Abschreibung von nicht erstattungsfähigen Forderungen

Eine uneinbringliche Forderung ist ein Betrag, der einer Firma oder Einzelperson geschuldet wird und der vom Gläubiger als Verlust abgeschrieben wird (und somit als Ausgabe klassifiziert werden kann), da die Forderung nicht mehr eingetrieben werden kann und alle Möglichkeiten zur Eintreibung erschöpft sind. Der Betrag einer uneinbringlichen Forderung wird als Aufwendung erachtet, die sich auf Basis der direkten Abschreibungs- oder Zulagenmethoden errechnet.

Direkte Abschreibungsmethode

Wenn bestätigt ist, dass eine Rechnung nicht bezahlt wurde, kann der Verkäufer den Rechnungsbetrag auf dem Konto für uneinbringliche Forderungen belasten. In den Kontenbüchern wird das Konto für uneinbringliche Forderungen belastet und das Debitorenkonto wird entlastet. Die Aufwendung ist somit direkt mit einer bestimmten Rechnung verknüpft. Diese Buchung führt nicht zu einer Reduzierung der Verkäufe, sondern vielmehr zu einer Erhöhung der Aufwendungen.

Diese Methode ist ggf. nicht geeignet, um eine Aufwendung für uneinbringliche Forderungen zu erkennen. Dies liegt daran, dass die Aufwendung erst einige Monate nach der Verknüpfung mit dem ursprünglichen Verkauf ermittelt wird, d. h. die Elemente derselben Buchung fallen in unterschiedliche zeitliche Perioden.

Zulagenmethode

Bei Verkaufsbuchungen wird ein Betrag, der sich auf eine Aufwendung für uneinbringliche Forderungen bezieht, mit der Annahme gebucht, dass der ungefähre Betrag einer uneinbringlichen Forderung gemäß historischen Berechnungen ermittelt werden kann. In den Kontenbüchern wird das Konto für uneinbringliche Forderungen belastet und das Konto "Zulage für zweifelhafte Konten" wird entlastet. Die tatsächliche Ausbuchung unbezahlter Forderungen wird beim Ausführen der Buchung berechnet. Hierbei wird das Konto "Zulage für zweifelhafte Rechnungen" belastet und das Debitorenkonto wird entlastet.

Die Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen können auf Basis folgender Aktionen geschätzt werden:

  • Berechnen und Anwenden eines allgemeinen Prozentsatzes für uneinbringliche Forderungen für alle Kreditverkäufe;
  • Berechnen und Anwenden eines hohen Prozentsatzes auf die Zeitabschnitte für die Vergangenheitsanalyse (in denen über Forderungen berichtet wird) im Debitorenvergangenheitsbericht;
  • Berechnung basierend auf einer Risikoanalyse pro Kunde.

Diese Methode wird zum Ermitteln von Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen empfohlen, da ein Teil aller Verkäufe reserviert wird, sobald ein Erlös erkannt wird. Diese Methode dient zur Anzeige von Erlösen und verbundenen Aufwendungen in derselben zeitlichen Periode, damit die Auswirkungen aller Verkäufe auf die Gewinne innerhalb derselben Rechnungsperiode angezeigt werden können. In der Einkommensteuererklärung wird die Aufwendung für uneinbringliche Forderungen als Position im Bereich "Betriebsaufwendungen" angezeigt.

Einrichten von Daten

Im Programm Konten nach finanzieller Debitorengruppe (tfacr0110m100) erfolgt eine Buchung, die den zu belasteten Betrag für die Debitorenbuchhaltung definiert, der nicht eingetrieben werden kann und somit als uneinbringliche Forderung eingestellt (ausgebucht) werden muss. Im Feld "Sachkonto", d. h. dem Hauptbuch-Sachkonto, das belastet werden muss, werden die Forderungen festgelegt, die auszubuchen sind.

Wenn Sie die direkte Abschreibungsmethode verwenden, müssen Sie die Aufwendungen für uneinbringliche Forderungen (Konto des Typs "Aufwendungen") festlegen. Wenn Sie die Zulagenmethode verwenden, müssen Sie die Zulage für zweifelhafte Forderungen (Konto des Typs "Gegenkonto der Anlage") einrichten.

Verarbeiten

Im Programm Uneinbringliche Forderungen ausbuchen (tfacr2255m000) können Sie die offenen Posten der Forderungen anzeigen, die auszubuchen sind. In diesem Programm können Sie uneinbringliche Forderungen bearbeiten und dann die erforderlichen Buchungen im Hauptbuch vornehmen. Dies ist möglich, wenn der auszubuchende Betrag kleiner oder gleich dem Betrag ist, der im Feld Auszubuchender Höchstbetrag festgelegt ist. Diesen Wert kann der Anwender im Programm Anwendertoleranzen für Ausbuchungen (tfacr0118m000) festlegen. Ist der auszubuchende Betrag höher als der auszubuchende Höchstbetrag und:

  • ist das Kontrollkästchen Ausbuchen uneinbringlicher Forderungen genehmigen im Programm ACR-Parameter (tfacr0100s000) markiert, muss die Rechnung vor dem Ausbuchen zunächst eingereicht und genehmigt werden.
  • ist das Kontrollkästchen Ausbuchen uneinbringlicher Forderungen genehmigen im Programm ACR-Parameter (tfacr0100s000) nicht markiert, kann der Betrag ausgebucht werden.

Eine Rechnung

kann über die Option "Zur Ausbuchungsgenehmigung vorlegen" im Programm Zahlungseinzüge nach Rechnungsempfänger (tfacr3607m000) zur Genehmigung vorgelegt werden.

deren Ausbuchungsstatus auf Eingereicht lautet, kann über die Option Zur Ausbuchung genehmigen im Programm Offene Posten Rechnungsempfänger (tfacr2520m000) genehmigt werden.

deren Ausbuchungsstatus auf Genehmigt lautet, kann über die Option Genehmigung zur Ausbuchung aufheben im Programm Offene Posten Rechnungsempfänger (tfacr2520m000) zurückgesetzt werden, d. h. die Genehmigung wird aufgehoben.

Sie können die Option Ausbuchen im Aktionsmenü des Programms Uneinbringliche Forderungen ausbuchen (tfacr2255m000) verwenden, um die Rechnungen auszubuchen und die Sachkontobuchungen zu erstellen.

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