Erstellen einer Besuchsberichtsvorlage im RTF-Format
Die RTF-Vorlagen werden für LN Mobile Service für Windows verwendet, also nicht für die Android/iOS-Version. Die Android/iOS-Version verwendet HTML-Vorlagen.
Platzhalter für RTF-Dokumente
In RTF-Vorlagen für Besuchsberichte werden Platzhalter unter Verwendung von Text innerhalb von Markern definiert. Es gibt vier verschiedene Arten von Platzhaltern. Alle vier werden durch Verwendung von Text innerhalb von Markern definiert.
| Notation | Platzhalterarten |
|---|---|
| <<Labelname>> | Benennung |
| ##Name des Platzhalters## | Datenelement aus einem Datensatz |
| %%Name des Platzhalters%% | Abbildung aus einem Datensatz |
| [[Datensatz-ID]] | Datensatz-ID |
| ##DepartmentName## | <<Order>> | ##ServiceOrder## |
|---|---|---|
|
##DepartmentAddress## |
<<OrderReference>> <<StartTime>> <<ServiceEngineer>> |
##ReferenceA## ##StartTime## ##Engineer## |
In diesem Beispiel sind <<Order>>, <<OrderReference>> etc. Benennungen (Platzhalter für übersetzbaren Text). ##DepartmentName##, ##ServiceOrder## usw. sind Datenelemente. In diesem Fall werden sie aus dem Datensatz auf Dokumentebene abgerufen. Da dieser Dokumentdatensatz allgemein verfügbar ist, können diese Platzhalter überall innerhalb des Dokuments verwendet werden. Eine Liste aller Platzhalter finden Sie in Anhang Platzhalter für die Besuchsberichtsvorlage.
| Kundendienst NL | Service-Auftrag | SOO001407 |
|---|---|---|
|
Het Torentje Binnenhof 19 2513 AA Den Haag, Zuid Holland Niederlande |
Referenz Beginn am Service-Techniker |
CUST_B_00012 14.04.2022 10:28 Johann Müller |
Layout
Im Prinzip können Platzhalter an jeder beliebigen Stelle im RTF-Dokument eingesetzt werden. So ist eine Konstruktion wie Service-Auftragsnummer ##ServiceOrder## weist Anfangsdatum ##StartDate## auf absolut zulässig.
Zur Ausrichtung von Elementen können Tabulatorzeichen oder Tabellen verwendet werden. Tabellen können eingefügt werden. Spalten und/oder Zeilen können zusammengeführt werden. So ist beispielsweise eine Tabelle mit zwei Zeilen, bei der die erste Zeile eine Zelle und die zweite Zeile drei Zellen aufweist, gültig.
| <<ÜbersetzerText>> | ||
| ##FieldA## | ##FieldB## | ##FieldC## |
Das oben dargestellte Layout liest die Felder A, B und C aus dem Dokumentdatensatz ein.
Zur Anzeige von Daten aus allen anderen Datensätzen muss einer Layoutkonvention gefolgt werden. Alle datensatzabhängigen Platzhalter müssen sich innerhalb einer Tabelle befinden. Die Datensatz-ID ist ein zentraler Bestandteil der Layoutkonvention. Die ID muss in die erste Zeile in die erste Zelle als erster Text dieser Tabelle platziert werden.
Layoutkonvention für Datensatz:
| [[DataSetIdentifier]] | ||
| <<HeaderTextA>> | <<HeaderTextB>> | <<HeaderTextC>> |
| ##FieldA## | ##FieldB## | ##FieldC## |
Die Datensatzkonvention definiert drei oder mehr Zeilen.
- Die erste Zeile muss die Datensatz-ID (mit Markern [[ ]]) enthalten. Weitere Informationen dazu finden Sie auch in den Definitionen der Datensätze in diesem Handbuch. Wenn keine Datensatz-ID vorhanden ist, wird die Tabelle als Layouttabelle behandelt. Weitere Informationen dazu siehe oben. Die Zeile mit der Datensatz-ID wird nach dem Zusammenführen gelöscht.
- Die letzte Zeile wird entsprechend der Anzahl der Einzeldatensätze im Datensatz wiederholt. Die Datenplatzhalter der einzelnen wiederholten Zeilen werden durch die entsprechenden Einzeldatensatzwerte des Gesamtdatensatzes ersetzt. Wenn die Layoutzeile Datensatzplatzhalter enthält, die nicht mit den Datensatzeigenschaften übereinstimmen, erfolgt die Ersetzung anhand dem übergeordneten Datensatz. Wenn der übergeordnete Datensatz keine entsprechenden Daten enthält, wird der Platzhalter zugeordnet und durch die Werte aus dem Dokumentdatensatz ersetzt.
- Alle anderen Zeilen sind Kopfzeilen (null, eine oder mehr). Die Kopfzeilen enthalten im Normalfall Platzhalter für übersetzbaren Text (<< >>). Wenn die Kopfzeilen Datensatzplatzhalter enthält, werden die Daten aus dem übergeordneten Datensatz ersetzt. Ist dies nicht der Fall, werden die Platzhalter durch Daten aus dem Dokumentdatensatz ersetzt.
Eine Datensatztabelle muss mindestens zwei Zeilen enthalten. Kopfzeilen sind optional.
Beispiel mit zwei Kopfzeilen:
| [[MaterialCost]] | |||
| <<Materials>> | |||
| <<Quantity>> | <<ItemCode>> | <<ItemDescription>> | <<Amount>> |
| ##Quantity## | ##Item## | ##Description## | ##AmountOrCoverage## |
Beispiel ohne Kopfzeilen:
| [[MaterialCost]] | |||
| ##Quantity## | ##Item## | ##Description## | ##AmountOrCoverage## |
Verschachteltes Layout
Um Beziehungen zwischen übergeordneten und untergeordneten Elementen darzustellen, wird eine zusätzliche Konvention definiert. Wenn im Fall von Service-Leistungen und Material Werte für Material pro Leistung dargestellt werden müssen, muss die Materialtabelle in die Leistungstabelle verschachtelt werden. Datensätze haben eine Struktur zur Erkennung, ob sie als untergeordneter Satz verwendet werden. Anstatt das gesamte Material eines Besuchs anzuzeigen, wird in verschachtelten Tabellen nur das Material für die aktuelle Leistung angezeigt.
Gehen Sie beim Einfügen von verschachtelten Tabellen in die letzte Zeile vorsichtig vor. Wenn mehr als eine Tabelle erforderlich ist (beispielsweise Materialkosten, Lohnkosten und sonstige Kosten), können die Tabellen durch ein Absatzzeichen (Return) getrennt in eine einzige Zelle eingefügt werden. Weitere Informationen zum Layout für Materials - LaborCost - OtherCost finden Sie in Anhang Für Besuchsbericht voreingestellte Vorlage.
In MS Word ist das Vorgehen dazu einfach. Setzen Sie den Cursor in eine Tabellenzelle und wählen Sie "Tabelle einfügen" aus der Registerkarte "Einfügen".
Layoutkonvention für verschachtelten Datensatz:
| [[DataSetIdentifier]] | ||
| <<HeaderTextA>> | <<HeaderTextB>> | <<HeaderTextC>> |
| ##FieldA## | ##FieldB## | ##FieldC## |
| [[DataSetIdentifier]] | ||
| <<HeaderTextX>> | <<HeaderTextY>> | <<HeaderTextZ>> |
| ##FieldX## | ##FieldY## | ##FieldZ## |
Beispiellayout für verschachtelten Datensatz:
| [[Activities]] | ||
| <<Activity>> ##Description## | ||
| [[MaterialCost]] | ||
| <<Materials>> | ||
| <<Quantity>> | <<ItemCode>> | <<Description>> |
| ##Quantity## | ##Item## | ##ItemDescription## |
Im oben genannten Beispiel ist ein Materialkosten-Datensatz [[MaterialCost]] in einem Service-Leistungssatz [[Activities]] eingebettet. Die ##Description## wird aus dem Datensatz für Service-Leistungen abgerufen. ##Quantity##, ##Item## und ##ItemDescription## werden aus dem Datensatz für Materialkosten abgerufen.
Ergebnisbeispiel eines Layouts für verschachtelte Datensätze:
| Service-Leistung - Reparatur - Kiste | ||
| Materialkosten | ||
| Menge | Artikel-Code | Bezeichnung |
| 6 St. | AVDK17 | Spanplatte |
| 3 Kt | AVDK1501 | Nägel |
Summen
Für alle Datensätze, mit denen Kosten angezeigt werden, werden Summen berechnet. In der Standardvorlage werden diese Summen im Absatz "Übersicht" (Summary) aufgeführt.
Die Platzhalter "Totalxxx" und "GrandTotal" zeigen Werte für alle Kosten der ausgewählten Service-Leistungen an. Die Einzelpositionen dieser Kosten müssen nicht unbedingt im Bericht angezeigt werden. Die Platzhalter "TotalDetailxxx" und "GrandDetailTotal" enthalten nur Werte aus den Einzelkostenpositionen.
Auf diese Weise können Sie auch nur die Summen ohne Einzelpositionen anzeigen, oder die Einzelpositionen und zusätzlich die Summen für diese Einzelpositionen.
Werkzeuge zur Bearbeitung der Vorlage
Die Vorlage muss als RTF-Datei gespeichert werden. Dieser Dateityp kann in MS Word verarbeitet werden, es gibt jedoch andere Anwendungen zur Textverarbeitung, mit denen dieser Dateityp bearbeitet werden kann. Nach dem Erstellen der Vorlage muss die Vorlage als RTF-Datei gespeichert werden.
Obwohl das Layout auf dem Bildschirm identisch aussehen kann, gibt es Unterschiede zwischen Textverarbeitungsprogrammen (und der Anwendung) in der Druckausgabe. Wenn Sie Vordrucke verwenden, testen Sie die Vorlage mit Echtdaten und speichern Sie die Ausgabe als PDF.
Werkzeuge zur Bearbeitung der Vorlage
Die Vorlage muss als RTF-Datei gespeichert werden. Dieser Dateityp kann in MS Word verarbeitet werden, es gibt jedoch andere Anwendungen zur Textverarbeitung, mit denen dieser Dateityp bearbeitet werden kann. Nach dem Erstellen der Vorlage muss die Vorlage als RTF-Datei gespeichert werden.
Obwohl das Layout auf dem Bildschirm identisch aussehen kann, gibt es Unterschiede zwischen Textverarbeitungsprogrammen (und der Anwendung) in der Druckausgabe. Wenn Sie Vordrucke verwenden, testen Sie die Vorlage mit Echtdaten und speichern Sie die Ausgabe als PDF.
Tipp: Platzhalter bearbeiten
Wenn Sie Platzhalter hinzufügen oder ändern, geben Sie den gesamten Platzhaltertext in einer Aktion ein, d. h. ändern Sie keine einzelnen Zeichen, da MS Word in einigen Fällen unsichtbare Zeichen in das RTF-Dokument einfügt. In diesem Fall kann die Vorlage nicht korrekt interpretiert werden, und der Platzhalter wird im Besuchsbericht nicht ersetzt. Wenn Platzhalter, die korrekt geschrieben sind, im zusammengeführten Wert nicht angezeigt werden, bearbeiten Sie das Vorlagendokument und geben Sie den Platzhalter von Beginn bis Ende mit Anfangs- und Endmarkern erneut ein.
Tipp: Einstellungen für das Weblayout in MS Word
Wenn Sie MS Word als Textbearbeitungsprogramm verwenden, sollten Sie die Ansicht "Weblayout" verwenden. Wählen Sie aus der Menüleiste die Registerkarte Ansicht aus und klicken Sie dann auf Ansicht "Weblayout". Die Tabellenrahmen außerhalb des rechten Papierrands sind sichtbar und können bearbeitet werden.
Tipp: Rasterlinien anzeigen
Die Gitternetzlinien der Zellen können ebenfalls angezeigt werden. Als Voreinstellung ist die Funktion nicht aktiv. Verwenden Sie die Rahmenlayoutoption auf der Registerkarte Start und wählen Sie Gitternetzlinien anzeigen. Rahmen ohne sichtbare Linie werden als gepunktete Linie dargestellt.