Proces uzgodnienia

Krok 1. Zamknięcie okresów

Zwykle uzgodnienie jest przeprowadzane dla danego okresu obrotowego. Przed rozpoczęciem procesu uzgodnienia należy użyć sesji Zamykanie okresów (tfgld1206m000) do zamknięcia okresu integracji, tak aby żadna nowa operacja nie mogła zostać wprowadzona.

Jeżeli jednak wygeneruje się oraz wydrukuje raporty uzgodnienia, LN nie sprawdza statusu okresu. Można wydrukować raporty w dowolnym momencie, niezależnie od statusu okresu.

Krok 2. Zaksięgowanie różnic kursowych

Należy sfinalizować paczki dla operacji różnic kursowych. Więcej informacji w temacie Konta różnic kursowych.

Krok 3. Wydruk bilansu próbnego

Należy użyć sesji Wydruk bilansu próbnego (tfgld3402m000), aby wydrukować próbny bilans dla kont księgowych integracji, których analiza ma zostać przeprowadzona.

Krok 4. Utworzenie bilansu otwarcia dla uzgodnienia (jeżeli jest to wymagane)

Jeżeli zostały zarchiwizowanie operacje, które nadal mają wpływ na grupę uzgodnienia, np. operacje na zapasach, możliwe jest utworzenie sald otwarcia, w celu zlikwidowania różnic w danych uzgodnienia. Należy uruchomić sesję Bilanse otwarcia uzgodnień (tfgld4195m000).

Aby utworzyć bilanse otwarcia dla określonych obiektów funkcjonalnych oraz elementów uzgodnienia, można wybrać operację w sesji Zarządzanie operacjami - uzgodnienia finansowe (tfgld4595m000) oraz w odpowiedni menu wybrać opcję Utwórz bilans otwarcia uzgodnień.

Krok 5. Wydruk danych uzgodnienia

Należy użyć sesji Wydruk danych uzgodnienia (tfgld4495m000) lub Wydruk danych uzgodnień - prace w toku projektu PCS (tfgld4495m300), aby wydrukować raport uzgodnienia.

Więcej informacji w temacie Wydruk raportów uzgodnienia.

Krok 6. Porównanie salda próbnego oraz bilansów na raporcie danych uzgodnienia

Dla kont księgowych, gdzie kwoty odpowiadają sobie, można zatwierdzić dane uzgodnienia. Kontynuacja – krok 8 – Zatwierdzenie danych uzgodnienia.

Krok 7. Odtworzenie historii

Jeżeli kwoty na raporcie uzgodnienia nie odpowiadają kwotom na bilansie próbnym, można odtworzyć historię analizowanych kont księgowych.

Należy wrócić do kroku 4 – Wydruk bilansu próbnego.

Krok 8. Zatwierdzenie danych uzgodnienia

Należy zatwierdzić dane uzgodnienia dla kont księgowych, w których nie wykryto problemów. W sesji Zatwierdzanie danych uzgodnienia (tfgld4295m000) należy wybrać grupę uzgodnienia. Następnie należy zaznaczyć zakres kont księgowych, dla których trzeba zatwierdzić dane uzgodnienia.

Uwaga: musi zostać przeprowadzona analiza kont zapasów oraz kont końcowych, zanim możliwe będzie zatwierdzenie danych uzgodnienia.

Krok 9. Analiza bilansów z raportu danych uzgodnienia

Jeżeli kwoty na raporcie uzgodnienia nie odpowiadają kwotom w bilansie próbnym, możliwe jest podjęcie różnych czynności, w zależności od typu problemu oraz wymagań co do kontroli.

Należy użyć sesji Wydruk danych uzgodnienia (tfgld4495m000) do wydrukowania raportu operacji, które nie mogły zostać uzgodnione. Na tym etapie można odznaczyć pole wyboru Porównaj uzgodnienie z operacjami zakończonymi w GLD, ponieważ została już sprawdzona relacja pomiędzy danymi uzgodnienia a bilansem próbnym.

Dla kont innych niż konta zapasów i konta końcowe można zaznaczyć pole wyboru Drukuj tylko niezaakceptowane operacje. Należy zacząć od wydrukowania raportu z małą ilością szczegółów. Więcej informacji w temacie Wydruk raportów uzgodnienia.

Krok 10. Wyświetlenie szczegóły operacji

W sesji Zarządzanie operacjami - uzgodnienia finansowe (tfgld4595m000) można użyć różnych opcji w celu wyświetlenia szczegółów operacji.

Dla celów późniejszego odniesienia możliwe jest również wydrukowanie odpowiednich raportów danych logistycznych w module Zarządzanie operacjami.

Jeżeli dane finansowe są poprawne, należy kontynuować z krokiem 13 – Zatwierdzenie danych uzgodnienia.

Krok 11. Przeprowadzanie korekt

Można ręcznie utworzyć operacje korygujące dla błędnych księgowań. Więcej informacji w temacie Tworzenie korekty operacji. Ten typ korekt rozwiązuje rozbieżności w pakiecie Finanse. Nie rozwiązuje natomiast różnic pomiędzy bilansem próbnym a raportem uzgodnienia. Różnice te muszą być wyjaśnione przez eksperta.

Następnie należy powtórzyć proces uzgodnienia, rozpoczynając od kroku 9 – Analiza bilansów z raportu danych uzgodnienia. Możliwe jest wydrukowanie raportu uzgodnienia, który zawiera niezaksięgowane korekty.

Krok 12. Księgowanie korekt uzgodnienia

Należy użyć sesji Księgowanie korekt uzgodnienia (tfgld4295m300), aby zaksięgować operacje korekty na kontach modułu Księga główna.

Następnie należy wrócić do kroku 3 – Wydruk bilansu próbnego.

Krok 13. Zatwierdzenie danych uzgodnienia

Jeżeli nie są wymagane żadne inne korekty dla grupy uzgodnienia, w sesji Zatwierdzanie danych uzgodnienia (tfgld4295m000) należy wybrać grupę uzgodnienia. Następnie należy zaznaczyć zakres kont księgowych, dla których trzeba zatwierdzić dane uzgodnienia.

Można też zaznaczyć pole wyboru Wybór określonego obszaru funkcjonalnego, aby zatwierdzić dane uzgodnienia dla określonego obszaru funkcjonalnego lub zakresu obszarów funkcjonalnych.

Można zaznaczyć pole wyboru Tylko zbilansowany debet i kredyt w celu zatwierdzenia większości operacji. Należy wprowadzić kwoty tolerancji w każdej walucie krajowej.

Po kliknięciu opcji Przetwórz, LN sprawdza warunki oraz ustawia status operacji, które je spełniają, na Zaakceptowane. W sesji Zarządzanie operacjami - uzgodnienia finansowe (tfgld4595m000) możliwe jest przeglądanie statusu operacji oraz odznaczenie pola wyboru Zaakceptowane, jeżeli zachodzi taka potrzeba.