Eingangsrechnungsabgleich in Mehrfirmenstruktur

Der Eingangsrechnungsabgleich in einer Mehrfirmenstruktur ist die Voraussetzung für:

• Verwenden eines gemeinsamen Service-Centers für die Kreditorenbuchhaltung

  Zentrale Abwicklung von Eingangsrechnungsbuchung, Rechnungsabgleich und Zahlung für mehrfache kaufmännische Firmen.

• Umsatzsteuer-Registrierung in mehreren EU-Ländern

  Wenn die Aktivitäten einer Firma, die der Umsatzsteuer in einem anderen EU-Land als dem Mitgliedsland unterliegen, in dem die Firma registriert ist, einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, ist die Firma gesetzlich zur USt-Registrierung in dem anderen EU-Land verpflichtet.

  Bei einer Mehrfirmenstruktur wird speziell für jede ausländische Umsatzsteuer-Registrierung eine kaufmännische Firma erstellt. Die Einkaufsabteilungen, in denen die Bestellungen eingegeben werden, sind mit diesen kaufmännischen Firmen in der Regel nicht verknüpft.

  Wenn der Eingangsrechnungsabgleich in den USt-registrierten Firmen erfolgen kann, werden die Kosten der Bestellung automatisch der Firma der Einkaufsabteilung berechnet. Bei diesem Abgleichszenario muss zwischen den beiden kaufmännischen Firmen keine interne Rechnung mehr erstellt werden.

Buchungsprinzipien

Für diese Methode des Eingangsrechnungsabgleichs gelten folgende Buchungsprinzipien:

• Die direkt mit der Bestellung und/oder dem Bestand verbundenen Kosten werden in der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung gebucht. Beispiele hierfür sind die Preisabweichung, das FTP-Ergebnis sowie zusätzliche Kosten, die beim Abgleich gebucht werden.
• Die Ergebnisse aus dem offenen Posten werden in der kaufmännischen Firma gebucht, in der die Eingangsrechnung erfasst und abgeglichen wird. Beispiele hierfür sind das Währungsergebnis, der Skonto, die Kreditprovision und die Zahlungsdifferenz.

Einrichten des Eingangsrechnungsabgleichs

Zu diesen beiden Zwecken muss der Eingangsrechnungsabgleich sehr flexibel eingerichtet werden, wie nachfolgend beschrieben:

• Ein gemeinsames Service-Center für die Kreditorenbuchhaltung erfordert eine Einrichtung, bei der sämtliche Bestellungen aus Einkaufsabteilungen, die mit einer Anzahl kaufmännischer Firmen verknüpft sind, in einer einzigen kaufmännischen Firma mit den Eingangsrechnungen abgeglichen werden: eine Viele-zu-eins-Beziehung.
• Eine USt-Registrierung in mehreren EU-Ländern erfordert eine Einrichtung, bei der die Eingangsrechnungen in verschiedenen USt-registrierten Firmen mit Bestellungen aus Einkaufsabteilungen abgeglichen werden können, die mit einer der kaufmännischen Firmen in der Mehrfirmenstruktur verknüpft sind: eine Viele-zu-viele-Beziehung.

Verarbeitung von Eingangsrechnungen in Mehrfirmenstruktur

In einer Mehrfirmenstruktur gelten für den Eingangsrechnungsabgleich folgende Regeln.

• Mit Bestellungen verbundene Eingangsrechnungen

  Für mit Bestellungen verbundene Eingangsrechnungen, einschließlich Rechnungen zur Fakturierung im Gutschriftverfahren, gelten folgende Regeln:

  • Eine Eingangsrechnung kann in jeder kaufmännischen Firma eingegeben werden, die die erforderlichen Tabellen mit der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung gemeinsam verwendet. Beim Abgleichen der Rechnung bietet LN nur die Bestellungen und Eingänge an, die mit der kaufmännischen Firma verknüpft sind, in der Sie die Rechnung abgleichen.
  • Beim Abgleichen gebuchte zusätzliche Kosten werden standardmäßig in der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung gebucht. Wenn diese Kosten in der kaufmännischen Firma gebucht werden müssen, in der Sie die Rechnung abgleichen, können Sie die Firmennummer im Feld Zielfirma des Programms Abgeglichene Eingangsrechnung/Buchungen Auszug-Pos. (tfacp1133s000) eingeben. Umsatzsteuer gilt als mit der Rechnung verbunden und wird daher in der kaufmännischen Firma gebucht, in der Sie die Rechnung abgleichen. Eine Ausnahme bildet die nicht rückzahlbare Steuer (aufgewendete Vorsteuer), die als bestellungsbezogene Kosten behandelt und in der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung gebucht wird.
  • Kostenpositionen gelten als mit der Bestellung verbunden und werden in der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung gebucht. Das Kostenkonto für Kostenpositionen kann beim Erfassen der Bestellung oder der Eingangsrechnung festgelegt werden. In letzterem Fall werden die Kosten zuerst auf ein Zwischenkonto in der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung gebucht. Im Modul Kreditorenbuchhaltung können die Kosten auf spezielle Kostenkonten gebucht werden. In der kaufmännischen Firma der Einkaufsabteilung muss das Zwischenkonto dann storniert werden. Die Kosten werden standardmäßig auf die aktuellen Kostenkonten für die kaufmännische Firma der Einkaufsabteilung gebucht. Sie können die Firmennummer im Programm Abgeglichene Eingangsrechnung/Buchungen Auszug-Pos. (tfacp1133s000) ändern.

• Kostenrechnungen

  Kostenrechnungen können in jeder kaufmännischen Firma erfasst werden. In den Buchungsdaten können Sie eine kaufmännische Firma mit dem Kostenkonto verbinden. Dies führt zu einer firmenübergreifenden Buchung, durch die die Kosten auf die korrekte kaufmännische Firma umgebucht werden.