtszeile verknüpfen wollen.

      • Verknüpfen von Sachkonten oder Gründen für Cash-Flow mit Berichtszeilen und Spalten

        Sie können Bereiche von Sachkonten und Unterkonten mit einer bestimmten Spalte verbinden. Außerdem werden bei einer Einrichtung nach Berichtszeile und nach Spalte die pro Berichtszeile definierten Bereiche ignoriert.
        1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berichtszeilen" die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Spezifikationen nach Berichtszeile und -spalte. Das Programm Spezifikationen nach Berichtszeile und -spalte (tffst1122m000) wird gestartet.
        2. Legen Sie die Bereiche fest, die Sie mit der Berichtszeile verknüpfen wollen.

    • Verknüpfen fixer Werte

      Mitunter müssen Sie in einem Bericht Werte aufführen, die nicht im Hauptbuch enthalten sind, z. B.:

      • Salden aus einem Jahr, das in LN nicht vorliegt
      • die Anzahl der Mitarbeiter zur Berechnung von Verhältniszahlen wie dem Erlös pro Mitarbeiter

      Oder Sie möchten den allgemeinen Wert dieser Verhältniszahl in Ihrer Branche zum Vergleich heranziehen.

      In diesem Fall ist keine Verknüpfung mit Sachkonten und/oder Unterkonten erforderlich. Stattdessen können Sie den fixen Wert einfügen:

      1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berichtszeilen" die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Berichtszeilenwert nach Spalte. Das Programm Berichtszeile/Spaltenspezifikationen (tffst1123m000) wird gestartet.
      2. Fügen Sie die fixen Werte für die entsprechenden Berichtszeilen und Spalten hinzu. Wählen Sie optional Wert änderbar, um den Wert vor der Verarbeitung der Berichtsdaten noch ändern zu können.

    • Verknüpfen von Berichtszeilen

      Bei Berichten des Typs Konsolidierter Bericht müssen Berichtszeilen des Typs Wert und mit GSC 0 (null) mit Berichtszeilen verknüpft werden. Sie können dabei mehrere Bereiche mit einer einzelnen Berichtszeile verknüpfen.

      1. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berichtszeilen" die Berichtszeile aus. Klicken Sie im entsprechenden Menü derselben Registerkarte auf Berichtszeilen nach konsolidierter Berichtszeile. Das Programm Berichtszeilen nach konsolidierter Berichtszeile (tffst1127m000) wird gestartet.
      2. Legen Sie die Bereiche fest, die Sie mit der Berichtszeile verknüpfen wollen.

    Verwendung vorhandener Sachkonten, Unterkonten oder Berichtsstrukturen

    Statt die Berichtszeilenstruktur von Grund auf neu zu definieren, können Sie vorhandene Sachkonten- oder Unterkontenstrukturen als Ausgangspunkt für eine Berichtszeilenstruktur verwenden. Dazu stehen die folgenden Programme zur Verfügung:

    • Berichte kopieren (tffst1260m000)

      Um dieses Programm zu starten, wählen Sie im Programm Berichte (tffst1500m000) einen Finanzbericht aus; klicken Sie anschließend im entsprechenden Menü auf Bericht kopieren.

    • Sachkonten in Berichtszeilen kopieren (tffst1270m000)

      Um dieses Programm zu starten, klicken Sie im Programm Berichtszeilen (tffst1520m000) im entsprechenden Menü auf Sachkonto in Berichtszeile kopieren.

    • Analytische Unterkonten in Berichtszeilen kopieren (tffst1280m000)

      Um dieses Programm zu starten, klicken Sie im Programm Berichtszeilen (tffst1520m000) im entsprechenden Menü auf Analytische Unterkonten in Berichtszeilen kopieren.

  4. Prüfen von Finanzberichten

    Um zu überprüfen, ob in einem Finanzbericht Verknüpfungen zu Sachkonten oder Unterkonten fehlen oder doppelt auftreten, steht Ihnen das Programm Bericht prüfen (tffst1250m000) zur Verfügung. Um dieses Programm zu starten, wählen Sie im Programm Berichte (tffst1600m000) einen Finanzbericht aus; klicken Sie anschließend im entsprechenden Menü auf Bericht prüfen. Um zu prüfen, ob Sie alle erforderlichen Sachkonten verknüpft haben, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle nicht verwendeten Sachkonten drucken.

  5. Berichtsspalten (bei Verwendung einer externen Berichtsanwendung zum Druck der Berichte zu überspringen)

    Der Bericht wird in Form von Spalten ausgegeben. Auf der Registerkarte Berichtsspalten können Sie Spalten hinzufügen und ändern. Achten Sie darauf, genau so viele Spalten zu definieren, wie im verwendeten Berichtslayout festgelegt sind.

    Legen Sie für jede Spalte die folgenden Daten fest:

    • Spaltenbezeichnung

      Geben Sie Text ein oder wählen Sie Variablen aus dem Programm Textvariablen (tffst0800m000) aus.

    • Spaltenart

      Wenn Sie Prozentsatz für Berichtszeilen markiert haben, achten Sie darauf, dass die Berichtszeilen auf der Registerkarte "Berichtszeilen" im Feld Berichtszeile für 100% einen Wert haben.

    • Eine Formel, wenn die Spaltenart den Wert Betrag/Menge hat.
    • Rundungsverfahren
    • die Art und Weise, wie Beträge im Finanzbericht angezeigt werden sollen
    • Bedingungen, die die zu ignorierenden Werte festlegen, z. B. alle Beträge kleiner als 0,05.
  6. Definieren von Formelelementen

    • Starten Sie für Berichte des Typs Finanzbericht auf der Registerkarte Berichtsspalten über das entsprechende Menü das Programm Berichtspaltenreferenzen (tffst1111m000), mit dem Sie die Variablen der Formel für den konsolidierten Bericht festlegen können.

      Legen Sie für jede Variable in der Formel Folgendes fest:

      • Spaltenreferenz

      • Variabler oder fixer Jahres-/Periodenbereich

        Wenn Sie Fix auswählen, müssen Sie im Abschnitt Periodendaten das Jahr und die Periode hinzufügen. Von da an werden dieses Jahr und diese Periode verwendet. Um ein anderes Jahr und eine andere Periode zu verwenden, müssen Sie diese Berichtseinstellung ändern.

        Wenn Sie Variabel auswählen, können Sie das Jahr und die Periode bei der Verarbeitung des Finanzberichts auswählen. In den Feldern Periodenverschiebung können Sie bei Bedarf für eine bestimmte Spalte eine Anzahl der Jahre oder Perioden angeben. Weitere Informationen finden Sie unter Korrektur 'Von Periode'.

    • Starten Sie für Berichte des Typs Konsolidierter Bericht auf der Registerkarte Berichtsspalten über das entsprechende Menü das Programm Konsolidierter Bericht - Spaltenreferenzen (tffst1112m000), mit dem Sie die Variablen der Formel für den konsolidierten Bericht festlegen können.

      Legen Sie für jede Variable in der Formel Folgendes fest:

      • Firma
      • Referenzart
      • Bericht
      • Berichtsspalte
      • Faktor
  7. Ändern Sie Berichtsstatus in Genehmigt

    LN führt die folgenden Prüfungen durch:

    • Wurde das verknüpfte Layout generiert?
    • Existiert mindestens eine Spalte?
    • Wurden alle Variablen definiert?
    • Wurde mindestens eine Berichtszeile definiert?
    • Wurden alle erforderlichen Gewinn-/Verlustkonten definiert?
    • Enthalten die Berichtszeilen vom Typ "Verhältniszahl" Werte?
    • Entspricht die Währung der einzelnen Verhältniszahlen der Berichtswährung?

    Hinweis

    • Erst wenn alle oben aufgeführten Prüfungen erfolgreich abgeschlossen wurden, kann der Bericht auf Genehmigt gesetzt werden.
    • Nur genehmigte (oder feste) Berichte lassen sich verarbeiten oder drucken.