Zuweisen von Spesen zu geleisteten Anzahlungen

Wenn Sie einem Mitarbeiter einen Vorschuss gewähren, beispielsweise auf Reisekosten, können Sie die Spesen des Mitarbeiters dieser Vorauszahlung zuordnen.

In der Regel laufen die folgenden Ereignisse ab:

1. Der Mitarbeiter bittet um einen Vorschuss.
2. Der Vorgesetzte genehmigt den Vorschuss.
3. Die Firma leistet eine Vorauszahlung an den Mitarbeiter.
4. Der Mitarbeiter gibt den Betrag (oder einen Teil davon) auf einer Geschäftsreise aus.
5. Der Mitarbeiter reicht die Quittungen ein.
6. Der Vorgesetzte genehmigt die Ausgaben.
7. Der Mitarbeiter reicht die genehmigten Quittungen und einen eventuell vorhandenen Restbetrag bei der Firma ein.

Um geleistete Anzahlungen Ausgaben zuzuordnen, klicken Sie im Programm Anzahlungen/Nicht zugeordnete Zahlungen Rechnungen zuordnen (tfcmg2106s000) auf "Neu". Wählen Sie im Feld Zuordnungsart die Option Aufwendungen aus. Danach können Sie die Daten im Programm Beträge für Zuordnung eingeben (tfcmg2119s000) eingeben.

Es gelten folgende Regeln:

• Für die Zahlungen und erhaltenen Anzahlungen müssen Sie einen Handelspartner definieren. Sie können einen oder mehrere Handelspartner definieren und diese für Anzahlungen und Ausgaben für viele Mitarbeiter verwenden. Alternativ können Sie für jeden Mitarbeiter einen Handelspartner definieren. Für den Handelspartner müssen Sie mindestens die Rollen als Rechnungssteller und Zahlungsempfänger festlegen.
• Die Ausgaben müssen auf ein Sachkonto des Typs Erfolgskonto gebucht werden, das nicht als Sammelkonto, Mehrfirmenkonto oder für Anlagevermögen verwendet wird.
• Der USt-Code der Buchungen muss für Einstufige USt sein und die USt-Art darf nicht Verlegt sein.