Beschikbaar budget controleren en bijwerken

Verdeling over budgetrekeningen

Het beschikbare budget voor een inkoopaanvraagregel, orderregel of ontvangstregel kan alleen worden gecontroleerd als aan de regel een correcte verdeling over budgetrekeningen is gekoppeld. De gegenereerde of als default opgehaalde verdeling wordt gebruikt om de inkoopmutatie te koppelen aan het budget.

Voor een verdeling over budgetrekeningen zijn de volgende gegevens vereist:

  • Financieel bedrijf
    Het financiële bedrijf wordt bepaald op basis van het veld Inkoopbureau van de aanvraag of order. Als geen inkoopbureau is opgegeven, kan LN geen verdeling over budgetrekeningen genereren en het budget niet controleren.
  • Grootboekrekening en dimensies
    De grootboekrekening en dimensies worden bepaald op basis van het veld Grootboek van de aanvraag of orderregel. Als geen grootboekrekening is opgegeven op de regel, worden een default grootboekrekening en default dimensies opgehaald uit de sessie Integratieschema (tfgld4573m000).
  • Controledatum budget
    De default voor de controledatum voor het budget wordt opgehaald uit de sessie Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000) voor de betreffende documentsoort.
  • Hoeveelheid
    Een totale hoeveelheid die gelijk moet zijn aan de bestelde of ontvangen hoeveelheid op de regel. Het percentage in de verdeling over budgetrekeningen moet daarom gelijk zijn aan 100.

U kunt een verdeling over budgetrekeningen bekijken en wijzigen in de sessie Verdeling over budgetrekeningen (tcbgc1100m000). U kunt die sessie starten door Verdeling over budgetrekeningen te selecteren in het menu Weergave, Referenties of Acties van de volgende sessies:

  • Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000)
  • Conversie inkoopaanvraagregels voorbereiden (tdpur2502m100)
  • Inkooporderregels (tdpur4101m000)
  • Inkooporderregels - Gegevens (tdpur4101m200)
  • Inkoopontvangst (tdpur4106m000)
NB

Als, bijvoorbeeld, een inkoopaanvraagregel wordt geconverteerd naar een inkooporderregel, wordt de verdeling over budgetrekeningen van de aanvraagregel als default doorgegeven en gekoppeld aan de inkooporderregel.

Het beschikbare budget controleren en bijwerken

Wanneer het budget voor een regel wordt gecontroleerd, kan een afwijking woorden vastgesteld. In dit geval kan het selectievakje Budgetafwijkingen worden ingeschakeld in de toepasselijke sessie. Indien dit selectievakje is ingeschakeld, moet de budgetafwijking worden afgehandeld voordat u verder kunt gaan met de inkoopprocedure.

Het selectievakje Budgetafwijkingen wordt echter alleen ingeschakeld als het volgende van toepassing is:

  • Er is onvoldoende budget beschikbaar voor de gecontroleerde regel
  • Het veld Als budget wordt overschreden in de sessie Blokkering is ingesteld op Bewakingsbeleid budgetten (tfbgc0110m000)

Om de budgetafwijking af te handelen, kunt u bijvoorbeeld het regelbedrag of de verdeling over budgetrekeningen wijzigen. Vervolgens kunt u handmatig het budget controleren op regels waarop het selectievakje Budgetafwijkingen ingeschakeld is en waarvoor de verdeling over budgetrekeningen juist is.

Als u het budget wilt controleren, selecteert u Budget controleren in het menu Weergave, Referenties of Acties van de volgende sessies:

  • Inkoopaanvraagregels (tdpur2502m000)
  • Conversie inkoopaanvraagregels voorbereiden (tdpur2502m100)
  • Inkooporderregels (tdpur4101m000)
  • Inkooporderregels - Gegevens (tdpur4101m200)
  • Inkoopontvangst (tdpur4106m000)
NB

Als er onvoldoende budget beschikbaar is voor een regel en het veld Als budget wordt overschreden is ingesteld op:

  • Doorgaan, worden de budgetmutaties weggeschreven en kan de inkoopprocedure worden voortgezet.
  • Waarschuwen, wordt de gebruiker gewaarschuwd over het tekort, maar kunnen de budgetmutaties worden weggeschreven en kan de inkoopprocedure worden voortgezet.

Gerelateerde onderwerpen