Richieste di acquisto

Quando l'ultimo ratificatore nell'ambito del processo di approvazione esterno approva una richiesta, la casella di controllo Spesa approvata viene selezionata nell'intestazione della richiesta. Indipendentemente dal valore del campo Richiesta - Verifica budget disponibile in caso di nella sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000), viene quindi eseguita automaticamente la verifica del budget.

Se la casella di controllo Eccezione budget è selezionata per una o più righe non respinte, la richiesta non può essere approvata. È innanzitutto necessario gestire l'eccezione di budget. A tale scopo, è possibile modificare le righe della richiesta con la casella di controllo Spesa approvata selezionata, nonché la ripartizione dei conti budget collegata. Quando le eccezioni di budget vengono gestite per tutte le righe e la verifica del budget viene eseguita per tutte le righe, lo stato della richiesta passa da Approvazione in sospeso ad Approvato.

Le eccezioni di budget per le righe rifiutate possono essere ignorate durante l'approvazione. Gli impegni per tali righe rifiutate vengono stornati durante l'approvazione finale.

Le richieste approvate possono essere convertite in un ordine di acquisto o in una richiesta di offerta (RFQ).

Se una riga di richiesta viene convertita in un ordine di acquisto, la transazione Impegno della riga di richiesta viene stornata quando la transazione Impegno in ordine della riga di ordine di acquisto viene registrata. Il momento della verifica del budget e della registrazione degli impegni in ordine è determinato dal campo Ordine di acquisto - Verifica budget disponibile in caso di della sessione Criterio Controllo budget (tfbgc0110m000). Se questo campo è impostato su Inserimento documento, l'impegno della richiesta viene stornato al momento dell'immissione della riga di ordine di acquisto. Se questo campo è impostato su Approvaz. documento, la verifica e l'aggiornamento vengono eseguiti al momento dell'approvazione dell'ordine di acquisto e, di conseguenza, l'impegno della richiesta viene stornato quando la riga di ordine di acquisto viene approvata per la prima volta. L'impegno viene stornato anche quando la riga di ordine di acquisto generata viene eliminata o annullata.

Se una riga di richiesta viene convertita in una richiesta di offerta, la transazione Impegno della riga di richiesta non viene stornata perché le transazioni di budget non vengono registrate per le richieste di offerta. Lo storno della registrazione dell'impegno avviene quando la richiesta di offerta generata viene eliminata oppure quando viene convertita in un contratto di acquisto o in un registro prezzi. Se la richiesta di offerta viene convertita in un ordine di acquisto, l'impegno della richiesta viene stornato quando la riga di ordine di acquisto generata viene creata o approvata, a seconda dell'impostazione del parametro Ordine di acquisto - Verifica budget disponibile in caso di, oppure quando viene eliminata o annullata.