Porządkowanie danych

Dobrą metodą poprawy wydajności i zredukowania wzrostu danych jest usuwanie rekordów. Wadą usuwania rekordów jest to, że dane nie są dłużej dostępne. Zwykle nie ma jednak potrzeby zapisywania wszystkich rekordów.

Przykładowo czynności linii są przechowywane przez magazyn - zwykle nie ma potrzeby, aby zachowywać te rekordy. Dlatego też po zamknięciu zlecenia magazynowego czynności linii mogą zostać usunięte. Podręcznik użytkownika w celu archiwizacji opisuje kilka sesji, z poziomu których można usunąć stare dane. Inne dane, takie jak pozycje i kontrahenci, można od czasu do czasu przejrzeć i usuną te, które nie są już potrzebne.

Dla każdej tablicy kontraktu i zlecenia dostępna jest sesja do archiwizacji i usunięcia starych zleceń. W tych sesjach można określić kilka cech, takich jak data czy status, aby wybrać zlecenia do usunięcia. Należy uruchamiać te sesje regularnie.

Jeżeli dane muszą być dostępne do wykorzystania w przyszłości, np. do analizy lub przeglądu, ale nie są już potrzebne w bieżącej firmie, można je zarchiwizować. Oznacza to, że dane są usuwane z bieżącej firmy i przekazywane do innej, tzw. firmy archiwalnej. Z punktu widzenia wydajności archiwizacja ma taki sam wpływ jak usuwanie rekordów, ponieważ dane już nie występują w bieżącej firmie. Dane pozostają jednak dostępne w firmie archiwalnej, co oznacza, że łączna kwota danych nie zmienia się. Należy zwrócić uwagę, że w kilku miejscach w LN są dostępne sesje w celu archiwizacji. Z perspektywy wzrostu bazy danych archiwizacja i usuwanie są preferowanymi opcjami.

Aby prześledzić zmiany w odniesieniu do określonych zleceń, a nie obciążać tablic zleceń rzeczywistych, można zapisać dane do tablicy historii. Podczas tworzenia zlecenia jest ono kopiowane do historii i każda aktualizacja zlecenia rzeczywistego skutkuje nowym rekordem w tablicy historii.

Istnieją procesy, które wymagają obecności danych w bieżącej firmie, takie jak statystyki zakupu i sprzedaży oraz uzgodnienia w Sprzedaż i Zakupy. Aby odciążyć tablice zleceń transakcyjnych procesy te wykorzystują tablice historii, a więc dane mogą być usunięte z tablic zleceń transakcyjnych we wczesnym etapie. W innym miejscu, takim jak Magazynowanie, aby śledzić określone zlecenie magazynowe można użyć rejestrowania historii.

Należy zwrócić uwagę, że jeżeli użyto rejestrowania historii, należy archiwizować i usuwać dane z tablic historii na bieżąco. Dla większości danych może być to wykonane natychmiast po zarejestrowaniu. Dla danych takich jak historia zleceń sprzedaży i zakupu, moment usuwania i archiwizacji zależy od innych procedur organizacyjnych, takich jak uzgadnianie.

Należy regularnie usuwać dane z bieżącego środowiska. Jeżeli dane są nadal potrzebne do dalszej analizy, należy je zarchiwizować. Rejestrowania historii należy używać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne. Należy archiwizować dane tak szybko, jak to możliwe, oraz usuwać dane z bieżącego środowiska.