Rozliczanie wielozakładowych faktur zakupu

Wielozakładowe rozliczenie faktur zakupu jest konieczne dla następujących funkcjonalności:

• Centrum usług wspólnych w module Zobowiązania
  Centralna obsługa wprowadzania i rozliczania faktur oraz płatności dla wielu firm finansowych.
• Rejestracja VAT w wielu krajach UE.

  Jeżeli aktywność firmy, która stanowi podstawę do naliczania podatku od towarów i usług (VAT), prowadzona jest w kraju UE innym kraj rejestracji firmy, przekroczyła określony próg, to firma jest ustawowo zobowiązana do bycia zarejestrowanym płatnikiem VAT w tym kraju UE.

  W strukturze wielozakładowej dla każdej zagranicznej rejestracji VAT tworzona jest dedykowana firma finansowa. Działy zakupów, w których wprowadzane są zlecenia zakupu, zwykle nie są łączone z takimi firmami finansowymi.

  Jeżeli rozliczenie faktury zakupu może zostać przeprowadzone w ramach „firm rejestracji VAT”, wtedy kosztami zlecenia zakupu jest automatycznie obciążana firma działu zakupów. Jeżeli używany jest ten scenariusz rozliczania, nie trzeba już tworzyć wewnętrznych faktur pomiędzy dwoma firmami finansowymi.

Zasady księgowania stosowane do tej metody rozliczania faktur zakupu są następujące:

• Koszty bezpośrednio powiązane ze zleceniem zakupu i/lub zapasem księgowane są w firmie finansowej działu zakupów. Niektóre przykłady to: różnica cenowa, wynik FTP oraz dodatkowe koszty księgowane przy rozliczaniu.
• Wyniki zapisów otwartych księgowane są w firmie finansowej, w której faktura zakupu jest rejestrowana i rozliczana. Niektóre przykłady to: wynik waluty, rabat od płatności, odsetki za odroczone terminy płatności i różnica płatności.

Aby obydwie funkcje były należycie wykonywane, wymagana jest bardzo elastyczna konfiguracja rozliczania faktur zakupu, jak poniżej:

• Centrum usług wspólnych dla modułu Zobowiązania wymaga konfiguracji, w której zlecenia z działów zakupów, połączone z kilkoma firmami finansowymi, są rozliczane z fakturami zakupu w jednej firmie finansowej: jest to stosunek typu „wiele do jednego”.
• Rejestracja VAT w wielu krajach UE wymaga ustawienia konfiguracji, w której faktury zakupu w różnych „firmach z rejestracją VAT” mogą być rozliczone ze zleceniami zakupu pochodzącymi z działów zakupów, połączonymi z jedną z firm finansowych w strukturze zakładowej: jest to stosunek typu „wiele do wielu”.

• Faktury zakupu powiązane ze zleceniem

  Poniższe reguły mają zastosowanie dla faktur zakupu powiązanych ze zleceniem, w tym faktur samoobciążających:

  • Faktura zakupu może być wprowadzona w jednej z firm finansowych, która współdzieli wymagane tablice z firmą finansową działu zakupów. Podczas rozliczania faktury LN udostępnia tylko te zlecenia oraz wpływy, które są połączone z firmą finansową, w której rozliczana jest faktura.
  • Dodatkowe koszty zaksięgowane podczas procesu rozliczania księgowane są domyślnie w firmie finansowej działu zakupów. Jeżeli koszty te muszą być zaksięgowane w firmie finansowej, w której rozliczana jest faktura, możliwe jest wprowadzenie numeru firmy w polu Firma docelowa sesji Linie operacji rozliczonej faktury zakupu (tfacp1133s000). Podatek VAT uznaje się za powiązany z fakturą, dlatego też księgowany jest w firmie finansowej, w której rozliczana jest faktura. Wyjątek stanowi podatek nierefundowany (podatek kosztowy), który jest traktowany jako koszt powiązany ze zleceniem oraz księgowany jest w firmie finansowej działu zakupów.
  • Pozycje kosztowe uznaje się za powiązane ze zleceniem zakupu oraz księgowane są one w firmie finansowej działu zakupów. Konto wydatków dla pozycji kosztowej może być określone przy wprowadzaniu zlecenia lub faktury zakupu. W tym drugim przypadku koszty najpierw księgowane są na koncie tymczasowym w firmie finansowej działu zakupów. W module Zobowiązania, koszty mogą być zaksięgowane na określonych kontach kosztowych. W firmie finansowej działu zakupów konto tymczasowe musi być wówczas stornowane. Domyślnie koszty księgowane są na bieżących kontach wydatków dla firmy finansowej działu zakupów. Można zmienić numer firmy w sesji Linie operacji rozliczonej faktury zakupu (tfacp1133s000).
• Faktury kosztowe
  Faktury kosztowe mogą być zarejestrowane w jednej z firm finansowych. W szczegółach operacji można połączyć firmę finansową z kontem kosztów. Powoduje to utworzenie międzyfirmowego zapisu celem transferu kosztów do odpowiedniej firmy finansowej.