Fakturierung

Firmen organisieren häufig den Transport der Waren, die sie an ihre Kunden verkaufen; ebenso wie den Transport der Waren, die sie von ihren Lieferanten kaufen. In beiden Fällen wird der Transport dieser Waren für gewöhnlich an einen Spediteur fremdvergeben.

Der Spediteur wird für den Transport der Waren bezahlt. Um diese Frachtkosten erstattet zu bekommen, kann eine Firma sie an den Kunden bzw. Lieferanten weiterberechnen. Im Modul Frachtfakturierung können Rechnungen für externe Handelspartner erstellt werden. Bei internen Handelspartnern werden Frachtrechnungen im Modul Intercompany-Handel erstellt. Nähere Informationen finden Sie hier: Interne und externe Frachtfakturierung.

Die meisten Firmen schließen mit ihren Kunden und Lieferanten Vereinbarungen über die Höhe der Transportkosten ab. So kann z. B. der komplette Betrag berechnet werden, der an den Spediteur zu zahlen ist, oder ein spezieller Tarif; oder es werden gar keine Frachtkosten berechnet. In Fracht wird der Betrag für Frachtkosten, die dem Handelspartner in Rechnung gestellt werden, durch das für diesen Handelspartner festgelegte Fakturierungsverfahren bestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Fakturierungsverfahren.

Rechnungen für Frachtkosten basieren auf Frachtaufträgen. Zum Erstellen von Rechnungen müssen die Fakturierungsdaten dieser Aufträge an das Paket Fakturierung freigegeben werden. Im Paket Fakturierung werden die Rechnungen dann erstellt und an die Handelspartner geschickt.

Freigeben von VK- und Frachtauftragsdaten an das Paket Fakturierung

Die Freigabe von Fakturierungsdaten für VK-Aufträge kann im Paket Verkauf erfolgen. Wenn eine Ausgangsrechnung mit dem berechneten Betrag in der VK-Auftrags(detail)position an das Paket Fakturierung freigegeben wird, kann LN die Frachtrechnung ebenfalls an das Paket Fakturierung freigeben. Das Paket Fakturierung kombiniert dann die Auftragsrechnung mit der Frachtrechnung und verschickt nur eine einzige Rechnung.

Wenn LN die Frachtrechnungsdaten zusammen mit den Rechnungsfakturierungsdaten freigeben soll, müssen Sie das Kontrollkästchen Einschließlich Frachtkosten im Programm VK-Aufträge/Abrufe an Fakturierung freigeben (tdsls4247m000) markieren. Andernfalls müssen Sie die Frachtdaten mithilfe der Programme An Fakturierung freigeben (fmfri0210m000) oder Frachtfakturierungsdaten (fmfri0110m000) freigeben.

Wenn für einen VK-Auftrag ein Frachtauftrag generiert wurde, kann dieser vor dem ursprünglichen VK-Auftrag freigegeben werden. In solchen Fällen erstellt das Modul Verkauf eine Rechnung für die verkauften Waren, und das Paket Fracht erstellt eine Rechnung für die Frachtkosten.

Fakturieren von Frachtrechnungen durch das Paket Fracht oder das Paket Service

Frachtrechnungen können vom Paket Fracht oder vom Paket Service abgewickelt werden.

Beim Fakturieren durch das Paket Service wird im Programm Frachtfakturierungsdaten (fmfri0110m000) der Rechnungsstatus --- festgelegt.

Freigeben von Frachtaufträgen an das Paket Fakturierung

Damit ein Frachtauftrag an das Paket Fakturierung freigegeben werden kann, muss er mindestens den Status Versendet haben. Das ermöglicht eine Neuberechnung der Frachtkosten, falls die Versandmenge von der Bestellmenge abweicht. Weitere Informationen zur Neuberechnung von Frachtkosten finden Sie unter Erneut berechnen bei Mengenabweichungen bei Versand/Lieferung. Frachtaufträge mit niedrigeren Status als Versendet werden möglicherweise noch geändert oder storniert. Daher ist es nicht sinnvoll, solche Aufträge bereits zu fakturieren.

Frachtaufträge können im Programm An Fakturierung freigeben (fmfri0210m000) per Stapelverarbeitung freigegeben werden. Sie können aber auch einzelne Frachtauftragspositionen an das Paket Fakturierung freigeben, und zwar im Programm Frachtfakturierungsdaten (fmfri0110m000).

Fakturieren nach Frachtkosten oder Kundentarifen

Wenn die Fakturierung von einem Frachtauftrag ausgeht, können Sie diesen Auftrag zur Fakturierung freigeben, wenn er den Status Versendet oder höher als Versendet hat. Ein Frachtauftrag erhält den Status Versendet in folgenden Fällen:

• Wenn die aus dem Frachtauftrag erstellten Ladungen und Sendungen den Status Versendet erhalten haben.
• Wenn der mit dem Frachtauftrag verknüpfte Lagerauftrag den Status Versendet erhalten hat.

Fakturieren nach Frachtkosten (Aktualisierung zulässig)

Wenn zwischen den Frachtkosten, die dem Handelspartner in Rechnung gestellt wurden, und den tatsächlich angefallenen Transportkosten Abweichungen bestehen, haben Sie mit diesem Fakturierungsverfahren die Möglichkeit, dem Handelspartner eine weitere Rechnung über die Differenz zu schicken.

Fakturierung auf Basis der Spediteurrechnung

Wenn die Fakturierung auf einer Spediteurrechnung basiert, können Sie Ihrem Handelspartner die Differenz zwischen den vor Erhalt der Spediteurrechnung fakturierten und den tatsächlichen Frachtkosten in Rechnung stellen.

Nach Eingang und Genehmigung der Spediteurrechnung im Modul Kreditorenbuchhaltung gibt LN die Ist-Kosten für die Fracht aus dieser Rechnung an das Paket Fracht weiter und aktualisiert die Sendungen und Ladungen oder die Frachtauftrags-Cluster mit diesen Ist-Kosten. Außerdem aktualisiert LN auch die Frachtaufträge mit den Ist-Kosten, aus denen die Ladungen, Sendungen oder Cluster stammen. Zu diesem Zweck werden die Ist-Kosten für die Sendungen und Ladungen bzw. Cluster auf die entsprechenden Frachtaufträge verteilt.

So können Sie festlegen, dass die Fakturierung auf einer Spediteurrechnung basiert:

• Markieren Sie für Ladungen das Kontrollkästchen Spediteur-/LDL-Rechnung im Programm Ladungen (fmlbd4100m000).
• Für Frachtauftrags-Cluster markieren Sie das Kontrollkästchen Spediteur-/LDL-Rechnung im Programm Frachtauftrags-Cluster (fmfoc3100m000).

Fakturierung auf Basis der auf "Endgültig" gesetzten veranschlagten Kosten

Wenn die Fakturierung nicht auf einer Spediteurrechnung basiert (z. B., weil Ihre Firma den Warentransport selbst ausführt), können Sie Ihrem Handelspartner ebenfalls die aktualisierten Transportkosten in Rechnung stellen, falls die tatsächlich angefallenen Transportkosten von den vorab fakturierten abweichen.

Um Frachtkosten zu aktualisieren, wenn die Fakturierung nicht auf einer Spediteurrechnung basiert, ändern Sie die Beträge in den Sendungen oder Clustern nach Bedarf, und klicken Sie im entsprechenden Menü des Programms Frachtauftrags-Cluster (fmfoc3100m000) bzw. des Programms Ladungen (fmlbd4100m000) auf Ist-Kosten setzen auf --> Endgültig. Hinweis: Diese Option ist verfügbar, wenn der Status der Ladung oder des Clusters Fertig lautet. Nähere Informationen finden Sie hier:Endgültig.

Wenn die Fakturierung nicht auf einer Spediteurrechnung basieren soll, müssen Sie im Programm Frachtauftrags-Cluster (fmfoc3100m000) bzw. Ladungen (fmlbd4100m000) die Markierung des Kontrollkästchens Spediteur-/LDL-Rechnung aufheben.

Freigeben von aktualisierten Frachtkosten an das Paket Fakturierung

Wenn Sie die veranschlagten Kosten auf Endgültig gesetzt haben oder die Frachtkosten mit dem Betrag der Spediteurrechnung aus dem Modul Kreditorenbuchhaltung aktualisiert wurden, müssen Sie die aktualisierten Frachtkosten an das Paket Fakturierung freigeben. Dort werden sie weiterverarbeitet und dem Kunden in Rechnung gestellt.

Im Paket Fakturierung werden die Ist-Kosten weiterverarbeitet und Rechnungen erstellt und an den Handelspartner gesendet.