Oddziały i działy

Działy sprzedaży, działy zakupów oraz punkty serwisowe są działami, w których zdefiniowane są dane główne i ustawienia związane z procesami administracyjnymi takimi jak obsługa zlecenia i fakturowanie.

W dziale przechowywane są dane takie jak seria numeracyjna zlecenia, cenniki, stawki oraz różne wartości domyślne dla zleceń. Przykładowo w dziale zakupu przechowywane są ustawienia dotyczące metod płatności, fakturowania wstecznego, płatności za etap dla dostawcy oraz samofakturowania. W dziale sprzedaży przechowywane są dane związane z umowami kupna-sprzedaży z klientami.

Od ustawień oddziału zależą procesy logistyczne i produkcyjne. Przykładowo w procesie zakupów dostawca, cena, czasy realizacji przyjęcia i przewoźnicy to wartości określane według oddziału.

W procesie zakupu najważniejszy jest aspekt logistyczny, a nie finansowy. Oddział odbierający wymaga sprzedaży towarów (np. pozycji) klientom oraz materiałów potrzebnych do produkcji wyrobu. Ustawienia logistyczne powiązane z przyjęciem towarów są definiowane w oddziale.

Dane zakupu pozycji według oddziału są obowiązkowe, lecz ustawienia finansowe definiowane na poziomie działu zakupów są wymagane, tylko jeśli są inne niż standardowe ustawienia firmy.

W procesie sprzedaży jest odwrotnie: najważniejszy jest aspekt finansowy. Dane logistyczne zdefiniowane dla oddziału nie wpływają na umowy zawarte z klientami. Przykładowo jeżeli dostawa towarów jest droższa, ponieważ musiały być dostarczone z innego punktu dystrybucji, nie ma to wpływu na cenę uzgodnioną z klientem. Klienta dotyczy natomiast sytuacja, w której towary wysyłane są z innego kraju, z czym wiąże się odmienna odprawa celna oraz inny rodzaj wymaganych listów przewozowych.

Dane pozycji powiązane z klientem, które są definiowane w dziale sprzedaży, są obowiązkowe, podczas gdy logistyczne ustawienia pozycji, definiowane dla oddziału, są wymagane, tylko jeśli są inne niż standardowe ustawienia firmy.

Biuro (office) jest rodzajem działu (department), dlatego jest połączone z oddziałem (site).

Dział zakupów, dział sprzedaży lub punkt serwisowy, zajmujące się obsługą zakupów, sprzedaży oraz serwisu dla danego działu, mogą znajdować się w innym dziale.

Przykładowo dział zakupów Nowy Jork znajduje się w oddziale Nowy Jork. W oddziale Nowy Jork pracuje personel biura zakupu Nowy Jork, obsługuje on jednak zakup materiałów dla oddziałów produkcji w Bostonie, Filadelfii oraz Pittsburga.

W rezultacie oddział Nowy Jork nie bierze udziału w procesach zakupu, którymi zarządza dział zakupów Nowy Jork, dla Bostonu, Filadelfii i Pittsburga. Umowy wstępne, potwierdzenia zleceń itp. muszą być jednak wysyłane na nowojorski adres oddziału. Dlatego też oddział, w którym znajduje się dział (biuro), jest istotne ze względu na adres oraz lokalizacje, w których wykonywane są czynności.