Faktury proforma

Faktura proforma to skrócona lub szacowana faktura, którą sprzedawca wysyła kupcowi. Można wydrukować taką fakturę przed wysyłką lub dostarczeniem towarów. Faktura ta różni się od standardowej faktury i nie jest żądaniem ani wnioskiem o zapłatę. Można:

  • wydrukować fakturę proforma z unikalnym numerem lub bez niego.
  • wydrukować fakturę proforma dla zlecenia sprzedaży przed potwierdzeniem wysyłki.
  • wydrukować fakturę celną podczas wysyłki.
  • wydrukować fakturę celną bazującą na wartości podlegającej ocleniu.
  • przygotować i zatwierdzić fakturę celną według innego działu.
  • nadzorować ponowne generowanie faktury proforma lub celnej.

Faktura proforma może być tworzona od momenty gdy wyróżnione transakcje sprzedaży zostaną zatwierdzone i do momentu gdy zlecenie zostanie przekazane do pakietu Fakturowanie. Jeśli faktura jest drukowana z unikalnym numerem, można używać go jako odnośnika w pakiecie Fakturowanie. Faktury proforma nie są księgowane do pakietu Finanse. W konsekwencji status końcowy faktury proforma to zawsze Wydrukowane. Aby utworzyć fakturę proforma z unikalnym numerem, należy określić konkretny typ transakcji oraz serię.

Fakturę proforma można drukować wielokrotnie zanim zostaną utworzone ostateczne linie fakturowalne.

Typy faktur proforma

Można tworzyć różne typy faktur proforma, takie jak faktura proforma lub celna dla tego samego zlecenia lub daty wysyłki. Faktura celna to rozszerzona wersja faktury finansowej wymagana przez urząd celny (często w określonym formacie) zawierająca informacje takie jak ilość, cena sprzedaży, koszt pakowania oraz warunki dostawy i płatności, na podstawie których określa się wartość importową podlegającą ocleniu w porcie docelowym. Układ faktury celnej może być różny dla różnych krajów. Dla każdego typu faktury można określić oddzielne serie numerów faktur.

Porównanie faktury proforma z fakturą celną
  • Podczas drukowania faktury proforma, w odróżnieniu do faktury celnej, brane są pod uwagę następujące elementy:
    • Rozliczenia ratalne
    • Narzuty na cenę materiału
    • Podział funduszu
  • Faktura proforma używa tego samego układu co faktura standardowa, podczas gdy z fakturą celną może być połączony układ celny.
Konfiguracja danych głównych

Następujące dane główne muszą być skonfigurowane przed użyciem funkcjonalności fakturowania proforma.

Parametr fakturowania

Szablon paczki fakturowania oraz opcje fakturowania można określić w sesji Parametry Fakturowania (cisli0100m000).

  • Automatyczne przetwarzanie proforma: Należy wybrać szablon paczki fakturowania, który ma być użyty jako szablon domyślny do tworzenia paczki fakturowania podczas bezpośredniego przetwarzania faktur.
  • Opcje fakturowania: Należy wybrać fakturę proforma, która ma być użyta do tworzenia paczki fakturowania podczas bezpośredniego przetwarzania faktur.
  • Ręczne przetwarzanie proforma: Wzorzec paczki fakturowania używany jest domyślnie, jeżeli tworzone lub generowane są paczki fakturowania w sesji Paczki fakturowania (cisli2100m000).
  • Ręczne przetwarzanie proforma Opcje fakturowania używane są domyślnie, jeżeli tworzone lub generowane są paczki fakturowania w sesji Paczki fakturowania (cisli2100m000).
  • Paczka fakturowania proforma Należy wybrać grupę numeracyjną, która ma być użyta do generowania numerów dla faktury proforma.
  • Seria numeracyjna paczek fakturowania proforma Należy wybrać serię numeracyjną, która ma być użyta do generowania numerów dla faktury proforma.
Typ transakcji

Można określić domyślny Typ operacji, który ma być użyty do generowania dokumentów faktury proforma i faktury celnej w sesji Typy operacji fakturowania (cisli0101m000).

Profil użytkownika fakturowania

Można określić fakturę w polu Faktura celna sesji Profile użytkownika fakturowania (cisli0110m000). Jest to kastomizowany szablon faktury, którego można użyć gdy określony szablon faktury jest wymagany dla danej firmy.

Typ zlecenia magazynowego

Można dodać fakturę proforma lub celną do czynności związanych z wysyłką w sesji Typ zlecenia magazynowego (whinh0610m000). Można zaznaczyć pole wyboru Stosowane w sesji Czynności wg procedury (whinh0106m000), aby aktywować fakturę proforma.

Typ fakturowania proforma

Można zdefiniować następujące dane:

  • W polu Typ faktury sesji Typy fakturowania proforma (tcmcs0167m000) można określi jako typ domyślny fakturę proforma lub fakturę celną.
  • Można zaznaczyć pole wyboru Utwórz numer faktury proforma, aby wygenerować unikalny numer oraz serię dla faktury proforma. Seria i grupa numeracyjna są definiowane w sesji Typy operacji fakturowania (cisli0101m000). Faktura z unikalnym numerem jest dostępna w pakiecie Fakturowanie do późniejszego wglądu. Jeśli to pole wyboru jest odznaczone generowana jest faktura próbna z numerem tymczasowym, która nie jest później przechowywana w systemie.
  • Można zaznaczyć pole wyboru Natychmiast drukuj fakturę proforma, aby wydrukować fakturę proforma od razu po jej utworzeniu.
  • Można wybrać opcję Podstawa fakturowania proforma, aby określić, czy faktura proforma bazuje na zleceniu czy na dostawie. W przypadku gdy faktura bazuje na zleceniu, jest generowana na podstawie ilości zlecenia a w przypadku gdy bazuje na dostawie, jest generowana na podstawie ilości dostarczonej. Opcji tej używa się, tylko jeśli faktura proforma pochodzi z modułu Zarządzanie zleceniami.
  • W polu Czynność, gdy proforma jest już zafakturowana określa się czynność, gdy faktura proforma została już wydrukowana dla linii fakturowalnych. Istnieją następujące opcje:
    • Zablokuj fakturowanie proforma: Nie można wygenerować faktury proforma, gdy została już wydrukowana dla linii fakturowalnych.
    • Zezwól na fakturowanie proforma: Można wygenerować fakturę proforma, gdy została już wydrukowana dla linii fakturowalnych. Można utworzyć wiele wersji faktury proforma dla jednej linii fakturowalnej.
    • Zezwól na fakturowanie i anuluj poprzednie faktury: Faktura proforma może zostać wygenerowana dla linii fakturowalnej, dla której została już wygenerowana faktura proforma. Poprzednia faktura proforma zostaje jednak anulowana.
  • Można wybrać opcję Źródło kwoty faktury proforma, aby pobrać kwotę dla faktury proforma. Istnieją następujące opcje:
    • Wartość transakcji: Cena komercyjna jest używana jako kwota faktury.
    • Wartość podlegająca ocleniu: Wartość podlegająca ocleniu określona w linii zlecenia lub wysyłki jest używana jako kwota faktury.
Przetwarzanie fakturowania proforma

Fakturę proforma można pobrać z następujących źródeł:

Zlecenie sprzedaży i harmonogram sprzedaży

Zlecenie sprzedaży pozwala na tworzenie faktur proforma od momenty gdy wyróżnione transakcje sprzedaży zostaną zatwierdzone i do momentu gdy zlecenie zostanie przekazane do pakietu Fakturowanie. Następujące scenariusze są dozwolone w przypadku pobierania faktury z modułu Zarządzanie zleceniami.

  • Tworzenie faktury proforma lub celnej bazującej na danych zlecenia.
  • Tworzenie faktury proforma lub celnej na podstawie statusu wysyłki. Przybliżone wartość zostają użyte, jeśli nie są dostępne faktyczne wartości.
  • Tworzenie ostatecznej faktury na podstawie statusu wysyłki (Zatwierdzone).

Fakturę proforma lub celną dla linii wysyłki zlecenia sprzedaży można pobrać z modułu Wysyłki. Jest to możliwe, gdy status wysyłki to Zamrożone lub Zatwierdzone. Kiedy status wysyłki to Zamrożone, używane są przybliżone wartości. Kiedy wysyłka jest zatwierdzona, używana jest ilość i cena faktyczna.

Serwis

Serwis umożliwia generowanie faktur proforma z wprowadzenia zlecenia lub zgłoszenia dopóki linie faktury nie zostaną zwolnione do pakietu Fakturowanie.

  • Zlecenie serwisowe: Można generować fakturę proforma, gdy zlecenie serwisowe posiada status Wolne. Nie można generować faktury proforma, gdy zlecenie (czynność) zostało już wycenione. Nie można również generować faktury proforma, jeśli nie są dostępne dane szanowane.
  • Zlecenia usługi (konserwacja części, dostawa części lub wypożyczenie części): Można generować fakturę proforma, gdy zlecenie posiada status Wolne. Nie można generować faktury proforma, gdy zlecenie usługi (linie) zostało już wycenione. Nie można również generować faktury proforma, jeśli nie są dostępne dane szanowane.
  • Roszczenie klienta: Faktura proforma jest wymagana, gdy została wydana nota kredytowa oraz w przypadku reklamacji poprzez wysłanie klientowi nowych materiałów. W przypadku wydania noty kredytowej faktura proforma musi bazować na zatwierdzonych danych roszczenia. W przypadku wysyłki nowego towaru w ramach reklamacji faktura proforma musi bazować na wartości celnej danej pozycji.
  • Umowa serwisowa: Faktura proforma bazuje na danych raty. Faktury nie można generować po przeniesieniu raty do pakietu Fakturowanie centralne.
Projekt

Projekt umożliwia generowanie faktury proforma dla źródeł wszystkich istniejących fakturowań projektu. Wartość podlegającą ocleniu można określić w sesji Produkty projektu. Wartość ta zostaje przekazana do pakietu Magazynowanie i użyta dla faktur celnych związanych z produktami projektu.

Magazynowanie

Wysyłki magazynowe umożliwiają tworzenie faktur proforma, celnych lub rzeczywistych. Fakturę proforma można pobrać bez względu na źródło zlecenia w wysyłce. W zależności od źródła zlecenia zostają utworzone odpowiednie linie fakturowalne proforma. Te linie fakturowalne proforma można zafakturować od razu lub później. Faktury proforma lub celne można również generować dla wysyłek, które nie wymagają fakturowania. Przykład: Przesłanie pozycji podwykonawcy w celu wykonania czynności podwykonawstwa.

Fakturę proforma można pobrać przy użyciu sesji Czynności wg procedury (whinh0106m000). Faktury proforma lub celne można generować po ustawieniu statusu wysyłki na Zamrożone.

Po przetworzeniu faktury celnej wysyłka może pozostać zamrożona lub można ją zatwierdzić. Przesyłkę można odmrozić tylko wtedy, gdy faktura celna zostanie anulowana. Co więcej, po utworzeniu faktury proforma lub celnej nie można utworzyć kolejnej faktury proforma lub celnej dopóki faktura oryginalna nie zostanie anulowana przez użytkownika.

Paczka fakturowania proforma

Paczki fakturowania proforma można użyć do podglądu faktur proforma oraz linii fakturowalnych proforma. Można filtrować linie na podstawie określonych wartości oraz typów faktur. Aby zastosować ustawienia filtrowania, należy kliknąć Użyj filtra. Ten panel umożliwia obsługę tylko jednego typu faktury proforma w dowolnym momencie.

Uwaga
  • Faktury proforma oraz linie fakturowalne proforma nie są dostępne w zwykłych sesjach fakturowania. Można uzyskać do nich dostęp jedynie poprzez panel fakturowania proforma.
  • Można przeglądać linie fakturowalne połączone z każdym typem dokumentu źródłowego, takiego jak wysyłka, projekt, sprzedaż, zlecenie oraz zlecenie serwisowe.
  • Można używać opcji takich jak Zatwierdź linie, Przetwórz, Przedłóż oraz Archiwizuj z odpowiedniego menu, aby przeprowadzić procesy związane z liniami fakturowalnymi.