Demandes d'achat

Quand le dernier approbateur du processus d'approbation externe a approuvé une demande d'achat, la case Dépense approuvée de l'en-tête de cette demande est cochée. Le contrôle budgétaire s'exécute alors automatiquement, quelle que soit la valeur contenue dans le champ Demande achat vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000).

Si la case Exception budget est cochée pour une ou plusieurs lignes qui n'ont pas été rejetées, la demande d'achat ne peut pas être approuvée car l'exception doit d'abord être traitée. A cette fin, vous pouvez modifier les lignes de demande d'achat pour lesquelles la case Dépense approuvée est cochée, ainsi que le budget de répartition des comptes lié. Une fois le traitement des exceptions budgétaires effectué et le budget vérifié pour toutes les lignes, le statut de la demande d'achat passe de En attente d'approbation à Approuvé.

Les exceptions budgétaires concernant des lignes rejetées peuvent être ignorées pendant l'approbation. Les pré-engagements liés à ces lignes rejetées font l'objet d'une contrepassation lors de l'approbation finale.

Les demandes d'achat approuvées peuvent être converties en commandes fournisseurs ou en appels d'offres.

Lorsqu'une ligne de demande d'achat est convertie en une commande fournisseur, l'écriture de la ligne de commande Pré-engagement fait l'objet d'une contrepassation lors de l'enregistrement de l'écriture Engagement. Le moment où la vérification du budget et l'enregistrement de l'engagement interviennent est déterminé par le contenu du champ Commande fourn. vérif. budget disponible lors de de la session Politique de contrôle budgétaire (tfbgc0110m000). Si ce champ contient Saisie de document, l'engagement lié à la demande est contrepassé lors de la saisie de la ligne de commande fournisseur. Si ce champ contient Approbation de document, la vérification et la mise à jour interviennent au moment de l'approbation de la commande fournisseur. Dans ce cas, l'engagement lié à la demande d'achat est par conséquent contrepassé lors de la première approbation de la ligne de commande fournisseur. Le pré-engagement fait également l'objet d'une contrepassation lorsque la ligne de commande fournisseur générée est supprimée ou annulée.

Lorsqu'une ligne de demande est convertie en un appel d'offres, l'écriture de Pré-engagement de cette ligne ne fait pas l'objet d'une contrepassation car dans le cas d'un appel d'offres, les transactions budgétaires ne sont pas enregistrées. La contrepassation de l'écriture de pré-engagement a lieu lorsque l'appel d'offres généré est supprimé ou qu'il est converti en un contrat d'achat ou un barème des prix. Si l'appel d'offres est converti en une commande fournisseur, le pré-engagement lié à la demande d'achat est contrepassé lors de la création ou de l'approbation de la ligne de commande fournisseur générée, selon la valeur du paramètre Commande fourn. vérif. budget disponible lors de, ou lors de sa suppression ou de son annulation.