Zahlungen per Einkaufskarte
Bei Wareneinkäufen, die Sie per Einkaufskarte bezahlen, erfolgt bei Einkauf im Geschäft ein sofortiger Wareneingang und bei Bestellung über E-Procurement ein späterer Wareneingang. Für jeden Einkauf können Sie eine Bestellanforderung eingeben oder eine Bestellanforderung aus E-Procurement oder einer anderen Anwendung importieren.
Die Einkaufskartenfirma sendet regelmäßig Einkaufskartenabrechnungen. Die Einkaufskartenabrechnung enthält den Produktcode, die Kreditkartennummer und weitere für die Bestellanforderung erfasste Angaben. Die Einkaufskartenabrechnung muss mit den Bestellanforderungen abgeglichen und dann für die Zahlung genehmigt werden. Um Zahlungen für Einkäufe zu genehmigen, gehen Sie bei Zahlungen per Einkaufskarte auf dieselbe Weise vor wie bei Kostenrechnungen. Wenn Sie bislang keine Bestellanforderung eingegeben haben, können Sie dies noch tun oder die Einkaufskartenabrechnung manuell genehmigen.
Eine Sachkontobuchung erfolgt, wenn Sie die Bestellanforderung eingeben und wenn die Einkaufskartenabrechnung fakturiert wird. Alle Bestellanforderungen, für die keine Einkaufskartenabrechnungen zur Zahlung eingehen, können auf ein spezielles Sachkonto auflaufen. Dadurch können Sie den gesamten Einkaufszyklus überwachen, von einer Bestellanforderung bis zur Bezahlung und zum Abgleich mit dem Hauptbuch.
Eingang Desktop
"Eingang Desktop" bedeutet, dass LN für die eingegebenen Bestellanforderungen Wareneingänge ohne Rechnung bucht. Wenn Sie das Kontrollkästchen Eingang Desktop im Programm Bestellanforderungen (tfacp2528m000) für eine Bestellanforderung markieren, erstellt LN beim Speichern der Bestellanforderung eine Buchung auf dem Konto "Wareneingang ohne Rechnung". Bei Periodenabschluss wird der aufgelaufene Betrag der Bestellanforderungen, die noch nicht mit Einkaufskartenabrechnungen abgeglichen wurden, in die nächste Periode umgebucht.
Bei Einkaufskartenabrechnungen mit Eingang Desktop berechnet LN Preisabweichungen. Preisabweichungen, die die definierten Toleranzen überschreiten, müssen Sie genehmigen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigung von Preisdifferenzen und Zusatzkosten.
Wenn Sie die Markierung des Kontrollkästchens Eingang Desktop aufheben, werden bei der Eingabe von Bestellanforderungen keine Buchungen vorgenommen. Bei Periodenabschluss können Sie das Programm Abgrenzung Journalbuchungen buchen (tfacp2260m000) verwenden, um die Bestellanforderungen abzugrenzen, für die Sie noch keine Einkaufskartenabrechnungen zur Zahlung erhalten haben. Nach erfolgter Abgrenzungsbuchung behandelt LN die Bestellanforderung wie eine Bestellanforderung, für die Sie die Funktion Eingang Desktop aktiviert haben.
Abgleichposition
Die Einkaufskartenfirma erstellt für jede Position der Einkaufskartenabrechnung eine Abgleichposition. Die Abgleichposition enthält eine Kombination aus Abgleichfeldern, wie z. B. Anforderungsdatum, Kreditor und Artikel. Für jede Einkaufskartenfirma können Sie das Format der Abgleichposition festlegen, das für die Positionen der Einkaufskartenabrechnung verwendet wird. Das Format basiert entweder auf Trennzeichen zwischen den Datenfeldern oder auf den vorgegebenen Längen der Datenfelder.
Verwenden Sie zum Definieren von Abgleichpositionen folgende Programme:
- Abgleich-Codes (tfacp0112m000).
- Abgleichfelder nach Abgleich-Code (tfacp0509m000).
Beim Definieren der Einkaufskarte im Programm Einkaufskarten (tfacp0508m000) müssen Sie auch die Einkaufskartenfirma eingeben und das von der Einkaufskartenfirma verwendete Abgleich-Codeformat auswählen. Beim Erfassen einer Bestellanforderung im Programm Bestellanforderungen (tfacp2528m000) müssen Sie die Einkaufskarte festlegen, mit der die Waren bezahlt wurden. LN erstellt dann eine Abgleichposition für die Bestellanforderung auf Basis Ihrer Dateneingaben und in dem Format, das Sie mit der Einkaufskarte verknüpft haben.
Wenn Sie Einkaufskartenabrechnungen und/oder Bestellanforderungen als XML-Datei importieren, sind die Abgleichpositionen in der Datei enthalten. Es empfiehlt sich, die Abgleichpositionen manuell zu prüfen und ggf. zu korrigieren, bevor Sie die Einkaufskartenabrechnungen mit den Bestellanforderungen abgleichen.
Erfolgter Abgleich
Korrekturpositionen für erfolgte Abgleiche sind offene Beträge früherer Einkaufskartenabrechnungen, die noch nicht oder erst teilweise bezahlt sind. Bei Eingabe einer Einkaufskartenposition der Kategorie Erfolgte Abgleiche schließt LN die frühere Einkaufskartenabrechnung. Der offene Betrag wird über die Korrekturposition des erfolgten Abgleichs der aktuellen Abrechnung beglichen.
Überfakturierung
Überfakturierung liegt vor, wenn die Menge der über die Einkaufskartenabrechnung fakturierten Waren die in der Bestellanforderung festgelegte Menge überschreitet. Sie können im Programm Bestellanforderungen (tfacp2528m000) auswählen, wie eine Überfakturierung verarbeitet werden soll. In allen Fällen wird die Anforderung auf Gebucht gesetzt.