Einkaufskartenverarbeitung

Anforderungen und Abrechnungen importieren (tfacp2255m000)

Mit diesem Programm:

• Importieren Sie eine XML-Datei mit Einkaufskartenabrechnungen, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben.
• Importieren Sie eine XML-Datei mit Bestellanforderungen, die aus E-Procurement oder einer anderen externen Procurement-Anwendung stammt.

Sie müssen den Pfad der zu importierenden Datei festlegen. Beim Import erstellt LN auf Basis der importierten Daten Einkaufskartenabrechnungen oder Bestellanforderungen.

Bestellanforderungen (tfacp2528m000)

Zeigen Sie eine importierte Bestellanforderung an und korrigieren Sie sie, oder erfassen Sie die Bestellanforderungen manuell. Nach dem Importieren einer Bestellanforderung müssen Sie das Feld Abgleichposition überprüfen, in dem die Abgleichposition angezeigt wird.

Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000)

Zeigen Sie importierte Einkaufskartenabrechnungen an und korrigieren Sie sie, oder erfassen Sie Einkaufskartenabrechnungen manuell.

Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000)

Zeigen Sie die importierten Positionen der Einkaufskartenabrechnung an und korrigieren Sie sie, oder geben Sie Positionen ein. Nach dem Importieren einer Einkaufskartenabrechnung müssen Sie das Feld "Positionsbezeichnung" überprüfen, in dem die Abgleichposition angezeigt wird.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatischer Abgleich im Programm Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) markiert haben und die Positionsart Bestellanforderung ist, versucht LN, die Position der Einkaufskartenabrechnung mit den Anforderungspositionen abzugleichen, wenn Sie die Position speichern.

Wenn keine Fehler vorliegen, fügt LN die abgeglichenen Positionen dem Programm Mit Bestellanforderung abgeglichene Einkaufskartenabrechnungspos. (tfacp2527m000) hinzu und setzt den Status der Abrechnungsposition und der verbundenen Anforderungen auf Abgeglichen.

Wenn die Positionsart Erfolgte Abgleiche oder Sonstiges ist, wird der Status der Abrechnungsposition beim Speichern der Position auf "Abgeglichen" gesetzt.

Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Einkaufskartenabrechnung automatisch mit Bestellanforderungen abgleichen. Alle Positionen der Abrechnung, die abgeglichen werden können, werden abgeglichen. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.
• Sie können einzelne Positionen der Einkaufskartenabrechnung oder gewählte Positionen manuell mit Bestellanforderungen abgleichen. Wenn alle Positionen sind, wird der Status der Einkaufskartenabrechnung auf Abgeglichen gesetzt. Fahren Sie mit Schritt 7 fort.

Erstellen von Abrechnungspositionen

Wenn die Einkaufskartenabrechnung keine Positionen enthält, können Sie im Programm Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) im entsprechenden Menü auf Positionen generieren und abgleichen klicken. LN generiert auf Basis der Bestellanforderung Abrechnungspositionen, die den Status Erstellt haben und deren Anforderungsdatum vor dem Datum der Einkaufskartenabrechnung liegt. Die generierten Positionen werden dann mit den Anforderungen abgeglichen. Genehmigen Sie dann die abgeglichenen Einkaufskartenabrechnungen, wie in Schritt 13 beschrieben.

Abgleichen der Einkaufskartenabrechnung

Zum Abgleichen der Einkaufskartenabrechnung klicken Sie im entsprechenden Menü des Programms Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000) auf einen der folgenden Befehle:

• Abgleichen. LN setzt alle Abrechnungspositionen auf "Abgeglichen", wenn das Feld Abgleichposition der Abgleichposition der Bestellanforderung entspricht und der Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmt. Wenn ein USt-Betrag vorhanden ist, muss der USt-Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmen.
• Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen. Das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000) wird gestartet. Um die Abrechnungen abzugleichen, markieren Sie das Kontrollkästchen Abgleichen, und klicken Sie auf Buchungen generieren. Zum automatischen Abgleichen, Genehmigen und Fakturieren der Abrechnungen in einem Schritt markieren Sie die Kontrollkästchen Abgleichen, Genehmigen und Rechnung.

Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut abgleichen oder die Abrechnungspositionen abgleichen, wie in Schritt 7 und 8 beschrieben.

Manuelles Abgleichen von Abrechnungspositionen

Um einzelne Positionen der Einkaufskartenabrechnung manuell abzugleichen, klicken Sie im entsprechenden Menü des Programms Einkaufskartenabrechnungen (tfacp1520m000) auf Positionen. Das Programm Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) wird gestartet.

Abgleichen der Position(en)

Um die Position(en) abzugleichen, klicken Sie im entsprechenden Menü des Programms Kreditkartenabrechnung - Positionen (tfacp1521m000) auf einen der folgenden Befehle:

• Positionen generieren und abgleichen. LN generiert Abrechnungspositionen auf Basis der Bestellanforderung mit dem Status Erstellt. Die generierten Positionen werden dann mit den Anforderungen abgeglichen. Verwenden Sie diesen Befehl, wenn die Einkaufskartenabrechnung keine Positionen enthält.
• Alle Abrechn.Pos. abgleichen. LN setzt alle Abrechnungspositionen auf Abgeglichen, wenn die Abgleichposition im Feld Positionsbezeichnung der Abgleichposition der Bestellanforderung entspricht und der Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmt. Wenn ein USt-Betrag vorhanden ist, muss der USt-Betrag der Abrechnungsposition mit dem der Bestellanforderung übereinstimmen.
• Abrechn.Pos. abgleichen. Wenn die Kategorie der Positionsart Erfolgte Abgleiche oder Sonstiges ist, wird der Status der Position auf "Abgeglichen" gesetzt. Wenn die Positionsart die Kategorie Bestellanforderung hat, wird das Programm Mit Anforderungen abgleichen (tfacp2570m000) gestartet. Siehe Schritt 10.

Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungspositionen erneut abgleichen oder die Abrechnungspositionen manuell abgleichen, wie in Schritt 10 beschrieben. Genehmigen Sie dann die abgeglichenen Einkaufskartenabrechnungen, wie in Schritt 13 beschrieben.

Fehlerprotokoll (tfacp2536m000)

Mit diesem Programm zeigen Sie die Fehler an, die LN protokolliert, wenn Sie Positionen der Einkaufskartenabrechnung mit Bestellanforderungen abgleichen. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut abgleichen.

Mit Anforderungen abgleichen (tfacp2570m000)

Mit diesem Programm gleichen Sie die Abrechnungspositionen mit den Bestellanforderungen manuell ab.

Wenn Sie die abgeglichene Menge bzw. den abgeglichenen Betrag korrigieren möchten, markieren Sie die Position und klicken Sie im entsprechenden Menü auf Manuell abgleichen. Das Programm Anforderung manuell abgleichen (tfacp2170s000) wird gestartet. Korrigieren Sie die abgeglichene Menge bzw. den abgeglichenen Betrag, und klicken Sie auf Abgleichen, um die Abrechnung mit der Anforderung abzugleichen.

Wenn die abzugleichende Menge auf der Abrechnungsposition der Einkaufskarte die Menge auf der Bestellanforderung überschreitet, liegt Überfakturierung vor. Die Überfakturierung ist wie in Schritt 11 beschrieben zu behandeln.

Eine Preisdifferenz, die die festgelegten Grenzen überschreitet, ist wie in Schritt 12 beschrieben zu genehmigen.

Überfakturierung ausbuchen (tfacp2265m000)

Mit diesem Programm buchen Sie die Überfakturierungsmenge aus, die dann vorliegt, wenn die Einkaufskartenabrechnung für eine größere Menge als angefordert fakturiert wird.

Preisabweichungen genehmigen (tfacp2539m000)

Mit diesem Programm genehmigen Sie manuell eine Preisdifferenz, die die festgelegten Preisdifferenz-Toleranzgrenzen überschreitet.

Sie können Abweichungen innerhalb der Toleranzen genehmigen, die im Programm Parameter Kreditorenbuchhaltung (tfacp0100m000) oder speziell für Sie im Programm Berechtigungen für Eingangsrechnungen (tfacp0150m000) festgelegt wurden.

Genehmigen der Einkaufskartenabrechnungen

Verwenden Sie das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000) zum Genehmigen von Einkaufskartenabrechnungen, die den Status Abgeglichen haben. LN setzt den Status auf Genehmigt. Wenn Fehler auftreten, können Sie die Fehlerprotokolldatei anzeigen, wie in Schritt 9 beschrieben. Sie müssen die Fehler beheben und die Abrechnungen erneut genehmigen.

Fakturieren der Einkaufskartenabrechnungen

Verwenden Sie das Programm Einkaufskartenabrechnungen abgleichen/genehmigen (tfacp2220m000) zum Fakturieren von Einkaufskartenabrechnungen, die den Status Genehmigt haben. LN ändert den Status in Gebucht.

LN erstellt Kostenrechnungen für die Einkaufskartenabrechnungen. Wenn für Kostenrechnungen eine Zahlungsgenehmigung erforderlich ist, müssen Sie die Zahlung im Programm Eingangsrechnungen genehmigen (tfacp1142m000) genehmigen. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsgenehmigung im Modul Kreditorenbuchhaltung (ACP).

Abgrenzung Journalbuchungen buchen (tfacp2260m000)

Bei Periodenabschluss können Sie dieses Programm verwenden, um die abgegrenzten offenen Bestellanforderungen, auf die Sie Eingang Desktop nicht anwenden, auf ein Konto "ohne Rechnung" zu buchen.

Wenn Sie eine Periode für die Bestellanforderungen abschließen, auf die Eingang Desktop nicht angewandt wird, erstellt LN folgende Buchungen:

• Zum Abgrenzen der Buchungen:

  • Soll: Kostenkonto für Bestellanforderungen in der Abgrenzungsperiode
  • Haben: Wareneingang ohne Rechnung

• Bei späterer Fakturierung der Einkaufskartenabrechnungen in der Gegenbuchungsperiode:

  • Soll: Wareneingang ohne Rechnung
  • Haben: Kreditorensammelkonto

Abweichungsbericht drucken (tfacp1421m000)

Mit diesem Programm generieren Sie einen Bericht über die beim Abgleichen festgestellten Abweichungen.

Vollständig bezahlte Eingangsrechnungen archivieren/löschen (tfacp2250m000)

Löschen Sie die vollständig bezahlten Rechnungen und die verbundenen Einkaufskartenabrechnungen, die Abrechnungspositionen und Bestellanforderungen.

Liquiditätsprognose aktualisieren (tfcmg3210m000)

In diesem Programm können Sie alle noch nicht fakturierten Bestellanforderungen markieren. Die ungebuchte Menge wird der Liquiditätsprognose hinzugefügt.