Proces klantvordering

U kunt vorderingen van klanten registreren, controleren en verwerken. Een vordering kan gebaseerd zijn op documenten zoals facturen, serviceorders, reparatieverkooporders en verkooporders. De vordering kan handmatig worden geregistreerd, worden gekopieerd van een origineel document of kan op basis van een call zijn. Nadat een vordering geregistreerd en ingediend is, kunt u deze (gedeeltelijk) goedkeuren, afwijzen of annuleren.

Klantvordering registreren

U kunt in de vorderingskop opgeven of de vordering is verrekend met behulp van een creditnota (verzonden naar de klant) of met een factuur (ontvangen van de klant). Selecteer hiervoor de vereiste optie op het veld Factuurprocedure vordering in de sessie Klantvorderingen (tscmm1600m000).

U kunt opgeven of de vorderingsregel contant wordt terugbetaald (op basis van het goedgekeurde bedrag op de vorderingsregel) of in materialen (op basis van het artikel en de hoeveelheid die zijn opgegeven op de vorderingsregel). Selecteer hiervoor de optie Materialen vergoeden of de optie Kosten vergoeden op het veld Vorderingsmethode van de vorderingsregel in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000),

Een klantvordering kan als volgt worden aangemaakt:

  • Handmatig: U kunt de waarden van de vorderingskop en de vorderingsregels handmatig opgeven.
  • Op basis van een origineel document: U kunt een vordering registreren op basis van een document zoals een factuur, serviceorder, reparatieverkooporder, verkooporder of een verkoopafroepschema. De gegevens van het originele document worden opgegeven in de vorderingskop in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000). U kunt de gegevens kopiëren vanaf het oorspronkelijke document met behulp van de optie Vanuit verkoopdocument kopiëren in het menu Actie. De originele artikelen, hoeveelheden en verkoopbedragen worden naar de vordering gekopieerd.
  • Op basis van een call: U kunt een vordering registreren op basis van een klantcall. De mutatietekst van de call wordt gekopieerd naar de interne tekst van de vordering en de call wordt overgezet naar een klantvordering.
NB

De vorderingskop wordt gegenereerd door een call of handmatig aangemaakt. In beide gevallen is het mogelijk om de vorderingsregels te genereren op basis van een origineel document.

Klantvordering indienen

Dien de vordering in ná de registratie. Wanneer de vordering is ingediend, wordt de kopstatus van de vordering ingesteld op Op goedkeuring wachten. De vorderingsregels kunnen nu Goedgekeurd, Afgekeurd, Gewijzigd of Geannuleerd zijn.

NB

In sommige gevallen wordt de Regelstatus eerst In afwachting van goedkeuring voorcalc., In afwachting van retour materialen of In afwachting van goedk. d. leverancier, voordat de regelstatus op In afwachting van goedkeuring wordt gezet.

Voorcalculaties goedkeuren

Wanneer de vordering is ingediend en het selectievakje Voorcalculaties gebruiken is ingeschakeld in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000), wordt de Regelstatus van de vordering bijgewerkt naar In afwachting van goedkeuring voorcalc.. Het is verplicht om de voorcalculaties goed te keuren voordat u de vordering goedkeurt. Als de voorcalculaties niet worden goedgekeurd, kunnen de Goedgekeurde hoeveelheid en het Goedgekeurd bedrag in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) niet worden gewijzigd.

NB

Als dit selectievakje niet is ingeschakeld, wordt de Regelstatus van de vordering bijgewerkt naar In afwachting van retour materialen (in het geval dat het selectievakje Retourmateriaal vereist is ingeschakeld in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000)) of In afwachting van goedkeuring.

Defecte onderdelen ontvangen en terugsturen door klanten

Als het materiaal door de klant moet worden teruggestuurd voordat de vordering wordt goedgekeurd, schakelt u het selectievakje Retourmateriaal vereist in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) in en wordt een Regel aangemaakt in de sessie Ontvangsten klantvorderingen (tscmm1113m000). Wanneer de vordering is ingediend, wordt er een magazijnorder aangemaakt en wordt de vorderingsstatus ingesteld op In afwachting van retour materialen. Er wordt een magazijnorder aangemaakt die wordt gebruikt om het artikel te ontvangen in voorraad die eigendom is van de klant.

Wanneer het artikel is ontvangen, wordt een magazijnorder aangemaakt om het defecte onderdeel aan de serviceafdeling te leveren. Het onderdeel moet aan de serviceafdeling worden geleverd voordat de vordering kan worden Goedgekeurd of Afgekeurd.

Het defecte onderdeel wordt geïnspecteerd op de serviceafdeling. Er wordt automatisch een inspectie aangemaakt als het type meting wordt opgegeven bij de levering aan de serviceafdeling. U kunt handmatig meer inspecties toevoegen. Alle inspecties moeten worden voltooid of afgewezen voordat de vordering wordt goedgekeurd.

Actie voor artikel - U kunt het veld Goedkeuringsactie en het veld Afkeuringsactie in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000) gebruiken om de status aan te geven van de artikelen die van de klant zijn ontvangen.

  • Eigendom van bedrijf maken: Het artikel wordt teruggestuurd naar het magazijn als zijnde eigendom van het bedrijf.
  • Terugsturen naar klant: Het artikel wordt teruggestuurd naar het magazijn als zijnde eigendom van de klant. Wanneer het artikel wordt geretourneerd naar het magazijn, wordt een nieuwe magazijnorder aangemaakt om het artikel terug te sturen naar de klant.
  • Afvoeren: Het artikel wordt niet teruggestuurd naar het magazijn en kan worden afgevoerd.
Terugsturen naar klant

Als het artikel wordt teruggestuurd naar de klant, wordt een leveringsregel voor de vordering aangemaakt in de sessie Leveringen klantvorderingen (tscmm1112m000). Het veld Materiaalsoort wordt ingesteld op Retour materialen om aan te geven dat de leveringsregel wordt gebruikt om het vorderingsartikel terug te sturen naar de klant.

De magazijnontvangst van het defecte onderdeel beëindigen

U kunt de ontvangsten op de vorderingsregel beëindigen als de status van de vordering In afwachting van retour materialen is en de defecte onderdelen niet (volledig) zijn ontvangen. Openstaande inslagregels van de magazijnorder worden verwijderd.

De vordering goedkeuren

U kunt de vorderingskop of afzonderlijke vorderingsregels goedkeuren. Nadat een vorderingsregel is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel ingesteld op Goedgekeurd. Als alle regels (goedgekeurd of afgewezen) verwerkt zijn, wordt de kopstatus ingesteld op Goedgekeurd. Als een of meer regels worden afgewezen, wordt het selectievakje Gedeeltelijk goedgekeurd in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000) ingeschakeld voor de kop.

Als het veld Autorisatie retour mat. afdr. is ingesteld op Af te drukken in de sessie Ontvangsten klantvorderingen (tscmm1113m000), wordt een document van het type Autorisatie retour materiaal afgedrukt.

Als het selectievakje Autorisatie retour mat. afdr. is ingeschakeld voor het servicetype, wordt de Autorisatie retour materiaal afgedrukt als onderdeel van de goedkeuringsstap.

Als het selectievakje Inspectie klantvordering vereist is ingeschakeld in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000), maakt LN een service-inspectie aan en moet deze worden verwerkt voordat de vordering kan worden Goedgekeurd of Afgekeurd.

Als het veld Materiaalsoort is ingesteld op Materiaal terugbetalen in de sessie Leveringen klantvorderingen (tscmm1112m000), wordt een leveringsregel (met een gekoppelde magazijnorder) aangemaakt zodat er nieuw materiaal naar de klant kan worden gezonden.

Op basis van de optie die is geselecteerd op het veld Gekoppeld aan in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000), worden de goedgekeurde vorderingsbedragen geregistreerd als vorderingskosten op de garantie voor het seriedragende artikel of op een servicecontract met de status Actief voor de installatie in de kop van de klantvordering. Wanneer het veld Gekoppeld aan is ingesteld op Contract, wordt een extra record aangemaakt in de sessie Overzicht contractkostendekking (tsctm4580m000).

Factuur ontvangen

Wanneer de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van factuur in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000), moet een factuur worden ontvangen van de klant. De gebruiker moet de optie "Goedkeuren voor koppeling van factuur" selecteren in het specifieke menu. De status van de vorderingsregel wordt gewijzigd naar "Goedgekeurd voor koppeling van factuur". De factuur die is ontvangen in de Crediteurenadministratie kan nu worden gekoppeld aan de vorderingsregel.

Creditnota

Wanneer de vordering is goedgekeurd en het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van creditnota in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000), wordt een verkoopfactuur voor een creditnota aangemaakt in Facturering.

Materiaal terugbetalen

Wanneer de vordering wordt goedgekeurd en het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Materialen vergoeden in de sessie Goedkeuring klantvordering (tscmm1110m100), wordt een Regel aangemaakt in de sessie Leveringen klantvorderingen (tscmm1112m000). Er wordt nieuw materiaal afgegeven voor terugbetaling aan de klant. De magazijnorder voor deze leveringsregel wordt aangemaakt wanneer de vordering is goedgekeurd. Als het selectievakje Voorraadverplichtingen benodigd is ingeschakeld in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000), worden de voorraadtoewijzingen bijgewerkt wanneer de magazijnorder wordt aangemaakt.

Vorderingsregel wordt verrekend

Nadat de vordering is goedgekeurd, wordt de status van de vorderingsregel alleen in de volgende gevallen bijgewerkt naar "Verrekend":

Als Vorderingsmethode is ingesteld op Kosten vergoeden in de sessie Goedkeuring klantvordering (tscmm1110m100):

  • Als het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van factuur en de Vorderingsmethode van de regel op Kosten vergoeden staat, kunnen inkoopfactuurregels worden gekoppeld aan de vorderingsregel met behulp van een grootboekrekening met de integratieset voor klantvorderingen. U kunt de status van de vorderingsregel handmatig instellen op Verrekend als er één gekoppelde factuurregel is waarvoor het selectievakje Definitieve factuur is ingeschakeld in de sessie Factuurregels klantvorderingen (tscmm1115m000). Bovendien moeten de inkoopfacturen voor gerelateerde kosten worden gejournaliseerd in het Grootboekadministratie en moeten de inkoopfacturen gerelateerd aan orders worden goedgekeurd in de Crediteurenadministratie.
  • De factuur wordt aangemaakt in SLI (Verkoopfacturering) wanneer het veld Factuurprocedure vordering is ingesteld op Op basis van creditnota in de sessie Factuurregels klantvorderingen (tscmm1115m000) en SLI de verkoopcreditnota heeft aangemaakt. SLI triggert het aanmaken van de factuurregel voor de klantvordering in de sessie Factuurregels klantvorderingen (tscmm1115m000) en stelt de status automatisch in op Verrekend.

Als Vorderingsmethode is ingesteld op Materialen vergoeden in de sessie Goedkeuring klantvordering (tscmm1110m100):

  • Staat de status van de gerelateerde materiaalregel in Magazijnbeheer op Zending bevestigen.
  • Wordt de gerelateerde materiaalregel beëindigd.
Afwijzing klantvordering

De gebruiker kan de vordering afwijzen met behulp van de optie Klantvordering afwijzen voor de vorderingsregel of de vorderingskop in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000). De gebruiker moet de reden opgeven voor de afwijzing van de vordering en kan optioneel afwijzingstekst invullen. Als het selectievakje Retourmateriaal vereist is ingeschakeld in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000), wordt een magazijnlevering aangemaakt om het ontvangen artikel terug te sturen naar de klant.

Klantvordering annuleren

U kunt de vordering alleen in de volgende gevallen annuleren:

Als de status van de vorderingskop Gewijzigd of Op goedkeuring wachten is en:

  • Het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Kosten vergoeden in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000).
    • De Factuurprocedure vordering wordt ingesteld op Op basis van creditnota in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000) en de gerelateerde factuurregel wordt niet gejournaliseerd in Fin. administratie, of
    • De Factuurprocedure vordering wordt ingesteld op Op basis van factuur in de sessie Overzicht klantvorderingen (tscmm1100m000) en de gerelateerde regel kan worden verwijderd in Fin. administratie.
  • Het veld Vorderingsmethode is ingesteld op Materialen vergoeden in de sessie Klantvorderingsregels (tscmm1110m000).
    • De gerelateerde magazijnorderregel(s) en de geplande voorraadmutaties kunnen nog steeds worden gewijzigd in Magazijnbeheer.
Klantvordering afsluiten en verwijderen

Een klantvordering wordt in de volgende gevallen afgesloten:

  • De kopstatus van de klantvordering is Goedgekeurd, Afgekeurd of Geannuleerd.
  • De regelstatus van alle klantvorderingsregels is Verrekend, Afgekeurd of Geannuleerd.
  • Alle leverings- en ontvangstregels van de klantvordering zijn definitief (er bestaan geen openstaande orders voor de klantvordering).

Wanneer een klantvordering wordt afgesloten, wordt de kopstatus van de klantvordering ingesteld op Afgesloten. Wanneer een klantvordering wordt afgesloten, wordt de regelstatus van de klantvorderingsregels niet gewijzigd.

Nadat een klantvordering is afgesloten, is een optie beschikbaar om de vordering naar de historie te boeken. Dit geldt echter alleen wanneer de parameter Vorderingshistorie gebruiken is geselecteerd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000).

Ten slotte wordt de optie beschikbaar om de afgesloten klantvordering(en) te verwijderen. Wanneer een klantvordering wordt verwijderd, worden de kop van de klantvordering en de bijbehorende regels verwijderd. Als de parameter Vorderingshistorie gebruiken wordt geselecteerd in de sessie Parameters vorderingsbeheer (tscmm0100m000), is verwijdering alleen mogelijk nadat de vordering naar de historie is geboekt.

Gerelateerde onderwerpen