Rechnungsverarbeitung

Bevor eine Rechnung vorläufig gedruckt werden kann, muss sie zunächst zusammengestellt werden. Der vorläufige Druck ist erforderlich, um die grundlegenden Daten auf der Rechnung zu überprüfen, so z. B. die Umsatzsteuer-ID des Kunden, die Zahlungsbedingungen und rechtliche Texte.

Mit dem Druck wird eine Rechnung zu einer rechtsgültigen Rechnung. Wenn die Rechnung in dieser Phase Fehler enthält, muss sie storniert und neu erstellt werden.

Hat ein Anwender die Rechnung - optional - vorläufig gedruckt, muss sie zur Genehmigung vorgelegt werden. Ihr Status wird dann sofort auf Genehmigung steht aus gesetzt, damit ist die Rechnung für die Verarbeitung gesperrt. Alle Programme, die einen Bereich von Rechnungen verarbeiten, überspringen diese Rechnung. Der an ION Workflow eingereichte Status ist Zum Drucken bereit. Dieser Status wird gespeichert und ist auf der Rechnung sichtbar, nachdem die Rechnung in ION Workflow genehmigt wird.

Falls ein Anwender das Programm Rechnungen zusammenstellen/drucken/buchen (cisli2200m000) als einzigen Schritt ausführt, sollten alle Rechnungen zur Genehmigung in ION Workflow vorgelegt werden. Dabei wird dieser Prozess unterbrochen und kann für Rechnungen, die zusammengestellt, gedruckt und gebucht werden müssen, nicht vollständig ausgeführt werden. Rechnungen, die nur gedruckt und gebucht werden müssen und den Status Zum Drucken bereit haben, können natürlich verarbeitet werden.

Nach der Genehmigung der Rechnung in ION Workflow wird der Rechnungsstatus auf Zum Drucken bereit gesetzt. Ab dann lässt sich Rechnung zum endgültigen Drucken und Buchen auswählen.

Falls die Rechnung in ION Workflow abgelehnt wird, wird ihr Status auf Gesperrt zurückgesetzt. Die Daten müssen zunächst korrigiert werden, danach kann die Rechnung erneut zur Genehmigung in ION Workflow vorgelegt werden. Dieser Vorgang lässt sich mehrfach wiederholen.

Direkte Verarbeitung und ION Workflow

Einige Rechnungsarten lassen sich in LN direkt verarbeiten, z. B. Abholaufträge ( Auftragsverwaltung), Last-/ Gutschriften ( Finanzwesen) und Rechnungen für Sonderverkäufe ( Fakturierung).

Wenn ION Workflow implementiert ist, lassen sich allerdings nur Abholaufträge direkt verarbeiten, Last-/Gutschriften und Rechnungen für Sonderverkäufe unterliegen dagegen der Genehmigung in ION Workflow.