Synchronisierung der an den Techniker zugewiesenen Aufgabe und des Termins in CRM

Service- Aufgaben und CRM- Termine sind integriert, sodass zugewiesene Service-Aufgaben als Termine in CRM angezeigt werden. Folglich sind die (geplanten) Kundenbesuche und die dem Service-Techniker zugewiesene neue Aufgabe für den CRM-Sachbearbeiter sichtbar. Auch kann der Terminplan des Service-Mitarbeiters über die CRM-Termine mit Outlook synchronisiert werden.

Anlegen einer an den Techniker zugewiesenen Aufgabe

Verarbeiten von an Techniker zugewiesenen Aufgaben in CRM:

  • Termin

    Wenn eine Aufgabe mithilfe des Programms An Techniker zugewiesene Aufgaben (tssoc2505m000) manuell an einen Techniker zugewiesen wird, oder wenn die zugewiesene Aufgabe aus den Auftragsprogrammen generiert wird und im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) ist das Kontrollkästchen CRM-Termine für zugewiesene Service-Aufgaben erstellen markiert, wird im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) eine Service-Leistung der Art Termin angelegt. Die terminbezogenen Daten werden in die Service-Leistungsprogramme übernommen. Dazu gehören Daten wie Betreff, Ort, Status, Anfangsdatum, Endtermin, Zeit anzeigen als, Informationen und Handelspartner.

Hinweis
  • Der geplante Beginn und das geplante Ende werden als Anfangsdatum und Endtermin mit CRM synchronisiert.
  • Der Wert für das Feld Handelspartner des CRM-Termins im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) wird dem Kunden des Service-Auftrags/Werkstattauftrags entnommen.
  • Teilnehmer

    Der Wert für das Feld Besprechungs- Organisator im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) wird dem Feld Organisator der CRM-Termine des Programms Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) entnommen. Der mit der zugewiesenen Aufgabe verbundene Techniker fungiert als Teilnehmer an der Besprechung. Wenn der Techniker der zugewiesenen Aufgabe der Besprechungs-Organisator ist, wird im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) nur ein Teilnehmerdatensatz angelegt.

    Alle Service-Techniker, die derselben Auftragsleistung zugewiesen sind, werden als weitere Teilnehmer hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen dieser Kollegen werden im Programm Teilnehmer (tccom6105m000) nicht angegeben, sodass Termine in Outlook nicht zweimal angezeigt werden.

Hinweis

Wenn im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) das Kontrollkästchen Ansprechpartner Kunde als Teilnehmer einschließen markiert ist, wird auch der Ansprechpartner des Auftragskunden der Besprechung als Teilnehmer hinzugefügt.

  • Referenzen

    Als Terminreferenz werden die Attribute, die die zugewiesene Aufgabe im Paket Service, die Auftragsnummer, die Leistungspositionsnummer und die Nummer der zugewiesenen Aufgabe identifizieren, im Paket Referenzen nach Leistung (tccom6115m000) entsprechend der folgenden Zuordnung angegeben.

    • Art (Service-Auftrag/Arbeitsauftrag)
    • Referenz (Auftragsnummer)
    • Anmerkung (Nummer der Leistungsposition und der zugewiesenen Aufgabe)

    Als Terminreferenz wird das geplante Ende des Service-Auftrags/Arbeitsauftrags im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) als Fälligkeitsdatum des Termins angezeigt.

  • Auftragsbeziehungen

    Wenn der Termin erfolgreich angelegt wurde, wird im Programm Verbundene Aufträge (tsmdm4500m000) die Verknüpfung zwischen der zugewiesenen Aufgabe im Paket Service und dem Termin angelegt.

Aktualisieren der Zuweisung des Service-Technikers (zu einer Service-Leistung)

Sie können die Daten der zugewiesenen Aufgabe und die Daten der Auftragsleistungsposition ändern. Daher müssen diese Änderungen mit dem verbundenen CRM-Termin synchronisiert werden können. Die aus einer zugewiesenen Aufgabe im Paket Service generierten Termine können nur aus dem Paket Service aktualisiert werden. Eine Änderung der geplanten Termine im Paket Service überschreibt immer die Datumsangaben im CRM-Termin.

Wenn einer vorhandenen Auftragszuweisung ein anderer Techniker zugewiesen wird, werden die Änderungen in das Programm Teilnehmer (tccom6105m000) übernommen und das Programm entsprechend aktualisiert. Der vorherige Techniker wird als Teilnehmer der Besprechung entfernt und der neue Techniker als Teilnehmer hinzugefügt.

Die CRM-Termine werden synchronisiert, wenn die für den CRM-Termin relevanten Daten im Auftragskopf und der Auftragsleistung geändert werden. Wenn im Auftragskopf Daten wie der Kunde, der Warenempfänger, der Ansprechpartner oder die Adresse geändert werden, werden alle verbundenen CRM-Termine synchronisiert. Selbiges gilt für Daten, die auf Leistungsebene geändert werden. Die Daten zum verbundenen Termin stehen im Programm Verbundene Aufträge (tsmdm4500m000) zur Verfügung.

Die Änderungen am Kopf und der Leistung können eine Aktualisierung mehrerer CRM-Termine auslösen. Die meisten dieser Änderungen werden im Feld Zusätzliche Information (zum Termin) des Programms Termin (tccom6600m100) angezeigt.

Hinweis

Wenn im Programm An Techniker zugewiesene Aufgaben (tssoc2505m000) der Status der zugewiesenen Aufgabe für den Service-Techniker auf Beendet gesetzt ist, wird der Status der Besprechung in CRM im Programm Aktivitäten (tccom6100m000) auf Stattgefunden gesetzt.

Löschen von Service-Aufgaben

Wenn eine zugewiesene Aufgabe im Paket Service gelöscht wird, wird auch der verbundene CRM-Termin gelöscht, wenn der Status des Service- oder Arbeitsauftrags nicht auf Beendet, Nachkalkuliert oder Abgeschlossen steht.

Aktualisierung des CRM-Termins mit Service-Aufgabe synchronisieren

Anfangs- und Enddatum des CRM-Termins werden aktualisiert, wenn der Besprechungs-Organisator den Termin in Outlook ändert.

Wenn im Programm Parameter Ressourcenmanagement (tcrac0100m000) das Kontrollkästchen Service-Aufgaben mit CRM-Terminen aktualisieren markiert ist, werden die geänderten Anfangs- und Endzeiten des Termins in die Service-Zuweisung übernommen, aus der der Termin hervorging.