Gestione documenti

Nei documenti sono contenuti file elettronici o copie fisiche. È possibile allegare queste ultime a una revisione del documento. Se nessuna copia fisica è allegata al documento, quest'ultimo rappresenta un'entità logica utilizzata per raggruppare altri documenti.

Una revisione di un documento consente di tracciare lo stato in cui si trova il documento durante una specifica fase del ciclo di vita. Per impostazione predefinita, le revisioni vengono create contemporaneamente al documento. Vengono identificate univocamente da un ID documento e dal tipo di documento.

L'intero ciclo di vita di un documento, dallo stadio iniziale a quello finale, è composto da varie fasi, quali: In fase di elaborazione, Inoltrato, Approvato, Rilasciato, Ritirato, Scaduto, Respinto.

L'amministratore di LN è responsabile dell'esecuzione delle attività di configurazione di Gestione documenti riportate di seguito:

A ogni documento viene assegnato un tipo. Ciascun tipo di documento è associato a una modalità di revisione che viene applicata a tutti i documenti di quel tipo. La maschera documento e la maschera revisione documento possono dipendere dal tipo di documento. I tipi di documento determinano se è necessario assegnare revisioni alle copie fisiche e ai file allegati alle revisioni documenti. I tipi di documento conservati dalle società sono, ad esempio, le norme di sicurezza, le istruzioni di montaggio, gli schemi dei collegamenti elettrici, le istruzioni di manutenzione, i disegni e i documenti standard.

È possibile salvare il contenuto di un documento in uno o più file in formato elettronico. Per registrare qualsiasi tipo di file in formato elettronico, è possibile collegare il file in questione a una revisione documento alla quale è associato lo stato In fase di elaborazione. Il tipo di documento associato alla revisione determina se i file vengono assegnati con revisioni, ferma restando la relativa disponibilità. I file devono trovarsi in directory registrate in LN dall'amministratore.

La possibilità di importare file in ODM costituisce un miglioramento della funzionalità di gestione dei documenti, in quanto permette all'utente di importare in ODM i file di una precedente versione del sistema. È possibile collegare tutti i file importati a un singolo documento ODM oppure collegare ciascun file importato a un unico documento ODM. È possibile inoltre collegare documenti ODM a entità LN, ad esempio ordini di assistenza, ordini di acquisto, elementi di progettazione e così via.

È possibile memorizzare un documento e il relativo contenuto come copia fisica su un supporto cartaceo, una pellicola di poliestere e così via. Le copie fisiche vengono memorizzate in un'ubicazione specifica che è possibile scegliere in base alle proprie esigenze. Nella definizione di una copia fisica vengono riportati il supporto di memorizzazione e l'ubicazione.