Inkoopaanvragen

Wanneer de laatste bevoegde in het externe goedkeuringsproces een aanvraag goedkeurt, wordt het selectievakje Uitgave goedgekeurd in de aanvraagkop ingeschakeld. Ongeacht de waarde van het veld Controle op beschikbaar budget aanvraag bij in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000) wordt de budgetcontrole automatisch uitgevoerd.

Als het selectievakje Budgetafwijkingen ingeschakeld is voor één of meer regels die niet zijn afgekeurd, kan de aanvraag niet worden goedgekeurd. Eerst moet de budgetafwijking worden afgehandeld. Om de budgetafwijkingen af te handelen, kunnen aanvraagregels waarvoor het selectievakje Uitgave goedgekeurd ingeschakeld is, worden gewijzigd en kan de gekoppelde verdeling over budgetrekeningen worden gewijzigd. Wanneer de budgetafwijkingen voor alle regels zijn afgehandeld en de budgetcontrole is uitgevoerd voor alle regels, wordt de status van de aanvraag gewijzigd van In afwachting van goedkeuring in Goedgekeurd.

Budgetafwijkingen voor afgekeurde regels kunnen tijdens de goedkeuring worden genegeerd. De toewijzingen voor deze afgekeurde regels worden tegengeboekt tijdens de definitieve goedkeuring.

Goedgekeurde aanvragen kunnen worden geconverteerd naar een inkooporder of offerteaanvraag.

Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een inkooporder, wordt de mutatie van de soort Reservering voor de regel tegengeboekt wanneer de mutatie van de soort Verplichting wordt geboekt voor de inkooporderregel. Het moment waarop het budget wordt gecontroleerd en de verplichting wordt geboekt, wordt bepaald door het veld Controle op beschikbaar budget inkooporder bij in de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000). Als dit veld is ingesteld op Invoeren document, wordt de toewijzing van de aanvraag tegengeboekt wanneer de inkooporderregel wordt ingevoerd. Als dit veld is ingesteld op Goedkeuren document, worden de controle en het bijwerken uitgevoerd wanneer de inkooporder wordt goedgekeurd en wordt de toewijzing van de aanvraag dus tegengeboekt wanneer de inkooporderregel voor het eerst wordt goedgekeurd. De toewijzing wordt ook tegengeboekt wanneer de gegenereerde inkooporderregel wordt verwijderd of geannuleerd.

Wanneer een aanvraagregel wordt geconverteerd naar een offerteaanvraag, wordt de mutatie van de soort Reservering voor de regel niet tegengeboekt, omdat budgetmutaties niet worden geboekt voor offerteaanvragen. De tegenboeking van de toewijzing wordt uitgevoerd wanneer de gegenereerde offerteaanvraag wordt verwijderd of wanneer die wordt geconverteerd naar een inkoopcontract of prijsboek. Wanneer de offerteaanvraag wordt geconverteerd naar een inkooporder, wordt de toewijzing van de aanvraag tegengeboekt wanneer de gegenereerde inkooporderregel wordt aangemaakt of goedgekeurd, afhankelijk van de parameter Controle op beschikbaar budget inkooporder bij, of wanneer de regel wordt verwijderd of geannuleerd.