Archiwizacja operacji zakończonych

Jeżeli wymagana jest dodatkowa pojemność archiwum, zalecane jest, aby skonfigurować drugie środowisko archiwizacji, które również musi stanowić dokładną kopię rzeczywistego środowiska. Należy zdefiniować firmy drugiego środowiska archiwizacji jako firmy archiwalne pierwszego środowiska archiwizującego. Jeżeli jest taka konieczność, można utworzyć trzecie oraz kolejne środowiska archiwizujące. Trzeba wówczas archiwizować dane z każdej firmy finansowej w jej firmie archiwalnej w drugim środowisku archiwalnym itd.

Przy archiwizacji danych LN tworzy tablicą ze wszystkimi firmami grupy oraz firmą archiwalną połączoną z każdą firmą. Jeżeli jedna z firm grupy nie ma firmy archiwalnej, LN zgłasza błąd i przerywa proces archiwizacji.

Paczki oraz linie paczki archiwizowane i/lub usuwane są tylko wówczas, gdy przeprowadzana jest archiwizacja oraz usuwanie w firmie, w której one istnieją. Jest to zawsze firma źródłowa. Wszelkie dokumenty oraz powiązane operacje zakończone, należące do paczki, nie są archiwizowane i/lub usuwane, aż docelowa firma nie zostanie zarchiwizowana.

Jeżeli paczka została usunięta z rzeczywistego środowiska, takie dokumenty międzyfirmowe oraz operacje będą wówczas istnieć tymczasowo bez paczki w środowisku produkcyjnym do momentu, aż zarchiwizowane zostaną operacje firmy docelowej. Dlatego też zalecane jest przeprowadzenie archiwizacji wszystkich firm grupy w krótkim okresie.

Przebiegi zakończenia również są archiwizowane. Przebieg zakończenia może być usunięty ze rzeczywistego środowiska tylko wówczas, gdy wszystkie dołączone paczki zostaną usunięte.

Dokumenty finansowe archiwizowane i/lub usuwane są tylko wówczas, gdy przeprowadzana jest archiwizacja oraz usuwanie w firmie, w której się one znajdują. Dla każdego dokumentu LN sprawdza, czy istnieje powiązany dokument międzyfirmowy.

Jeżeli typ operacji dla danego dokumentu wskazuje, że numeracja dokumentów nie musi być ustalona, dokument ten nie zostanie usunięty z rzeczywistego środowiska, aby uniknąć duplikatów numerów dokumentów.

Operacje zakończone nie są usuwane ze środowiska produkcyjnego, jeżeli rok obrotowy operacji nie jest taki sam jak rok obrotowy paczki, a roku obrotowego operacji nie można jeszcze zarchiwizować. Jeżeli opcja Archiwizuj jest zaznaczona, powiązana paczka, linia paczki oraz dokument kopiowane są do firmy archiwalnej oraz pozostaje w rzeczywistym środowisku.

Jeżeli do operacji wciąż istnieją odnośniki otwartych zleceń sprzedaży lub zakupu, oznaczana jest ona jako Usunięte, choć tak naprawdę nie zostaje usunięta. Powiązana paczka, linia paczki oraz dokument kopiowane są do firmy archiwizującej oraz pozostają w rzeczywistym środowisku. Są one usuwane, gdy powiązane operacje otwarte są zamknięte i zarchiwizowane, np. po uruchomieniu sesji Archiwizacja / Usuwanie faktur zakupu całkowicie zapłaconych (tfacp2250m000).

Jeżeli konto księgowe operacji jest kontem rozliczalnym, archiwizowane są wszelkie powiązane dane rozliczania.

W ramach procedury archiwizacji oryginalna firma operacji zakończonej zastępowana jest firmą archiwalną dla firmy oryginalnej. W rezultacie środowisko archiwizacji nie będzie zawierać odnośników do rzeczywistego środowiska.

W ramach archiwizacji do środowiska archiwizacji kopiowane są również relacje dokumentów międzyfirmowych. W środowisku tym następuje aktualizacja tych relacji w taki sposób, że każdy dokument w relacji odnosi się do środowiska, w którym faktycznie istnieje. Relacja dokumentu pozostaje w środowisku do momentu, aż wszystkie powiązane operacje zakończone zostaną usunięte. Operacji powiązanych z fakturami sytuacja taka pojawia się tylko podczas usuwania faktur całkowicie zapłaconych. Relacja dokumentu aktualizowana jest również w rzeczywistym środowisku, aby możliwe było odniesienie się do zarchiwizowanego dokumentu, jeżeli wszystkie powiązane operacje zakończone zostały usunięte z rzeczywistego środowiska.

Po wykonaniu zwykłej procedury archiwizacji przeprowadzany jest dodatkowy krok archiwizujący, w którym archiwizowane są wszystkie operacje oraz dokumenty w firmie rzeczywistej, wynikające z międzyfirmowych zapisów księgowych. W tym kroku relacje międzyfirmowe są archiwizowane i/lub usuwane, jak opisano wcześniej.

Paczki, linie paczki oraz dokumenty, które mają status Usunięte, usuwane są ze rzeczywistego środowiska, chyba że typ operacji dokumentu wskaże, że numeracja dokumentów nie musi mieć ustalonej kolejności. Dokumenty tego typu nie są usuwane z rzeczywistego środowiska, aby uniknąć duplikatów numerów dokumentów.