Utilisation d'une société d'archivage

Utilisez les sessions Archivage dans les différentes applications LN pour archiver les données.

Pour pouvoir être archivées, les écritures doivent avoir le statut approprié. Vous pouvez, par exemple, archiver les projets à condition que leur statut soit Fermé. Dans Finances, vous pouvez archiver uniquement les écritures dont le statut est Finalisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Archivage des écritures finalisées.

Certaines des sessions Archivage permettent d'extraire des données archivées et de les réintégrer à la société opérationnelle. Mais le plus souvent, il est impossible de restaurer les données dans cette dernière.

Les écritures archivées font souvent référence aux données de base dans leur propre application et dans Données communes. Pour éviter toute erreur dans la société d'archivage parce que ces données n'existent pas, il convient également d'archiver les données de base.

Si la case Archivage données gén. seulement via la session Archivage données gén. est cochée dans la session Paramètres COM (tccom5000m000), vous devez archiver les données générales dans la session Archivage des données générales (tccom0250m000). Si cette case n'est pas cochée,, vous pouvez sélectionner les cases Archivage des données de base dans de nombreuses sessions Archive pour archiver les données de base.

Si les données de base ne sont pas modifiées, vous n'avez à les archiver qu'une seule fois. Si vous archivez des données de base ayant déjà été archivées précédemment, LN remplace les données antérieures.

L'archivage et l'extraction des données ne peuvent s'opérer qu'entre la société utilisée et une société d'archivage ayant la même combinaison de VRC d'application.

Après archivage des données, vous devez utiliser la session Réorganisation des tables (ttaad4225m000) pour réorganiser les tables et diminuer la taille de la base de données.

Pour lire et imprimer des données archivées, vous devez disposer d'un accès en lecture seule aux données de la société d'archivage. L'administrateur système doit configurer les autorisations nécessaires à l'aide des sessions User Management de Enterprise Server.

Pour créer une société d'archivage, procédez comme pour une société normale. Vous devez en outre copier les données de base de la société d'exploitation dans la société d'archivage.

Pour connaître les besoins des sociétés d'archivage dans une structure de société multifinancière, reportez-vous à la section Archivage des écritures finalisées.